Handmatig tellen van de werk- en privé ritten van elke werknemer kost veel tijd en kan onnodige uitgaven voor het bedrijf veroorzaken. Om onze partners en klanten te helpen dergelijke risico’s te vermijden, hebben we een nieuwe functie,  Trip Log, aan ons systeem toegevoegd. Met deze oplossing kunt u privé- en werkroutes instellen en een tijdsbestek kiezen voor routetype voor de hele week, waardoor u het routetype automatisch wordt toegewezen en u vele uren aan rapporten per maand bespaart.

Handmatig tellen van de werk- en privé ritten van elke werknemer kost veel tijd en kan onnodige uitgaven voor het bedrijf veroorzaken. Om onze partners en klanten te helpen dergelijke risico’s te vermijden, hebben we een nieuwe functie,  Trip Log, aan ons systeem toegevoegd. Met deze oplossing kunt u privé- en werkroutes instellen en een tijdsbestek kiezen voor routetype voor de hele week, waardoor u het routetype automatisch wordt toegewezen en u vele uren aan rapporten per maand bespaart.

Hoe kan Trip Log de voertuigen van een bedrijf helpen beheren?

Als u nog steeds handmatig route- en bestemmingsrapporten uitvoert, dan kan u met Trip Log oplossing dit voor altijd vergeten. De oplossing zal u helpen om:

  • Zoeken naar onnodige verplaatsingen tijdens de werktijd;
  • Pas routes aan, zelfs nadat deze voltooid zijn;
  • Krijg betrouwbare documentatie van elke rit van uw voertuigen;
  • Krijg nauwkeurige gegevens om de lonen en vergoedingen voor werknemers te berekenen, die hun privé voertuigen gebruiken voor werkdoeleinden en andersom.

Er is een handmatige en een automatische manier om aan te geven welke van de dagelijkse routes voor werk en welke – voor privédoeleinden zijn: 

  1. Om handmatig van routetype te wisselen, gebruikt het bestuurder een ingebouwde schakelaar in het voertuig. Dit betekent dat het routetype elke keer dat de motor start moet worden ingesteld en alleen kan worden gewijzigd door de schakelaar te gebruiken.
  2. Om automatisch van route te wisselen, moet MaponGo mobiele app of platform worden gebruikt. Daar kan de bestuurder of de manager een specifiek tijdsbestek instellen gedurende de week, waarin het systeem alle routes markeert als werk of privé. Alle routes die op werkdagen van 08.00 uur tot 17.00 uur worden genomen, worden bijvoorbeeld gemarkeerd als werk en alle routes buiten deze uren – privé. Automatische toewijzing van routetype is alleen beschikbaar voor bestuurders die geen ingebouwde schakelaar in hun voertuig hebben.

In beide situaties kan de medewerker een opmerking toevoegen aan elke route om het doel ervan te verduidelijken of om informatie te geven over eventuele extra uitgaven, zoals parkeren enz.

Trip Log weergave enkele route iPhonex

Het routeoverzicht kan ook informatie over route compensaties bevatten. Managers kunnen zien hoe efficiënt de medewerkers hun routes plannen en kiezen en maandelijkse factureren voorbereiden voor klanten van het bedrijf.

 

Trip Log weergave iPhoneX

Een efficiënte manier om de grijze vloot bij te houden

Er zijn twee typen bedrijven: bedrijven die toestaan dat bedrijfswagens buiten de werkuren voor privédoeleinden worden gebruikt, en anderen die een grijze vloot privé auto’s van werknemers hebben. Volgens de European Transport Safety Council (ETSC) heeft ongeveer 40% van de bedrijven in het Verenigd Koninkrijk grijze vloten, en het percentage kan ook in andere EU-lidstaten vergelijkbaar zijn.

In beide gevallen wordt een vaste vergoeding voor elke afgelegde kilometer door één van de partijen in rekening gebracht. Trip Log neemt een behoorlijke last van uw schouders af, waardoor een automatische berekening van de compensatie op basis van het routetype wordt geboden.

Trip Log screenshot

GDPR compatibele oplossing

Sinds de start van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) in mei is het belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat alle processen binnen het bedrijf voldoen aan de wetgeving.

Zorgen voor de bescherming van de persoonlijke gegevens van onze klanten en hun werknemers en voor de bescherming van hun rechten, bieden we de oplossing met of zonder het verbergen van de route . De standaardversie heeft route verbergen uitgeschakeld, maar de klant kan onze Support vragen om de functie in te schakelen. Dit is een handige oplossing voor situaties waarin privé voertuigen worden gebruikt voor werkdoeleinden, waardoor privé routes alleen zichtbaar zijn voor de werknemer, die eigenaar is van de wagen.

Trip Log is beschikbaar voor al onze klanten, zowel op Android– als iOS mobiele apps en op platform. Het zal helpen de interne processen van het bedrijf te automatiseren door tijd en andere waardevolle bronnen van medewerkers te besparen die kunnen worden gebruikt om het bedrijf te ontwikkelen in plaats van uren aan rapportage te besteden.

Als je dit en andere Mapon oplossingen wilt proberen, meld je dan aan voor een gratis demoversie!