Druk op Enter om te zoeken of ESC om te sluiten

Data processing terms

Deze overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens ("Overeenkomst") bevat voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens tussen Mapon, hier ("Mapon") genoemd en elk bedrijf, organisatie, instelling of elke rechtspersoon ("Klant") die Mapon-voertuigen gebruikt fleet management services ("Service") om persoonlijke gegevens van hun werknemers of andere individuen binnen hun Mapon-account te bewaken en te verwerken tijdens het gebruik van de Service.

De verwerker van persoonsgegevens is de Mapon-groepsentiteit waarmee de Klant een contractuele relatie heeft of wiens Diensten de Klant gebruikt. Zie onze contacten in het gedeelte Contactgegevens.

1. ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST

1.1. Klant als verwerkingsverantwoordelijke instrueert Mapon om persoonsgegevens te verwerken om Service aan de Klant te verlenen in overeenstemming met de Serviceovereenkomst die is gesloten tussen de Klant en Mapon. Met betrekking tot persoonsgegevens die van de Klant of het Mapon-systeem zijn verkregen tijdens het verlenen van Diensten, treedt Klant op als gegevensbeheerder en Mapon als gegevensverwerker.

1.2. Voor alle duidelijkheid: deze overeenkomst bevat volledige en definitieve instructies van de klant aan Mapon met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de betrokkenen van de klant, en vormt daarom een bindende overeenkomst voor gegevensverwerking in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

1.3. Wanneer Mapon persoonsgegevens namens de Klant als gegevensbeheerder verwerkt, moet elk verzoek, verzoek, bezwaar of klacht die een betrokkene (bijvoorbeeld een medewerker van de Klant) heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de Service, geadresseerd en opgelost worden door de Klant.

2. DOELEINDEN VAN VERWERKING

2.1. Mapon verwerkt persoonsgegevens om de Service te kunnen leveren, deze te verbeteren, eventuele Servicegerelateerde problemen van de Klant op te lossen en ervoor te zorgen dat de Klant de best mogelijke klantervaring krijgt.

2.2. Mapon verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende, maar niet beperkte, doeleinden:

- om de Klant te registreren voor het gebruik van de Dienst, om de identiteit te verifiëren en een Mapon-account aan te maken;

- om facturen van klanten te verzenden en betalingen voor de Service te verwerken;

- om het gebruik van de Service door de Klant te personaliseren wanneer de accountinstellingen zijn ingesteld;

- om de voorkeur van de Klant of het gebruik van de Service te analyseren;

- om te communiceren met de klant of de betrokkene om te informeren over Mapon Service en om service gerelateerde ondersteuning te bieden, vragen te beantwoorden en verzoeken te verwerken;

- om de service te verbeteren of om nieuwe functies te ontwikkelen;

- analyseren en meten hoe Mapon Service wordt gebruikt. Mapon analyseert bijvoorbeeld gegevens over het gebruik van de dienst om het productontwerp te optimaliseren, rapporten te genereren en statistieken te maken;

- om gepersonaliseerde advertenties, promoties en aanbiedingen te leveren;

- om de juridische belangen van Mapon, zijn gebruikers en andere derde partijen te beschermen en om juridische redenen zoals b.v. het afdwingen van onze Algemene Voorwaarden, overeenkomsten of ons beleid, het naleven van alle toepasselijke wetten en het assisteren van wetshandhavingsinstanties.

3. SOORTEN PERSOONLIJKE GEGEVENS EN CATEGORIEËN GEGEVENS
3.1. Mapon verzamelt, genereert en ontvangt informatie op verschillende manieren wanneer de Klant de Service gebruikt of een bestelling plaatst. Een deel van deze informatie bestaat uit persoonsgegevens.
3.2. Categorieën van betrokkenen zijn onder meer de werknemers, vertegenwoordigers en andere betrokkenen van de klant die onder het account van de klant worden geregistreerd.
3.3. Klant zorgt ervoor dat hij alle benodigde toestemmingen heeft verkregen en / of vertrouwt op andere passende juridische gronden voor de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen. Klant bevestigt dat betrokkenen zijn geïnformeerd over het feit dat hun persoonsgegevens worden overgedragen aan Mapon als verwerker en andere derde partijen (subverwerkers) die door Mapon worden gebruikt voor het verlenen van Service.
3.4. Bij het aanmaken van een account bij Mapon of het plaatsen van een bestelling, verstrekt de Klant Mapon de volgende informatie met persoonsgegevens:

3.4.1. Naam/ bedrijfsnaam;

3.4.2. e-mailadres;

3.4.3. betaalinfo;

3.4.4. telefoonnummer;

3.4.5. verzend-/factuuradres

3.4.6. alle andere informatie die voor dit doel aan Mapon wordt verstrekt.

3.5. Sommige informatie kan worden verwerkt terwijl de Klant of betrokkene (bijvoorbeeld de werknemer van de Klant) de Service gebruikt. Afhankelijk van de omvang en configuratie van Mapon Service, kan deze informatie ook persoonsgegevens bevatten:

3.5.1. voertuiggegevens (bijvoorbeeld merk, type en merk van het voertuig, kilometerstand, technische informatie, enz.);

3.5.2. gegevens van de bestuurder (locatie, routes, rijgewoonten, snelheid, richting enz.);

3.5.3. digitale tachograaf en gegevens en activiteiten van de bestuurder (bijvoorbeeld rijbewijsnummer, naam, tijd besteed aan pauzes, start-, stop- en eindtijd van het rijden, rijtijd, tachograafkalibratie, tachograaffabrikant, informatie over tachograafcontrole, afwezigheidskalender, enz. );

3.5.4. webbrowser-gegevens van de betrokkene (bijvoorbeeld IP-adres, browsertype, versie, enz.);

3.5.5. andere gegevens die Mapon kan ontvangen tijdens het gebruik van de Dienst en die, in verband met andere informatie, persoonsgegevens kunnen bevatten (bijvoorbeeld temperatuurgegevens, brandstofsensorgegevens, etc.).

3.6. Bij het gebruiken of configureren van Mapon-accountinstellingen kan de Klant bepaalde informatie verstrekken die persoonlijke gegevens kan bevatten:

3.6.1. gegevens van de werknemer (bestuurder) van de klant (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, wagenpark en gebruikte auto, rijbewijsnummer, digitale tachograafkaartnummer en andere gegevens die zijn verstrekt);

3.6.2. wagenparkgegevens, volgens het gebruik en de configuratie van Mapon Service;

3.6.3. communicatiegeschiedenis met de klant en de betrokkene;

3.6.4. andere informatie die de Klant aan Mapon kan verstrekken en die in verband met andere informatie persoonsgegevens kan bevatten (bijvoorbeeld wagenparkcontrolefiches, locatie, tijdzone, foto etc.).

3.7. De Klant kan ervoor kiezen om diensten van derden te integreren met betrekking tot bepaalde aspecten van Mapon Service. Een service van een derde partij is software die met de Service integreert en de Klant kan een dergelijke integratie voor het Mapon-account in- of uitschakelen. Eenmaal ingeschakeld, kan de relevante externe serviceprovider bepaalde informatie delen of ontvangen (inclusief importeren of exporteren). De klant moet de privacyinstellingen van deze services van derden controleren om te begrijpen welke gegevens aan Mapon kunnen worden verstrekt.
4. DUUR VAN DE VERWERKING EN RETENTIEPERIODE

4.1. Mapon verwerkt de bovengenoemde gegevens zolang Mapon de Dienst aan de Klant levert en de Klant een actief Mapon-account heeft. Persoonlijke gegevens kunnen echter op elk moment op verzoek van de Klant worden verwijderd.

4.2. Tenzij de toepasselijke wet dit vereist, is Mapon niet verplicht om de persoonsgegevens van de Klant op te slaan na beëindiging van het contract met de Klant. Na beëindiging van het contract kan Mapon doorgaan met het opslaan van enkele persoonlijke gegevens, beperkt tot het minimaal vereiste bedrag, zodat Mapon voldoet aan wettelijke verplichtingen, om betrouwbare back-upsystemen te garanderen, geschillen tussen de klant en Mapon op te lossen, indien aanwezig, om fraude te voorkomen en misbruik maken, Mapon-overeenkomsten afdwingen en / of legitieme belangen van Mapon of derden nastreven.

5. PERSOONLIJKE GEGEVENS DELEN MET DERDEN

5.1. Om Mapon in staat te stellen de Service te leveren, werkt Mapon samen met derde partijen die Mapon verschillende services bieden die nodig zijn in de normale gang van zaken. De categorieën van externe ontvangers (subverwerkers) van persoonsgegevens zijn onder meer hosting- en server colocatiedienstverleners, communicatie- en contentleveringsnetwerken, data- en cyberveiligheidsserviceproviders, facturatie- en betalingsverwerkingsserviceproviders, fraudedetectie en preventiedienst providers, webanalyses, e-maildistributie- en bewakingsserviceproviders, sessieopnameservices, reclame- en marketingserviceproviders, IT, juridische en financiële adviseurs, onder anderen ("externe serviceproviders").

5.2. Externe serviceproviders ontvangen slechts een minimale hoeveelheid persoonlijke gegevens die ze nodig hebben om Mapon de gevraagde service te bieden. Mapon deelt persoonlijke gegevens alleen met dergelijke externe serviceproviders die zich ertoe hebben verbonden de verplichtingen inzake gegevensbescherming in deze overeenkomst na te leven, voldoende garanties te bieden en passende technische en organisatorische maatregelen te nemen, en anderszins te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Mapon blijft verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die worden uitgevoerd door externe serviceproviders die Mapon heeft ingeschakeld voor de respectieve gegevensverwerking in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

5.3. De Klant geeft Mapon algemene toestemming om Externe Serviceproviders of subverwerkers in te schakelen. De Klant heeft toegang tot informatie over Mapon Externe Serviceproviders in zijn Mapon-account, waar het mogelijk is om zich te abonneren op meldingen voor wijzigingen in de Mapon-subprocessorlijst, evenals informatie over het recht van de Klant om bezwaar te maken tegen dergelijke wijzigingen. Indien de Klant bezwaar maakt tegen de inschakeling van een nieuwe subverwerker, zullen de Klant en Mapon in beperkte mate een oplossing vinden voor verdere gegevensverwerking zonder het gebruik van de specifieke subverwerker of, als een dergelijke oplossing niet kan worden gevonden, overeenstemming te bereiken over de beëindiging van de Service in overeenstemming met de beëindigingsvoorwaarden die zijn gespecificeerd in het Servicecontract.

5.4. In bepaalde situaties kan Mapon een wettelijke verplichting hebben om de informatie van de Klant met derden te delen, als dit wettelijk verplicht is of als de informatie door de overheid wordt gevraagd.

5.5. Door Mapon verwerkte persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan externe serviceproviders die zich buiten de Europese Unie bevinden. In dergelijke gevallen deelt Mapon alleen persoonsgegevens met dergelijke ontvangers die zich ertoe hebben verbonden de noodzakelijke vereisten inzake gegevensbescherming na te leven en die een passend beschermingsniveau kunnen garanderen of voldoende garanties hebben gegeven.

6. VERPLICHTINGEN EN BIJSTAND AAN DE CONTROLLER
6.1. Mapon gebruikt redelijke en passende organisatorische, technische en administratieve maatregelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te beschermen. Helaas is geen enkel gegevensoverdracht- of opslagsysteem gegarandeerd 100% veilig, daarom moedigt Mapon de klant aan om voor de persoonlijke gegevens in zijn bezit te zorgen die online worden verwerkt en sterke wachtwoorden in te stellen voor het Mapon-account, de toegang tot de computer en browser te beperken door afmelden na het beëindigen van de sessie en vermijd het verstrekken van gevoelige informatie aan Mapon waarvan de openbaarmaking de betrokkene aanzienlijke schade zou kunnen berokkenen.
6.2. Al het geautoriseerde personeel van Mapon dat betrokken is bij de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant en de derde persoon heeft zich ertoe verbonden vertrouwelijkheidsverplichtingen na te leven en zal zonder de toestemming van de Klant geen toegang krijgen tot of anderszins persoonsgegevens verwerken zonder de toestemming van de Klant.
6.3. In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zal Mapon de Klant informeren in overeenstemming met de verplichtingen die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving en redelijke assistentie verlenen met betrekking tot het onderzoek naar het inbreuk in verband met persoonsgegevens en de kennisgeving aan de toezichthoudende autoriteit en betrokkenen met betrekking tot dergelijke persoonlijke gegevens gegevenslek.
6.4. Rekening houdend met de aard van de verwerking, zal Mapon de Klant assisteren bij het verstrekken van technische of organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, om te voldoen aan de verplichtingen van de Klant als gegevensbeheerder met betrekking tot:

6.4.1. alle verzoeken van de betrokkenen van de Klant met betrekking tot toegang tot of rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, blokkering of verwijdering van hun persoonlijke gegevens die Mapon namens de Klant verwerkt. In het geval dat een betrokkene een dergelijk verzoek rechtstreeks naar Mapon stuurt, zal Mapon dit verzoek onverwijld aan de Klant doorsturen;

6.4.2. het onderzoek naar een inbreuk in verband met persoonsgegevens en de kennisgeving aan de toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen van de Klant met betrekking tot een dergelijk inbreuk in verband met persoonsgegevens;

6.4.3. in voorkomend geval, de voorbereiding van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en, indien nodig, overleg met een toezichthoudende autoriteit.

7. GEGEVENSVERWERKINGSAUDIT

7.1. Op verzoek van de Klant stemt Mapon ermee in voldoende informatie te verstrekken om de naleving van de verplichtingen in deze Overeenkomst en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming aan te tonen. Deze informatie moet worden verstrekt voor zover dergelijke informatie onder de controle van Mapon valt en Mapon niet wordt uitgesloten van openbaarmaking door de toepasselijke wetgeving, een geheimhoudingsplicht of enige andere verplichting jegens een derde partij.

7.2. Als de verstrekte informatie, naar redelijk oordeel van de Klant, niet voldoende is om te bevestigen dat Mapon aan deze Overeenkomst voldoet, stemt Mapon ermee in om gegevensverwerking toe te staan en eraan bij te dragen.

7.3. Een dergelijke audit zal worden uitgevoerd door een onafhankelijke derde partij met een goede marktreputatie, die ervaring en competentie heeft om audits op het gebied van gegevensverwerking uit te voeren en bevestigd door zowel Mapon als de Klant.

7.4. Een dergelijke audit zal worden uitgevoerd op het tussen de Klant en Mapon overeengekomen tijdstip binnen 2 (twee) maanden vanaf het moment dat de Klant de audit schriftelijk heeft aangevraagd. De auditor zal een vertrouwelijkheidsovereenkomst moeten ondertekenen waarin de verplichting is opgenomen om geen bedrijfsinformatie bekend te maken in zijn controleverslag dat ook aan Mapon zal worden verstrekt. De audit zal worden uitgevoerd tijdens de normale werkuren van Mapon, zonder de zakelijke activiteiten van Mapon te verstoren. De Klant heeft het recht om de audit eens in de 2 jaar aan te vragen. Alle kosten met betrekking tot de audit komen voor rekening van de opdrachtgever.

8. WIJZIGINGEN IN DE OVEREENKOMST

8.1. Mapon kan deze overeenkomst af en toe wijzigen, bijvoorbeeld in het geval nieuwe diensten of functies worden geïntroduceerd. In geval van wijzigingen of wijzigingen, zal Mapon de Klant hierover tijdig informeren door een elektronische kennisgeving te sturen naar de vertegenwoordiger van de Klant en de aard en omvang van de wijzigingen aan te geven. De wijzigingen in deze overeenkomst worden toegepast vanaf het moment, dat is aangegeven in dit gedeelte van de webpagina.

8.2. Door de Mapon-service te blijven gebruiken of anderszins persoonlijke gegevens aan Mapon te verstrekken, nadat de wijzigingen in deze overeenkomst zijn geïmplementeerd, gaat de klant akkoord met de bijgewerkte voorwaarden van de overeenkomst.

9. TOEPASSELIJK RECHT

9.1. Deze overeenkomst wordt beheerst door de wetten van de België en alle acties of procedures in verband met deze overeenkomst (inclusief die welke voortvloeien uit niet-contractuele geschillen of claims) zullen worden voorgelegd aan de rechtbanken van België.

10. CONTACTGEGEVENS

Als u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens of deze voorwaarden voor gegevensverwerking, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens:

Mapon Latvia

info@mapon.com

Address: Ojara Vaciesa 6B, Riga, LV-1004, Latvia

Mapon Spain

contacto@mapon.com

Address: Carrer d'Àlaba, 56B - 2nd floor 08005, Barcelona, Spain

Mapon Finland

suomi@mapon.com

Address: Äyritie 8 E, 01510, Vantaa, Finland

Mapon Estonia

estonia@mapon.com

Address: Peterburi 90F, 41-1, 11415, Tallinn, Estonia

Dit Cookiebeleid is van kracht vanaf 11 mei 2020

In geval van een conflict tussen de verschillende taalversies van dit document, prevaleert de Engelse versie.