Соглашение об обработке персональных данных

Данное соглашение обработки персональных данных (далее “Соглашение”) содержит полное и окончательное соглашение между Mapon (далее “Mapon”) и любым сообществом, организацией, учреждением или любым юридическим лицом (далее “Клиент”), которое пользуется услугами управления автопарка Mapon (далее “Услуга”),чтобы контролировать и обрабатывать персональные данные своих работников или других субъектов в своем Mapon аккаунте в рамках Услуги.

Обработчиком персональных данных является то структурное подразделение группы Mapon, с которым Клиент состоит в договорных отношениях или услугами которого пользуется. Наша контактная информация указана в информационном разделе "Контакты".

1. Предмет договора

1.1. Клиент, как администратор, инструктирует и поручает Mapon обрабатывать персональные данные, чтобы предоставить Клиенту Услугу, согласно договору, заключенному между Клиентом и Mapon. Относительно персональных данных, которые во время использования Услуги получены у Клиента или системы Mapon, Клиент действует, как администратор, а Mapon, как обработчик данных.

1.2. Чтобы избежать разногласий, это Соглашение содержит полные и окончательные указания Клиента к Mapon в отношении обработки персональных данных субъекта и поэтому считается окончательным соглашением об обработке персональных данных в значении применимого законодательства об обработке персональных данных.

1.3. Когда Mapon осуществляет обработку персональных данных от имени Клиента, как администратора, любой вопрос, запрос, возражение или жалоба, которая может возникнуть у субъекта данных (например, сотрудников Клиента) в отношении обработки данных этой персоны в связи с Услугой, то это нужно сообщать и решать Клиенту.

2. Характер и цели обработки

2.1. Mapon обрабатывает персональные данные, чтобы предоставить Услугу, улучшить ее, решить любые проблемы, связанные с Услугой, которые могут возникнуть у Клиента и обеспечить то, что Клиент получает самый лучший возможный опыт обслуживание клиентов.

2.2. Mapon собирает и обрабатывает персональные данные для этих целей , но не ограничиваясь только этими целями:

  • чтобы зарегистрировать Клиента для использования Услуги, подтвердить его идентичность, создав Mapon аккаунт;
  • чтобы отправлять Клиенту счета и обрабатывать платежи для потребностей Услуги;
  • чтобы персонализировать опыт Клиента в использовании Услуги, когда создаются настройки аккаунта;
  • чтобы анализировать выполненные действия в рамках Услуги;
  • чтобы связываться с Клиентом или субъектами данных и информировать об Услуге и предоставлять любую поддержку, связанную с Услугой, отвечать на вопросы и обрабатывать запросы;
  • чтобы улучшить Услугу или развить новые функции в рамках Услуги;
  • чтобы получать аналитическую информацию, оценивать и, чтобы понимать, как используются Услуги Mapon. Например, Mapon анализирует данные о том, как субъекты данных используют Услугу, чтобы оптимизировать дизайн продукта, разработать сообщения и статистику по использованию Услуг Mapon;
  • чтобы предлагать персонализированную рекламу, акции и предложения;
  • чтобы защищать правовые интересы и законные права Mapon, его Клиента, субъекта данных и других третьих лиц, например, для соблюдения правил и условий Mapon или, чтобы обеспечить соответствие применяемых правовых актов и предоставить помощь учреждениям по защите прав.
3. Виды персональных данных и категории данных субъекта
3.1. Mapon собирает, обрабатывает и получает информацию в различных формах, когда Клиент пользуется Услугой или оформляет заказ. Часть этой информации содержит персональные данные.
3.2. Категории данных субъекта включают данные работников Клиента, его представителей и данные других субъектов, которые будут зарегистрированы в аккаунте Клиента.
3.3. Клиент подтверждает то, что он получил все необходимые согласия и /или полагается на другие правовые основы, чтобы обрабатывать персональные данные субъектов данных. Клиент подтверждает то, что субъекты данных проинформированы о факте того, что персональные данные передаются Mapon, как обработчику и другим третьим лицам (подрядчикам), которые использует Mapon, чтобы предоставить Услугу.
3.4. Создав аккаунт Mapon и оформив заказ, Клиент предоставляет Mapon следующую информацию, которая содержит персональные данные:

3.4.1. Имя/название предприятия;

3.4.2. Адрес эл.почты;

3.4.3. Информация платежа;

3.4.4. Номер телефона;

3.4.5. Адрес доставки /счета;

3.4.6. Другая информация, которая предоставляется Mapon для этих целей.

3.5. Отдельная информация, которую обрабатывает Mapon, собирается, пока Клиент или субъект данных (например, работник Клиента) использует Услугу. В зависимости от того, в каком размере и конфигурации используются Услуги Mapon, эта информация может содержать персональные данные:

3.5.1. Данные автопарка (например, название транспортного средства и марку, пробег, техническая информация и пр.);

3.5.2. Данные водителя транспортного средства (данные местонахождения, маршруты, привычки езды, скорость, направление движения и пр.);

3.5.3. Данные цифрового тахографа и данные и действия автоводителя (например, номер удостоверения автоводителя, имя, фамилия, время, проведенное в паузах, время начала и завершения поездки, продолжительность поездки, калибрация тахографа, производитель тахографа,учреждение выдачи, информация о контроле тахографа, календарь отсутствия и пр. )

3.5.4. Браузер, используемый субъектом данных (например, IP адрес, вид браузера, версия программного обеспечения и пр.);

3.5.5. Другие данные, которые в рамках Услуги получает Mapon и что вместе с другой информацией может содержать персональные данные (например, данные температуры, данные топливных сенсоров и пр.)

3.6. Используя или конфигурируя аккаунт Mapon, Клиент может предоставить следующую информацию, которая может содержать персональные данные:

3.6.1. Данные работников Клиента (автоводителей) (например, имя, фамилия, адрес эл.почты, телефон, данные о рождении, используемая база автопарка и транспортное средство, данные удостоверения водителя, номер карточки цифрового тахографа и пр.);

3.6.2. Данные автопарка в соответствии с настройками и возможностями выбранной Услуги Mapon;

3.6.3. История коммуникации с Клиентом или субъектом данных;

3.6.4. Другая информация, которую Клиент может предоставить Mapon, которая вместе с другой информацией может содержать персональные данные (например, данные формы контроля автопарка, местонахождения, временная зона, фотографии и пр.).

3.7. Клиент может выбрать интеграцию услуги третьих лиц в отношении отдельных аспектов Услуги Mapon.Услуга третьих лиц это программное обеспечение, которое интегрируется в Услугу и Клиент может включить или отключить эту интеграцию в своем Mapon аккаунте .Когда программное обеспечение включено, соответствующий поставщик услуги третьих лиц может поделиться или получить определенную информацию (также импортировать или экспортировать). Клиент должен проверить эти настройки конфиденциальности третьих лиц, чтобы понять то, какие данные могут быть открыты для Mapon.
4. Продолжительность обработки и период хранения

4.1. Mapon обрабатывает указанные данные, пока Mapon предоставляет Услугу Клиенту и пока у Клиента будет активен Mapon аккаунт, но по запросу Клиента персональные данные могут быть удалены в любое время.

4.2. Если только правовые акты не определяют иначе, Mapon не обязан хранить данные Клиента после расторжения договора с Клиентом. После расторжения правовых отношений между Mapon и Клиентом по указанию Клиента Mapon удалит или вернет обработанные персональные данные Клиенту и удалит все существующие копии данных, если только в применяемых правовых актах не предназначено хранение персональных данных, например, чтобы решить споры между Клиентом и Mapon, если такие возникнут, устранить мошенничество и злоупотребление, выполнять соглашение с Mapon и/или осуществлять правовые интересы Mapon или третьих лиц.

5. Передача персональных данных третьим лицам

5.1. Чтобы обеспечить Услугу, Mapon сотрудничает с третьими лицами (подрядчиками) с которыми Mapon может поделиться персональными данными. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам, которые обеспечивают для Mapon услуги хостинга и размещение серверов, сети связи и доставки контента, услуги данных и кибербезопасности, услуги выписок счетов и обработки платежей, услуги обнаружения и устранения мошенничества, услуги веб-аналитики, рассылки электронной почты и мониторинга, услуги записи сессии, услуги маркетинга, IT, юридические и финансовые услуги и другим, кому это обоснованно необходимо (“Третьи лица предоставления услуг”).

5.2. Третьи лица предоставления услуг получают минимальный объем персональных данных, которые необходимы для предоставления запрашиваемой услуги. Mapon обеспечивает то, что их используют только подрядчики, которые соответствуют тем же обязательствам по защите данных, которые указаны в Соглашении ,предоставляют гарантии и создают соответствующие технические и организаторские мероприятия или иначе соответствуют требованиям правовых актов обработки персональных данных, если необходимо. Если подрядчики не могут обеспечить выполнение наложенных на них обязательств по защите данных, Mapon несет за это ответственность перед Клиентом.

5.3. Клиент предоставляет Mapon общее разрешение для привлечения услуг Третьих лиц или подрядчика . В Mapon аккаунте Клиенту доступна информация о третьих лицах предоставляющих услуги Mapon, есть возможность подать заявку на получение сообщений об изменениях в привлечении подрядчика, а также информация о правах возражения этим изменениям. В случае возражений Клиент и Mapon находят решение для дальнейшей обработки данных в ограниченном объеме, не используя конкретного подрядчика или, если такое решение найти невозможно, нужно договориться о расторжении договора об Услуге согласно правилам, входящим в договор об Услуге.

5.4. В отдельных ситуациях у Mapon есть юридическое обязательство передать персональные данные Клиента третьим лицам, если это определяют правовые акты, или, если информацию в законном порядке запрашивают государственные учреждения. 5.5. Обработанные персональные данные Mapon могут быть переданы Третьим лицам предоставления услуг, которые находятся за пределами Европейского Союза. В этом случае Mapon отправит персональные данные только тем получателям, которые обеспечивают соответствие требованиям обработки и защиты данных и которые могут обеспечить достаточный уровень защиты или предоставили соответствующие гарантии.

6. Обязательства Mapon и помощь администратору
6.1. Mapon использует оригинальные организаторские, технические и административные мероприятия, чтобы защитить конфиденциальность, интеграцию и доступность персональных данных. К сожалению, ни одна система передачи или хранения данных не безопасна на 100% , поэтому Mapon призывает Клиентов и субъектов данных заботиться о своих персональных данных, а также персональных данных, которые находятся в их распоряжении, установить более сложные пароли в аккаунте Mapon, ограничить доступ к компьютеру или браузеру, закрывая его после завершения сессии и, насколько это возможно, избегать предоставления Mapon любой конфиденциальной информации, раскрытие которой может нанести существенный вред субъекту данных.
6.2. Все уполномоченные работники Mapon, которые участвуют в обработке персональных данных Клиента, согласились с обязательствами конфиденциальности, не имеют доступ и без разрешения не обрабатывают персональные данные, если это только необходимо для целей для которых данные получались изначально.
6.3. Если констатировано нарушение правил защиты персональных данных, Mapon сообщает об этом Клиенту в соответствии с обязательствами, которые указаны в применяемых правовых актах и предоставляет соответствующую помощь в связи с расследованием нарушений защиты персональных данных и сообщает надзорным учреждениям и субъектам данных об этих нарушениях защиты правил персональных данных.
6.4. Учитывая характер обработки, Mapon, как обработчик данных поможет Клиенту, предоставляя техническую и организаторскую поддержку так, чтобы обеспечить выполнение обязательств Клиента, как администратора данных в отношении к:

6.4.1. любым запросам субъекта данных Клиента в связи с осуществлением прав субъекта данных, среди которых доступ к персональным данным, исправление персональных данных, ограничение, отправление, блокировку или удаление, которую Mapon обрабатывает от имени Клиента. Если субъект данных отправляет такой запрос прямо Mapon, Mapon его незамедлительно пересылает Клиенту;

6.4.2. расследованию нарушений условий защиты персональных данных и сообщению надзорным органам и субъектам данных Клиента в связи с нарушениями правил защиты персональных данных;

6.4.3. если необходимо, то в отношении оценки влияния защиты данных и консультаций с любым надзорным органом.

7. Ревизия обработки данных

7.1. По письменному запросу Клиента Mapon соглашается выдать Клиенту достаточное количество информации, чтобы продемонстрировать соответствующее выполнение обязательств, которые указаны в данном Соглашении и применяемых правовых актах. Эта информация предоставляется в таком размере, который находится в распоряжении Mapon и насколько применимы правовые акты, обязательства конфиденциальности или любое другое обязательство перед третьим лицом, которое не ограничивает Mapon открыть такую информацию.

7.2. Если выданная Клиенту информация не содержит достаточно информации, чтобы подтвердить соответствие Mapon или политики конфиденциальности, Mapon соглашается разрешить проведение ревизии обработки данных.

7.3. Такие ревизии разрешается проводить независимому третьему лицу с хорошей репутацией на рынке, при условии, что третье лицо имеет достаточный опыт и компетентно проводит ревизии обработки данных, о назначении такого аудитора нужно обоюдно договориться Клиенту и Mapon.

7.4. Такая ревизия проводится в период времени, о котором договорились Mapon с Клиентом, в течение 2 (двух) месяцев с момента, когда Клиент в письменном виде запросил ревизию. Аудитор подписывает договор конфиденциальности, который включает в себя обязательство не распространять информацию о предпринимательской деятельности в своих сообщениях ревизии, которые выдаются и Mapon. Ревизия проводится в стандартное рабочее время Mapon, в рабочие дни, не мешая предпринимательской деятельности Mapon. Клиент имеет право запрашивать ревизию раз в 2 года. Любые расходы, связанные в ревизией, покрывает Клиент.

8. Изменения и поправки к соглашению

8.1. Mapon может понадобиться внесение поправок в это Соглашение, например, в случае, если вводятся новые услуги или функции. В случае поправок данного Соглашения Mapon своевременно информирует Клиента в электронном виде, отправив текст Соглашения с поправками с указателями на проведенные изменения. Поправки этого Соглашения вступают в силу с момента, указанного на домашней странице, как момент вступления в силу Соглашения.

8.2. Продолжая пользоваться Услугой Mapon или иначе предоставляя Mapon персональные данные после того, как поправки этого соглашения вступают в силу, Клиент соглашается с обновленными правилами Соглашения.

9. Правовые акты

9.1. Данное Соглашение регулируют правовые акты Латвийской Республики, и любое действие или процесс, который связан с этим Соглашением (в том числе возникающие из недоговорных споров или претензий), будут рассмотрены в суде Латвийской Республики.

10. Контактная информация

Если у Вас возникли вопросы какие-то вопросы по поводу обработки персональных данных или этих Условий обработки данных, пожалуйста, свяжитесь с нами, воспользовавшись приведенной ниже контактной информацией:

Mapon Latvia

info@mapon.com

Адрес: улица Краста 44, Рига, LV-1003, Латвия

Mapon Spain

contacto@mapon.com

Адрес: Carrer d'Àlaba, 56B - 2nd floor 08005, Барселона, Испания

Mapon Finland

suomi@mapon.com

Адрес: Juhtatie 2, 00750, Хелсинки, Финляндия

Mapon Estonia

estonia@mapon.com

Адрес: ул. Петербури 90F, 41-1, 11415, Таллин, Эстония

Эта соглашение об обработке персональных данных вступила в силу 11 мая 2019 года

В случае возникновения любых противоречий между версиями данного документа на разных языках, преимущество имеет англоязычная версия.