Tietosuojakäytäntö

Tietosuojakäytäntö Evästeiden käyttö Rekrytoinnin tietosuojakäytäntö Henkilötietojen käsittely Takuuehdot Käyttöehdot Toimitusehdot

Lataa PDF

Henkilötietojen käsittely

Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus (“Sopimus”) sisältää täydellisen ja lopullisen sopimuksen Maponin, mukaan lukien sen tytäryhtiöiden (“Mapon”), sekä minkä tahansa yrityksen, organisaation, laitoksen tai oikeushenkilön (“Asiakas”) välillä, joka käyttää Maponin paikannus- ja kalustonhallintaratkaisuja (“Palvelu”) tarkkailemaan ja käsittelemään työntekijöidensä tai muiden Mapon tilillä kuuluvien henkilöiden henkilötietoja Palvelun käytön aikana.

Henkilötietojesi käsittelijänä toimii Mapon konserni, jonka kanssa Asiakkaalla on voimassa oleva sopimussuhde tai jonka Palveluita Asiakas käyttää. Voit nähdä yhteystietomme Yhteystiedot-osiossa.

1. SOPIMUKSEN KOHDE

1.1. Asiakas rekisterinpitäjänä ohjeistaa Maponille, miten henkilötietoja käsitellään Palvelun tarjoamiseksi Asiakkaan ja Maponin välillä tehdyn Sopimuksen mukaisesti. Palvelun tarjoamisen aikana Asiakkaalta tai Mapon järjestelmästä saatujen henkilötietojen osalta Asiakas toimii rekisterinpitäjänä, ja Mapon tietojenkäsittelijänä.

1.2. Epäselvyyksien välttämiseksi tämä Sopimus sisältää Asiakkaan täydelliset ja lopulliset ohjeet Maponille Asiakkaan rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn yhteydessä, ja siksi se muodostaa sitovan henkilötietojen käsittelysopimuksen sovellettavien tietosuojalakien ja määräysten mukaisesti.

1.3. Kun Mapon käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta rekisterinpitäjänä, kaikkien kyselyjen, pyyntöjen, vastalauseiden tai valitusten, jotka rekisteröidyllä (esim. Asiakkaan työntekijällä) voi olla Palvelua koskevien henkilötietojen käsittelyssä, tulee ne osoittaa Asiakkaalle ja Asiakkaan ratkaista.

2. KÄSITTELYN TAVOITTEET

2.1. Mapon käsittelee henkilötietoja Palvelun tarjoamiseksi, parantamiseksi, Asiakkaan Palveluongelmien ratkaisemiseksi sekä sen varmistamiseksi, että Asiakas saa parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen.

2.2. Mapon kerää ja käsittelee henkilötietoja seuraaviin, mutta ei rajoitettuihin, tarkoituksiin:

rekisteröidäksemme Asiakkaan Palvelun käyttöä varten, vahvistaaksemme henkilöllisyyden, luodaksemme Mapon tilin;
lähettääksemme Asiakkaalle laskuja ja käsitelläksemme Palvelun maksuja;
tarjotaksemme räätälöityjä Palveluita, kun Asiakastilin asetukset on määritelty;
käyttääksemme dataa analysointiin ja mittaamiseen ymmärtääksemme, kuinka Palveluitamme käytetään;
kommunikoidaksemme Asiakkaan tai tunnistetun tahon kanssa, jotta voimme ilmoittaa tulevista muutoksista tai parannuksista Mapon Palveluihimme, vastataksemme kysymyksiin sekä käsitelläksemme pyyntöjä;
parantaaksemme Palvelua tai kehittääksemme uusia ominaisuuksia;
analysoidaksemme ja mitataksemme, miten Maponin Palvelua käytetään. Analysoimme esimerkiksi dataa siitä, miten Palvelua käytetään optimoidaksemme tuotesuunnittelua sekä luodaksemme raportteja ja tilastoja;
toimittaaksemme henkilökohtaisia mainoksia ja tarjouksia;
suojellaksemme lainmukaisia intressejä Maponin, sen Asiakkaiden ja muiden kolmansien osapuolten osalta, sekä lakiteknisten syiden, kuten Maponin käyttöehtojen, sopimusten, käytäntöjen toimeenpanojen, sovellettavien lakien ja määräyksien noudattaminen sekä avustaaksemme lainvalvontaviranomaisia.

3. HENKILÖTIETOJEN TYYPIT JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

3.1. Mapon kerää, tuottaa ja vastaanottaa tietoja monin tavoin, kun Asiakas käyttää Palveluitamme tai tekee tilauksen. Osa näistä tiedoista on henkilötietoja.

3.2. Rekisteröityihin ryhmiin kuuluvat Asiakkaan työntekijät, edustajat ja muut rekisteröidyt, jotka rekisteröidään Asiakkaan tilille.

3.3. Asiakas vahvistaa saaneensa kaikki tarvittavat suostumukset ja/ tai luottaa muihin asianmukaisiin oikeudellisiin perusteisiin rekisteröidyn henkilötietojen käsittelemiseksi. Asiakas vahvistaa, että rekisteröidyille on ilmoitettu siitä, että heidän henkilökohtaisia tietojaan siirretään Maponille käsittelyyn ja muille kolmansille osapuolille (alikäsittelijät), joita Mapon käyttää Palvelun tarjoamiseen.

3.4. Mapon tilin luominen tai tilauksen tekeminen tarkoittaa, että Asiakas luovuttaa Maponille seuraavat tiedot, jotka sisältävät henkilötietoja:

3.4.1. koko nimi/yrityksen nimi;

3.4.2. sähköpostiosoite;

3.4.3. maksutiedot;

3.4.4. puhelinnumero;

3.4.5. toimitus- ja laskutusosoite;

3.4.6. kaikki muut tiedot, jotka luovutetaan Maponille tähän tarkoitukseen.

3.5. Joitakin tietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun Asiakas tai rekisteröity (esim. Asiakkaan työntekijä) käyttää Palveluitamme. Mapon Palvelun laajuudesta ja kokoonpanosta riippuen, nämä tiedot voivat sisältää myös henkilökohtaisia tietoja:

3.5.1. ajoneuvon tiedot (merkki, malli, ajomatka, tekniset tiedot jne.);

3.5.2. ajotapahtuman tiedot (sijainti, reitit, ajotavat, nopeus, suunta jne.);

3.5.3. digitaalisen ajopiirturin sekä kuljettajan tiedot ja toiminnot (kuljettajakortin numero, nimi, tauot, ajon alkamis- ja lopetusaika, ajon kesto, ajopiirturin kalibrointi, ajopiirturin valmistaja, tiedot ajopiirturin valvonnasta, poissaolokalenteri jne.);

3.5.4. rekisteröidyn selaintiedot (IP-osoite, selaimen tyyppi, versio jne.);

3.5.5. muut tiedot, joita Mapon voi vastaanottaa Palvelun käytön aikana ja jotka muiden tietojen yhteydessä voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja (lämpötilatiedot, polttoainemittarin tiedot jne.).

3.6. Mapon tilin asetusten määrittäminen tarkoittaa, että Asiakkaalta saatetaan kysyä joitakin tietoja, jotka saattavat sisältää henkilökohtaisia tietoja:

3.6.1. Asiakkaan työntekijän (kuljettajan) tiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, käytetty ajoneuvo, kuljettajanumero, digitaalisen ajopiirturin numero ja muut toimitetut tiedot);

3.6.2. kalustonhallinnan tiedot Mapon Palvelun käytön ja kokoonpanon mukaan;

3.6.3. viestintähistoria Asiakkaan tai rekisteröidyn kanssa;

3.6.4. muut tiedot, jotka Asiakas voi antaa Maponille ja jotka muiden tietojen yhteydessä voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja (ajoneuvokantarekisterit, sijainti, aikavyöhyke, valokuva jne.).

3.7. Kun Asiakas käyttää Mapon Palvelua, hän voi halutessaan luoda integrointeja kolmansien osapuolten palveluiden kanssa. Kolmannen osapuolen palvelu on Palveluun integroitu ohjelmisto, jonka avulla Asiakas voi ottaa integroidut sovellukset käyttöön ja poistaa ne käytöstä. Kun sovellusta käytetään integroitujen sovellusten ollessa käytössä, nämä kolmannen osapuolen palveluntarjoajat voivat esimerkiksi jakaa tai vastaanottaa Asiakkaita koskevia henkilötietoja (mukaan lukien tuonti ja vienti). Asiakkaan tulee tarkistaa näiden kolmansien osapuolten palveluiden yksityisyysasetukset ymmärtääkseen, mitä tietoja Maponille jaetaan.

4. KÄSITTELYN KESTO JA SÄILYTYSAIKA

4.1. Mapon käsittelee edellä mainittuja tietoja niin kauan kuin Mapon tarjoaa Palvelun Asiakkaalle ja Asiakkaalla on käytössä aktiivinen Mapon tili. Henkilökohtaiset tiedot voidaan kuitenkin poistaa milloin tahansa Asiakkaan pyynnöstä.

4.2. Ellei sovellettavassa lainsäädännössä toisin mainita, Maponilla ei ole velvollisuutta säilyttää Asiakastietoja Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen päättymisen jälkeen. Maponin ja Asiakkaan välisen sopimussuhteen päättyessä, Mapon saattaa jatkaa osan henkilötietojen säilyttämistä, rajattuna pienimpään tarpeelliseen määrään, jolla Mapon täyttää sovellettavan lain edellytykset henkilötietojen säilytyksestä, varmistaakseen esimerkiksi luotettavat varmuuskopiojärjestelmät, ratkaistakseen mahdolliset erimielisyydet Asiakkaan kanssa, estääkseen mahdolliset petokset ja väärinkäytökset, vahvistaakseen Mapon sopimukset ja/tai turvata Maponin tai kolmansien osapuolten lailliset edut.

5. HENKILÖTIETOJEN JAKAMINEN KOLMANSIEN OSAPUOLTEN KANSSA

5.1. Jotta Mapon pystyisi tarjoamaan Palvelun, Mapon tekee yhteistyötä kolmansien osapuolten kanssa. He tarjoavat Maponille erilaisia palveluita, joita käytetään tavanomaisessa liiketoiminnassa. Henkilökohtaisia tietoja vastaanottaviin kolmansien osapuolten ryhmiin (alikäsittelijät) kuuluvat esimerkiksi hosting ja server co-location palveluntarjoajat, viestintä- ja sisällönjakeluverkot, tieto- ja verkkoturvallisuuspalveluiden tarjoajat, laskutus- ja maksujenkäsittelypalveluiden tarjoajat, petosten havaitsemisen ja ehkäisyn palveluntarjoajat, verkkoanalytiikka, sähköpostin jakelu- ja seurantapalveluiden tarjoajat, istuntojen nauhoituspalvelut, mainonta- ja markkinointipalveluiden tarjoajat, tietoteknilliset, juridiset ja taloudelliset neuvonantajat sekä muut (“Kolmansien osapuolien palveluntarjoajat”).

5.2. Kolmansien osapuolien palveluntarjoajat saavat vain vähimmäismäärän henkilötietoja, joita he tarvitsevat Mapon palvelun tarjoamiseen. Mapon jakaa henkilötietoja vain sellaisten kolmansien osapuolien palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tässä sopimuksessa asetettuja tietosuojavelvoitteita, tarjoamaan riittävät vakuudet ja toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ja muuten noudattamaan sovellettavia henkilötietosuojalakeja. Mapon on edelleen vastuussa kolmansien osapuolten palveluntarjoajien suorittamista henkilötietojen käsittelyistä,, joihin Mapon on tietojenkäsittelyyn soveltuvien lakien mukaisesti sitoutunut.

5.3. Asiakas antaa Maponille yleisen valtuutuksen kolmansien osapuolien palveluntarjoajien tai alikäsittelijöiden käyttämiseksi. Asiakas pääsee käsiksi kolmansien osapuolten palveluntarjoajien tietoihin Mapon tilillään, josta on mahdollista saada ilmoituksia Maponin alikäsittelijäluettelon muutoksista sekä tietoja Asiakkaan oikeudesta vastustaa tällaisia muutoksia. Jos Asiakas vastustaa uuden alikäsittelijän käyttämistä, Asiakas ja Mapon pyrkivät löytämään ratkaisun tietojen jatkokäsittelyyn rajoitetussa määrin käyttämättä kyseistä alikäsittelijää tai jos tällaista ratkaisua ei löydy, Asiakas ja Mapon sopivat Palvelun irtisanomisesta Palvelusopimuksessa määriteltyjen irtisanomisehtojen mukaisesti.

5.4. Tietyissä tilanteissa Maponilla saattaa olla laillinen velvoite jakaa Asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille silloin, kun sitä vaaditaan lainsäädännössä tai kun viranomaiset sitä pyytävät.

5.5. Tarvittaessa Mapon voi siirtää henkilötietoja mille tahansa kolmansien osapuolten Palveluntarjoajille, jotka sijaitsevat Euroopan unionin ulkopuolella. Näissä tilanteissa henkilötietoja jaetaan sellaisten kolmansien osapuolten kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tarvittavia tietosuojavaatimuksia ja jotka pystyvät takaamaan henkilötietojen riittävän suojaustason tai ovat antaneet riittävät vakuudet.

6. MAPON VELVOLLISUUDET JA AVUSTAMINEN REKISTERIN PITÄJÄLLE

6.1. Mapon käyttää kohtuullisia ja tarkoituksenmukaisia organisatorisia, teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti henkilökohtaisten tietojen luottamuksellisuuden, yhtenäisyyden ja saatavuuden suojelemiseksi. Valitettavasti mikään tiedonsiirto- tai tallennusjärjestelmä ei ole 100% turvallinen. Siksi Mapon kehottaa Asiakasta huolehtimaan hallussaan olevista online-prosessoiduista henkilötiedoista ja asettamaan vahvat salasanat Mapon tilille, rajoittamaan pääsyä tietokoneeseen ja selaimeen kirjautumalla ulos istunnon päätyttyä ja välttämään toimittamasta Maponille arkaluontoisia tietoja, joiden paljastaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa rekisteröidylle.

6.2. Kaikki Maponin valtuuttamat henkilöt, jotka ovat mukana Asiakkaan henkilötietojen käsittelyssä, ovat sitoutuneet luottamuksellisuusvelvoitteisiin, eivätkä he saa käyttää henkilötietoja tai muuten käsitellä niitä ilman Asiakkaan lupaa, elleivät ne ole Palvelun tarjoamista varten.

6.3. Henkilötietojen rikkomusten yhteydessä Mapon ilmoittaa asiasta Asiakkaalle sovellettavissa laeissa asetettujen velvoitteiden mukaisesti ja tarjoaa asianmukaista apua henkilötietojen loukkauksia koskevissa tutkimuksissa sekä ilmoittaa valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille tällaisista henkilötietojen loukkauksista.

6.4. Käsittelyn luonteen vuoksi Mapon rekisterinpitäjänä auttaa Asiakasta tarjoamaan teknistä ja organisatorista tukea varmistaakseen Asiakkaan rekisterinpitäjän vastuut seuraavissa asioissa:

6.4.1. Asiakkaan rekisteröidyn mahdolliset pyynnöt, jotka koskevat Mapon käsittelemiä Asiakkaan henkilötietoja tai niiden oikaisemista, rajoittamista, siirrettävyyttä, estämistä tai poistamista. Jos rekisteröidy lähettää tällaisen pyynnön suoraan Maponille, Mapon välittää sen viipymättä Asiakkaalle;

6.4.2. henkilötietojen rikkomusten tutkiminen ja valvontaviranomaiselle ja Asiakkaan rekisteröidyille ilmoittaminen tällaisista henkilötietojen loukkauksista;

6.4.3. tarvittaessa tietosuojavaikutusten arviointien laatiminen ja kuuleminen minkä tahansa valvontaviranomaisen kanssa.

7. TIETOJENKÄSITTELYN TARKASTUS

7.1. Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä Mapon sitoutuu antamaan Asiakkaalle riittävät tiedot osoittaakseen tämän Sopimuksen ja sovellettavan lain mukaisten velvoitteidensa noudattamisen. Nämä tiedot on annettava siinä määrin kuin Maponilla on tällaisia tietoja ja siltä osin kuin sovellettava laki, luottamuksellisuusvelvoite tai muut velvoitteet kolmansille osapuolille eivät rajoita Maponia paljastamasta kyseisiä tietoja.

7.2. Jos toimitetut tiedot, Asiakkaan kohtuullisessa käsityksessä, eivät ole riittäviä vahvistamaan Maponin noudattavan tätä sopimusta, Mapon sitoutuu sallimaan tietojenkäsittelyn auditoinnin ja osallistumaan siihen.

7.3. Tällaisen auditoinnin suorittaa riippumaton kolmas osapuoli, jolla on hyvä maine markkinoilla sekä kokemusta ja pätevyyttä suorittaa tietojenkäsittelyyn liittyviä auditointeja, ja jonka sekä Mapon että Asiakas ovat vahvistaneet.

7.4. Tällainen auditointi suoritetaan Asiakkaan ja Maponin välillä sovittuun aikaan 2 (kahden) kuukauden kuluessa siitä, kun Asiakas on kirjallisesti sitä pyytänyt. Auditoijan on allekirjoitettava salassapitosopimus, joka sisältää velvollisuuden olla paljastamatta yritystietoja auditointiraporteissaan, jotka toimitetaan myös Maponille. Auditointi suoritetaan Maponin normaalien työaikojen puitteissa häiritsemättä Maponin liiketoimintaa. Asiakkaalla on oikeus pyytää auditointia 2 (kahden) vuoden välein. Asiakas vastaa kaikista auditointiin liittyvistä kustannuksista.

8. SOPIMUKSEN MUUTOKSET

8.1. Mapon voi ajoittain muuttaa tätä Sopimusta esimerkiksi silloin, kun uusia palveluita tai ominaisuuksia otetaan käyttöön. Jos sopimukseen tehdään muutoksia, Mapon ilmoittaa asiasta Asiakkaalle hyvissä ajoin lähettämällä sähköisen ilmoituksen Asiakkaan edustajalle ja ilmoittamalla muutosten luonteen ja laajuuden. Tämän sopimuksen muutokset tulevat voimaan sillä hetkellä, kun ne julkaistaan Palvelun verkkosivustolla.

8.2. Jatkamalla Mapon Palvelun käyttöä tai tarjoamalla muuten henkilökohtaisia tietoja Maponille tällaisen muutoksen jälkeen, Asiakas hyväksyy muuttuneet Sopimuksen ehdot.

9. SOVELLETTAVA LAKI

9.1. Tätä Sopimusta säätelevät Latvian tasavallan lait, ja kaikki tähän Sopimukseen liittyvät kanteet tai menettelyt (mukaan lukien sopimussuhteen ulkopuoliset riidat tai vaatimukset) määrätään Latvian tasavallan tuomioistuimissa.

10. YHTEYDENOTTO

Jos sinulla on jotain kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai näistä Henkilötietojen Käsittelyn Ehdoista, ota meihin yhteyttä käyttämällä alla olevia yhteystietoja:

Mapon Latvia

[email protected]

Osoite: Ojāra Vācieša 6B, Riga, LV-1004, Latvia

Mapon Spain

[email protected]

Osoite: Carrer d'Àlaba, 56B 2nd floor, 08005, Barcelona, Spain

Mapon Finland

[email protected]

Osoite: Äyritie 8 E, 01510, Vantaa, Finland

Mapon Estonia

[email protected]

Osoite: Peterburi 90F, 41-1, 11415, Tallinn, Estonia

Tämä tietosuojakäytäntö on voimassa 31 maaliskuuta 2020 alkaen.

Jos tämän asiakirjan eri kieliversioiden välillä on ristiriitoja, englanninkielinen versio on etusijalla.