Hoy en día es difícil imaginar la industria del transporte y la logística sin soluciones telemáticas. Sólo en Europa hay más de un millón de empresas que ofrecen servicios de transporte, lo que crea una fuerte competencia entre los clientes que buscan la mayor calidad posible al mejor precio. Esto, entre otras cosas, es lo que los sistemas de gestión de flotas ayudan a garantizar.

Para averiguar cuáles son los factores más importantes para una empresa a la hora de elegir un proveedor de servicios telemáticos y cómo ayudan estas soluciones en las operaciones diarias, invitamos a Artūrs Barojans, CEO de SIA RMC-Transports, a una conversación.

RMC-Transports lleva trabajando con Mapon desde 2018, aunque antes ya utilizaba otro proveedor de servicios telemáticos. Al describir la transición, Artūrs señala que en aquel momento todo lo que se esperaba de un sistema de gestión de flotas era un seguimiento por GPS preciso y estable.

RMC-Transports junto con RMC Logistics realiza actividades de transporte de mercancías en Europa y a terceros países, actualmente limitadas debido a la situación geopolítica. Los principales destinos de la empresa son Italia, Alemania, los países del Benelux, Escandinavia y, más recientemente, los Países Bálticos, donde las mercancías se entregan en nuevos tautliners – remolques tipo gardin y bort. RMC-Transports realiza principalmente servicios directos de ida y vuelta al remitente/destinatario, garantizando así un horario de trabajo cómodo para el conductor que permite el regreso regular a casa.

Recordando la situación que condujo al cambio de proveedores de servicios, Artūrs dice: “En la práctica, al entrar en Rusia o Bielorrusia, el vehículo desaparecía del mapa, aunque el proveedor de servicios afirmaba ofrecer también allí un servicio de seguimiento.

Nos pusimos en contacto con otro transportista que nos recomendó Mapon. Hicimos el cambio en un par de días. “En ese momento todos estábamos observando activamente en la plataforma cómo el primer camión controlaba la misma frontera, ¡y todo funcionó! Sin ninguna interrupción”.

Cuando le preguntamos por las soluciones que RMC-Transports utiliza con más frecuencia y cuáles han tenido un mayor impacto en sus operaciones diarias, el CEO de la empresa responde inmediatamente: la carga y gestión de los datos del tacógrafo: “La mayor ventaja es sin duda el Tachogram, donde podemos ver todos los tiempos de trabajo. Antes teníamos que confiar en la palabra de los conductores o contar literalmente con los dedos sólo para saber cuántas horas había conducido un conductor, la cantidad de tiempo de trabajo utilizado y la cantidad restante. Era muy difícil planificar con precisión los horarios”.

Describiendo la situación en la empresa antes de implantar la solución, Artūrs cuenta un caso en el que un conductor estaba dejando un envío en el norte de Italia, cuando un directivo le llamó para pedirle que recogiera una carga más tarde ese mismo día en el sur del país. El conductor respondió: “Lo siento, estoy fuera de horario”. Ahora es posible ver si el conductor podrá recoger una carga y cómo, hacer un plan y no perder el tiempo con idas y venidas innecesarias.

“Ahora simplemente abres la plataforma, un clic y lo ves todo. El conductor tiene que descansar y ya está. Con Tachogram, los transportistas y el personal de logística encuentran la planificación diez veces más fácil, ¡si no más!”

dice Artūrs.

Además, el responsable de la empresa destaca la posibilidad de descargar los datos del tacógrafo a distancia. Como la normativa de la Unión Europea exige descargas frecuentes de los datos del tacógrafo, y no hacerlo puede acarrear fuertes multas, las empresas prestan mucha atención a este aspecto. En la práctica, sin embargo, la descarga manual de datos implica visitar físicamente cada vehículo y a su conductor. Para una empresa con una flota grande, esto supone un esfuerzo importante.

Como nos explica Artūrs “Tuve que ocuparme de cada uno de ellos y descargar los datos yo mismo. Naturalmente, esto lleva tiempo. Los conductores no siempre llegan en horas de trabajo, y no siempre se van en horas de trabajo. También ocurría que a veces no se descargaban los datos, lo que suponía una gran multa.

“Tachogram es una gran ventaja para transportistas y gestores, es la solución de descarga remota la que ha facilitado mi trabajo”.

Aparte del tiempo que tardaba en recopilar la información, antes tardaba 2-3 días en descargar y reunir toda la información. Ahora tardo 20 minutos. Por curiosidad, me he tomado la molestia de comprobarlo.

El representante de la empresa destaca que los compañeros de contabilidad también aprecian mucho la información que se presenta en informes claramente resumidos y que está inmediatamente lista para su posterior uso.

La solución de control del combustible también ha supuesto una importante ventaja para RMC-Transports en su trabajo diario. Cuando comenzó la cooperación con Mapon, ninguno de los vehículos estaba equipado con sensores de nivel de combustible. Ahora casi todos lo están.

A la pregunta de si la empresa ha observado una reducción del consumo de combustible, la respuesta es afirmativa. “Elegimos los primeros vehículos para la instalación de sensores de nivel de combustible basándonos en su rendimiento anterior, escogiendo los que tenían un consumo mayor del que deberían. Y, milagrosamente, ¡los vehículos consumieron menos!”, dice Artūrs con una sonrisa. “Ese fue el punto de partida, tras el cual equipamos el resto de la flota”, continúa.

La solución no sólo ha demostrado ahorrar dinero, sino que también ha ayudado a mejorar la eficacia de las operaciones cotidianas.

“Al final de cada mes, puedo decirle a mi contable exactamente cuánto combustible queda en cada depósito, lo que facilita la elaboración de informes. También ha contribuido a una reducción general del consumo de combustible en la flota”,

La empresa tiene previsto añadir tapones de combustible inteligentes a su flota en un futuro próximo, ya que considera que ambas soluciones se complementan. Mientras que los tapones de combustible inteligentes proporcionan una protección adicional, los sensores de nivel de combustible no sólo les permiten comprender y tomar nota de los daños causados por los ladrones, sino también controlar el consumo de combustible a diario.

“Seamos sinceros: todos utilizamos coches y sabemos que las lecturas del salpicadero no siempre son exactas. Con los sensores de nivel de combustible puedo ver la cantidad exacta. Los conductores me llaman a menudo para preguntarme si habrá suficiente combustible para llegar a la próxima gasolinera, que está a 1.000 km”, señala Artūrs.

Durante la conversación, volvemos una y otra vez a la positiva cooperación con el equipo de Mapon, en particular con su manager de cuenta y sus técnicos, con quienes interactúan más a menudo.

“Aprecio mucho la cooperación con Mārtiņš, nuestro manager de cuenta, que se tomó la molestia de venir a vernos. Nos presentó algunas de las últimas funciones, hizo una rápida demostración y nos explicó cómo la información podía mejorar nuestras operaciones cotidianas. Evidentemente, navego por la plataforma y trato de ponerme al día sobre las novedades, pero es muy grato que alguien venga, muestre y nos explique las cosas”, dice Artūrs.

Tras la reunión con Mapon, el equipo de RMC-Transports empezó a utilizar la función de inspección de vehículos, con la que los conductores pueden tomar notas sobre el estado técnico de su vehículo a través de la aplicación móvil Mapon Driver. Como señala Artūrs “Cuando tengo tiempo, yo mismo echo un vistazo a cómo funciona. Luego instalamos la app para conductores que usan smartphones y poco a poco aprendemos juntos”.

“Una vez más, se trata de una función que facilita mucho mi trabajo. Antes, tenía que pedir a cada conductor que anotara toda la información en un papel, y luego los recogía periódicamente. Una vez cada seis meses, repasaba la información y juntaba todas las fichas. Con esta solución, puedo enviar rápidamente una tarea al conductor en la aplicación, él lo comprueba todo durante una pausa y yo no tengo que preocuparme. Puedo ver el estado actual del vehículo, qué falta, si es que falta algo, y si tengo que ir a buscarlo, todo el mismo día. Se acabaron las paradas innecesarias en la oficina o rellenar formularios en papel”, dice el CEO.

El análisis del comportamiento de los conductores también es una de las soluciones que la empresa utiliza de vez en cuando, pero para la que ahora se ha encontrado una inspiración adicional.

“Durante mi última reunión con Mārtiņš, me enteré de que otras empresas tienen la práctica de animar a los conductores a seguir buenos principios de conducción organizando un concurso. Tengo previsto presentar la idea y la solución al equipo con más detalle, examinar más detenidamente los resultados el mes que viene y recompensar a los conductores más eficientes”, dice Artūrs.

Por último, el director general también recuerda un caso menos positivo en el que el equipo de Mapon fue capaz de responder de forma proactiva y encontrar una gran solución. Aparte de su manager de cuenta, los representantes de la empresa se comunican más a menudo con los técnicos que instalan los dispositivos de seguimiento por GPS y otros equipos. Aunque Artūrs describe su trabajo como fluido y de alta calidad la mayor parte del tiempo, hubo un caso en el que la lentitud del técnico le obligó a quedarse más allá de su horario laboral.

“La siguiente vez que reservé un técnico a través del equipo de Soporte, quise especificar a quién se asignaría. Sin mencionar nada más, me preguntaron inmediatamente si había habido algún problema, a lo que respondí sinceramente sobre mi última experiencia. Desde entonces, no nos han asignado a ese técnico en concreto y la colaboración ha sido estupenda”, dice Artūrs, y añade que es agradable que te escuchen y ver que el equipo de Mapon se preocupa por mejorar la experiencia de sus clientes.

Al final de la conversación, Artūrs señala que también aprecia las funciones más pequeñas que no son significativas en el trabajo diario, pero que sin embargo facilitan varias operaciones de la empresa. Por ejemplo, recordatorios sobre el seguro del vehículo, la calibración del tacógrafo o los plazos de las inspecciones técnicas. “Si coges cada botón de la plataforma Mapon, ¡parece que cada uno de ellos facilita algo!”. concluye Artūrs con una sonrisa.

Si quieres saber más sobre cómo trabajar con Mapon o sobre cualquiera de las soluciones disponibles en la plataforma, puede ponerse en contacto con nosotros a través de [email protected].