La gestión de los datos del tacógrafo es una parte esencial del día a día en las empresas de transporte. La normativa de la Unión Europea establece límites sobre el tiempo que los conductores pueden estar al volante y cuándo deben realizar descansos.

Para que las autoridades puedan supervisar el cumplimiento de estas normas, las empresas deben descargar, almacenar y poder presentar los datos del tacógrafo de forma periódica cuando se les solicite.

Existen diferentes formas de cumplir con estos requisitos, pero cada vez más empresas de transporte optan por automatizar este proceso. Sigue leyendo para descubrir cómo la empresa letona SIA Paula-Š está mejorando sus procesos de flota mediante la digitalización.

SIA Paula-Š es una empresa de transporte familiar dedicada al transporte internacional de mercancías, principalmente en los países bálticos y escandinavos. 

Las soluciones de telemática no eran nuevas para ellos, pero su sistema anterior estaba bastante desactualizado y ya no cubría todas las necesidades de la empresa.

"Nos atrajeron las capacidades de los sistemas Mapon y Tachogram, no solo para rastrear los vehículos en tiempo real, sino también para monitorear, supervisar y analizar en general la eficiencia de la flota y las operaciones de cada conductor" dice la especialista en logística de la empresa, Ina Šumeiko.

La empresa también tenía su propio proceso para descargar datos del tacógrafo. Para viajes más cortos, los datos del tacógrafo se descargaban cuando el conductor regresaba a la base. Sin embargo, cuando la empresa realizaba regularmente largos viajes por Europa, cada conductor estaba equipado con un lector de tarjetas y una tarjeta de tacógrafo adicional de la empresa para descargar los datos del vehículo en el camino.

El proceso funcionaba, y los conductores lo manejaban de manera responsable. Entonces, ¿por qué cambiar algo que ya funcionaba?

La respuesta de Ina es simple: "Lo vemos como un paso adelante: facilita el trabajo diario de nuestros conductores, elimina la responsabilidad de descargar los datos a tiempo y nos permite prescindir de tarjetas de empresa innecesarias."

Además, el proceso anterior de cumplimiento suponía costes adicionales para la empresa, ya que cada conductor necesitaba una tarjeta de empresa y un lector de tarjetas.

En Letonia, las tarjetas de empresa para tacógrafo son emitidas por la Dirección de Transporte por Carretera y cuestan 100 € cada una, mientras que los lectores de tarjetas que adquiría la empresa tienen un coste aproximado de 350 € por unidad. Para diez conductores, esto supone una inversión de unos 4.500 €.

Como señala Ina: "Si hubiéramos pasado a la solución de Mapon hace un año, durante la transición a los tacógrafos inteligentes de segunda generación, no habríamos tenido que actualizar el software de los lectores ni renovar varias tarjetas de empresa que estaban a punto de caducar."

La solución de descarga remota de datos del tacógrafo de Mapon automatiza la obtención de los datos y elimina la necesidad de realizar descargas manuales con lectores de tarjetas. Además, solo requiere una única tarjeta de empresa para su funcionamiento.

La empresa también utiliza la plataforma Tachogram para facilitar la gestión de los tiempos de trabajo y descanso de los conductores. Aunque Ina reconoce que no se utiliza de forma constante, los conductores la valoran mucho.

"Tachogram es una forma muy práctica para que los conductores puedan comprobar por sí mismos si están cumpliendo con los tiempos de trabajo y descanso."

Por ejemplo, si el tacógrafo ha contabilizado un viaje en ferry o si el descanso nocturno ya ha comenzado en el puerto. A veces, ocurren situaciones en las que un conductor embarca un ferry durante un descanso, pero por alguna razón, el tacógrafo lo percibe como el inicio de una nueva jornada laboral e interrumpe el período de descanso.

Ahora, el conductor puede ver el sistema y observar cómo el tacógrafo ha interpretado la información introducida.

"En general, también facilita el trabajo a los propios conductores y les brinda una mayor sensación de seguridad," explica Ina.

La empresa ha empezado a utilizar las plataformas Mapon y Tachogram hace relativamente poco, pero ya percibe su potencial y se muestra optimista respecto a su impacto en el trabajo diario.

"Nuestra principal expectativa es el ahorro de tiempo, la capacidad de controlar el cumplimiento de las regulaciones sobre el tiempo de trabajo y descanso de los conductores, y la posibilidad de eliminar gradualmente los informes escritos de los conductores," dice Ina.

La gestión automatizada de datos implica menos trabajo manual tanto para los conductores como para el equipo administrativo. Los conductores ya no tienen que rellenar informes en papel, y el personal de oficina no necesita procesar ni almacenar documentación física. De este modo, la empresa evita duplicar tareas y puede centrarse en lo realmente importante.

Concluyendo la conversación, Ina añade: "Además, si alguna vez enfrentamos una auditoría de la empresa, toda la información necesaria será fácilmente accesible."

Si el proceso de gestión del tacógrafo es nuevo para ti o simplemente quieres hacerlo de manera más eficiente, contacta a nuestro equipo, y te ayudaremos a cumplir con la normativa sin complicaciones innecesarias.