El transporte de mercancías en Europa se prepara para una nueva etapa. A partir del 9 de julio de 2027, las autoridades de todos los Estados miembros de la Unión Europea deberán aceptar la información electrónica del transporte presentada a través de plataformas certificadas conforme al Reglamento eFTI.

Para las empresas españolas, que recientemente han tenido que adaptarse a la obligatoriedad del Documento de Control electrónico (DeCA), puede parecer otro cambio normativo más. Sin embargo, eFTI va un paso más allá de sustituir el papel por documentos digitales: introduce un marco común europeo para compartir información de forma segura, trazable y estandarizada.

Y aunque su uso no será obligatorio para las empresas en 2027, anticiparse a esta transformación puede suponer una ventaja para aquellas que buscan reducir costes administrativos y automatizar sus operaciones.

El Reglamento (UE) 2020/1056, conocido como eFTI (electronic Freight Transport Information), establece un marco común para el intercambio electrónico de información relativa al transporte de mercancías.

Su objetivo es facilitar que las empresas puedan presentar determinados datos de sus operaciones ante las autoridades mediante plataformas digitales certificadas, utilizando formatos y procedimientos armonizados en toda la Unión Europea.

Hasta ahora, las empresas que realizan transportes internacionales han tenido que adaptarse a diferentes requisitos documentales y procedimientos de control según el país.

Con eFTI, Europa busca avanzar hacia un sistema más interoperable, en el que la información pueda compartirse electrónicamente con las autoridades competentes, independientemente del Estado miembro en el que se realice la inspección.

Es importante aclarar que el 9 de julio de 2027 la obligación será para las autoridades, no para las empresas de transporte. A partir de esa fecha, las autoridades deberán aceptar los datos electrónicos presentados mediante plataformas eFTI certificadas, pero los operadores podrán seguir utilizando otros formatos permitidos por la normativa aplicable.

Entonces, ¿por qué empezar a prepararse ahora?

Porque eFTI no solo cambia cómo se presenta la información durante una inspección. También impulsa una forma más eficiente de gestionar los datos del transporte.

Uno de los aspectos más interesantes de eFTI es que establece requisitos técnicos para garantizar la integridad, seguridad y trazabilidad de la información.

En España, la llegada del DeCA ha supuesto un avance importante en la digitalización de la documentación del transporte. Sin embargo, no todas las soluciones documentales funcionan bajo los mismos requisitos técnicos.

El marco eFTI incorpora mecanismos de identificación de usuarios, control de accesos y registro de las operaciones realizadas sobre los datos.

Por ejemplo, las plataformas deben mantener un historial de determinadas modificaciones, identificando quién las ha realizado, cuándo se han producido y cuáles eran los valores originales de los datos modificados.

Esto no significa que los datos nunca puedan corregirse, sino que las modificaciones deben realizarse mediante procedimientos controlados y quedar registradas.

Para las empresas de transporte, esta trazabilidad ofrece ventajas importantes: facilita las verificaciones, aporta mayor transparencia y reduce las posibilidades de realizar alteraciones no autorizadas sin dejar constancia.

En definitiva, el objetivo no es simplemente disponer de documentos digitales, sino contar con información fiable y verificable durante todo el proceso de transporte.

Desde octubre de 2026, las empresas que realizan operaciones de transporte por carretera sujetas a la normativa española deben gestionar electrónicamente el Documento de Control Administrativo.

Esto ha llevado a muchas compañías a incorporar soluciones digitales para cumplir con sus obligaciones documentales.

Sin embargo, existe una diferencia importante: cumplir con los requisitos actuales del DeCA no garantiza que una plataforma esté preparada para operar conforme al marco europeo eFTI.

Las plataformas eFTI deben cumplir requisitos específicos de interoperabilidad, seguridad, tratamiento de datos y certificación.

Además, la normativa española ya contempla la conexión entre ambos sistemas. La Resolución de 5 de junio de 2026, publicada en el BOE, establece que, cuando los datos exigidos para el Documento de Control se gestionen y presenten conforme al esquema eFTI y sus disposiciones de desarrollo, no será necesario presentar el DeCA en el formato específico descrito por dicha resolución.

Esto demuestra que la evolución hacia eFTI no es un cambio aislado, sino parte de una transformación más amplia de la gestión documental del transporte.

Para las empresas que están invirtiendo en nuevas herramientas, resulta especialmente interesante valorar no solo si una solución cumple con las necesidades actuales, sino también cómo está evolucionando para adaptarse a los estándares europeos.

En Mapon creemos que la digitalización debe simplificar el trabajo de las empresas de transporte, no obligarlas a incorporar nuevos procesos administrativos cada vez que cambia una normativa.

Por eso, nos hemos asociado con Ybil, especialistas en digitalización documental del transporte, cuya tecnología se ha desarrollado teniendo en cuenta la arquitectura y los requisitos del marco europeo eFTI.

Gracias a esta integración, las empresas pueden gestionar digitalmente documentos como el eCMR y el Documento de Control electrónico (DeCA), centralizando la información y reduciendo tareas administrativas.

Además, la plataforma de Ybil está diseñada para integrarse mediante API con sistemas TMS y ERP, facilitando la automatización de procesos documentales y el intercambio de información entre herramientas.

Esta colaboración permite a Mapon ofrecer una solución que responde a las necesidades actuales del mercado español, con una arquitectura orientada a la evolución de los estándares europeos de información del transporte.

Más allá de la normativa, uno de los principales motivos para digitalizar la documentación es el ahorro económico.

La gestión tradicional de documentos de transporte implica imprimir, cumplimentar, firmar, distribuir copias, archivar y recuperar información cuando es necesario.

En el caso de una carta de porte CMR, por ejemplo, tradicionalmente se utilizan varias copias destinadas a los diferentes participantes de la operación.

Estas tareas generan costes que pueden pasar desapercibidos cuando se analizan individualmente, pero que adquieren una dimensión considerable en las empresas con grandes volúmenes de transporte.

Imaginemos una flota de 100 camiones que genera una media de 50 documentos mensuales por vehículo. Eso supone 5.000 documentos al mes, o 60.000 al año.

Si cada documento requiere tan solo unos minutos de trabajo administrativo, el tiempo acumulado puede representar cientos de horas dedicadas a tareas que podrían simplificarse mediante herramientas digitales.

La digitalización permite reducir impresiones, necesidades de almacenamiento, intercambios manuales de documentación y tiempo dedicado a localizar archivos.

Pero el verdadero potencial de ahorro aparece cuando la gestión documental deja de funcionar como un proceso independiente y se integra con el resto de los sistemas de la empresa.

Muchas empresas de transporte ya utilizan sistemas TMS (Transport Management System) o ERP para gestionar sus operaciones.

Sin embargo, cuando la documentación se prepara en una herramienta independiente, los equipos administrativos pueden verse obligados a introducir nuevamente información que ya existe en sus sistemas.

Mediante integraciones API, es posible conectar las soluciones de documentación digital con estas plataformas, facilitando que los datos de las operaciones se reutilicen automáticamente.

Por ejemplo, la información de una expedición registrada en el TMS puede servir para preparar la documentación correspondiente, sin necesidad de volver a introducir manualmente los mismos datos.

Esto permite reducir errores, agilizar procesos y mejorar la disponibilidad de la información.

Para las empresas con grandes flotas, donde se gestionan cientos o miles de documentos cada mes, la automatización puede tener un impacto especialmente significativo.

Y es precisamente hacia esta dirección hacia donde apunta la evolución del sector: pasar de gestionar documentos digitales de forma aislada a trabajar con información conectada entre sistemas.

La llegada de eFTI en julio de 2027 representa un avance importante hacia un sector logístico europeo más conectado, seguro y eficiente.

Pero para las empresas, la oportunidad va mucho más allá de adaptarse a una fecha.

Se trata de reducir costes administrativos, evitar tareas repetitivas, mejorar la trazabilidad de las operaciones y aprovechar mejor la información que ya generan sus sistemas.

Y aunque la adopción de eFTI seguirá siendo voluntaria para los operadores en 2027, elegir herramientas que tengan en cuenta esta evolución puede ayudar a evitar nuevas adaptaciones tecnológicas en el futuro.

La pregunta ya no es únicamente si tu empresa gestiona sus documentos digitalmente, sino si está aprovechando todo el potencial de esa digitalización.

En Mapon, junto con Ybil, ayudamos a las empresas de transporte a dar ese paso hacia una gestión documental más sencilla, integrada y preparada para los próximos cambios del sector.