La flota de la empresa forestal Meža Enerģija cuenta con más de 25 vehículos y máquinas: camiones forestales, trituradoras, cosechadoras, excavadoras, autocargadores y coches ligeros, que operan diariamente en distintas ubicaciones de Letonia.

Cuando la empresa contaba con unos diez empleados, el trabajo diario todavía podía organizarse mediante llamadas telefónicas y anotaciones en papel. Sin embargo, a medida que el equipo creció hasta casi 50 personas, quedó claro que compartir la información de forma manual y llevar registros personales ya no era suficiente.

Hoy en día, Meža Enerģija utiliza varios soluciones de Mapon en su actividad diaria: rastreo GPS, cámaras para la flota, integración de tarjetas de combustible, inspecciones digitales de vehículos y aplicaciones móviles. El director técnico de la empresa Ralfs Ozoliņš explica cómo estas herramientas ayudan a ahorrar tiempo, mejorar la transparencia y simplificar el trabajo diario.

En la gestión de flotas, la atención suele centrarse en grandes desafíos como el combustible, el mantenimiento o la planificación de rutas. Sin embargo, son las pequeñas tareas administrativas las que terminan consumiendo más tiempo a lo largo del día.

"Una sola llamada desde la oficina puede ocupar cinco minutos del tiempo de un conductor. Pero para el personal de oficina, esos cinco minutos acaban convirtiéndose en cientos", cuenta Ralfs.

Cada día el equipo revisa los datos de combustible, supervisa el uso de la maquinaria, investiga por qué algunos vehículos permanecen al ralentí, asigna tareas y responde a las consultas de los conductores. Aunque solo hagan falta unas pocas llamadas para aclarar información o coordinar el trabajo, esas interrupciones terminan sumando varias horas.

“Me di cuenta de que, sin Mapon, todas esas pequeñas tareas diarias podían ocupar fácilmente varias horas. Ahora recupero todo ese tiempo.” dice Ralfs.

Uno de los procesos que anteriormente requería mucho tiempo y paciencia era el control del combustible.

Antes de integrar las tarjetas de combustible, los conductores tenían que registrar manualmente cada repostaje en el sistema interno de la empresa. Si alguien olvidaba introducir los datos o se equivocaba con la cantidad, los registros dejaban de coincidir y el equipo administrativo tenía que invertir tiempo en localizar el error.

"El conductor repostaba, iniciaba sesión en nuestro sistema e introducía los litros. Si alguien se olvidaba, me llamaba diciendo: 'Ralfs, no lo he registrado'. Después contabilidad preguntaba por qué los datos no cuadraban" recuerda Ralfs.

Cuando la empresa implementó la integración de tarjetas de combustible de Neste con Mapon, la introducción manual de datos ya no fue necesaria. La información de cada repostaje se transfiere automáticamente a la plataforma.

Además, Meža Enerģija utiliza dispositivos virtuales para controlar el combustible almacenado en depósitos y bidones que posteriormente se utiliza para repostar la maquinaria forestal. De este modo, pueden supervisar desde un único sistema tanto los repostajes de los vehículos como el consumo del combustible almacenado.

"Ahora revisar todos los datos me lleva unos cinco minutos al día. Y, lo más importante, todo cuadra." señala Ralfs.

La maquinaria de Meža Enerģija está equipada con cámaras delanteras y traseras. Aunque la empresa no ha necesitado utilizar las grabaciones para investigar accidentes graves, las cámaras de la flota ya ayudan a ahorrar tiempo en el trabajo diario.

Si en la plataforma se ve que el vehículo está en marcha en vacío durante un tiempo prolongado, ya no es necesario llamar al empleado de inmediato. Basta con conectarse a la transmisión de video en vivo y verificar lo que está sucediendo en el lugar.

“Entro en la plataforma de Mapon, veo que el vehículo está en marcha en vacío. Me conecto a la cámara y veo que el empleado está haciendo algo, por ejemplo, apilando una carga o engrasando el tractor. No necesito llamarle y preguntarle por qué la maquinaria está en marcha en vacío,” explica Ralfs.

Situaciones como estas ocurren regularmente en el día a día. Las cámaras ayudan a entender lo que está sucediendo en el lugar y, si es necesario, a reaccionar más rápido. Al mismo tiempo, también permiten no molestar al empleado si se ve que está haciendo su trabajo.

“Si veo que la persona está trabajando, le dejo hacer su trabajo,” dice Ralfs.

Este enfoque ahorra tiempo tanto al equipo de oficina como a los operadores de maquinaria.

En su día a día, Meža Enerģija también utiliza las aplicaciones Mapon Driver y Mapon Manager para coordinar el trabajo diario. Los empleados reciben tareas, instrucciones y cualquier otra comunicación relacionada con su trabajo directamente desde la aplicación, reduciendo así el número de llamadas y evitando que la información quede dispersa.

“En la aplicación Mapon Driver, todos están divididos en equipos. Allí, los empleados reciben información e instrucciones: toda la comunicación laboral se realiza en un solo lugar”, cuenta Ralfs.

Inicialmente, todos los empleados de la empresa podían ver toda la maquinaria en la aplicación. Sin embargo, pronto quedó claro que este modelo no era práctico.

“El operario de una excavadora estaba comiendo, veía dónde se encontraba el operador de la astilladora y empezaban las llamadas: '¿Qué haces ahí?” se ríe Ralfs.

Por eso, la empresa dividió a los empleados en grupos para que cada equipo solo viera la información relevante para ellos. Esto facilita la comunicación, ayuda a evitar preguntas innecesarias y permite que cada uno se concentre en su trabajo.

Otra solución que Meža Enerģija utiliza diariamente es las inspecciones digitales de vehículos.

Antes de comenzar la jornada o entregar un vehículo, los empleados completan una lista de comprobación digital que incluye elementos como las luces, el nivel de aceite o la lectura del cuentakilómetros.

Al principio, no todos los empleados estaban convencidos.

"Algunos empleados con más experiencia no lo entendían. Decían: '¿Para qué tanto papeleo? ¿Por qué tengo que ir pulsando botones en una aplicación si ya sé qué le pasa al vehículo?" recuerda Ralfs.

Con el tiempo comprendieron que las inspecciones no solo sirven para documentar el estado del vehículo, sino también para que la oficina reciba cualquier incidencia al instante y pueda planificar reparaciones, pedir piezas o programar el mantenimiento antes de que un pequeño problema se convierta en una avería importante.

“El conductor sabe lo que le pasa a su coche. Pero no podemos estar al lado de cada uno. Si él marca un problema en la aplicación Mapon Driver, lo vemos de inmediato, podemos pedir piezas y prepararnos para la reparación,” explica Ralfs.

Esto significa menos llamadas telefónicas, menos malentendidos y una respuesta más rápida cuando surge un problema.

Ralfs enfatiza que el mayor desafío en la implementación de tecnología generalmente no es el sistema en sí, sino el período de cambio.

Su experiencia muestra que lo más importante es explicar por qué se necesita una solución específica y cómo ayudará en el trabajo diario. Las personas necesitan tiempo para acostumbrarse al nuevo orden, y a menudo cada caso debe discutirse individualmente.

“Los conductores han venido a conducir camiones, no a presionar botones en el teléfono,” dice Ralfs.

Por eso, cada nueva solución debe facilitar el trabajo, no crear una carga adicional.

“Cuando se acostumbran, se dan cuenta de lo cómodo que resulta. Ya no tienen que buscar información, hacer llamadas o apuntarlo todo en papel. Mapon ahorra tiempo a todo el mundo, tanto en la oficina como sobre el terreno,” señala Ralfs.

Hoy en día, la plataforma Mapon es una de las primeras herramientas que Ralf abre al comienzo de su jornada laboral. En ella, verifica la ubicación de los equipos, supervisa los datos de combustible, revisa las transmisiones en vivo de las cámaras y recibe información de los empleados.

“Estoy en la plataforma todos los días. Soy responsable de asegurarme de que la flota esté en movimiento, de que los equipos funcionen y de saber dónde se encuentran,” comenta Ralf.

“Si no tuviera este tipo de plataforma, no sé... Sería como la edad de piedra, tendría que volver a tomar el teléfono, sentarme y hacer llamadas,” añade.

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Si en tu empresa las tareas administrativas diarias toman más tiempo del que quisieras, contacta al equipo de Mapon. ¡Juntos encontraremos una solución que mejor se adapte a las necesidades de tu flota!