La introducción de cámaras en una flota suele considerarse una medida delicada. A muchas empresas les preocupa que los conductores se sientan vigilados, juzgados o controlados. En la práctica, los problemas rara vez provienen de la tecnología en sí misma, sino de cómo se
introduce.

Este artículo describe un enfoque práctico que da prioridad a los derechos de protección de datos y la privacidad de las personas afectadas por la implantación de cámaras en flotas, que favorece la seguridad y la eficiencia sin perjudicar las relaciones internas.

Al utilizar cámaras en la flota:

• Como empresa que utiliza cámaras en la flota, actúas como responsable del tratamiento de los datos y decides por qué y cómo se lleva a cabo la grabación.

• Los conductores u otras personas (otros pasajeros, conductores de terceros vehículos, etc.) captados por las cámaras son los interesados.

• Mapon es el encargado del tratamiento de datos, ya que proporciona la solución técnica y trata los datos en nombre del responsable del tratamiento.

Esta distinción ayuda a aclarar quién es responsable de qué decisiones.

Las empresas suelen basarse en su interés legítimo como fundamento jurídico para tratar los datos personales obtenidos a partir del uso de cámaras. No obstante, en función de las finalidades para las que se utilicen dichos datos personales, otras bases jurídicas podrían ser aplicables.

La base del interés legítimo requiere una ponderación de derechos a través de un análisis documentado, que tenga en cuenta los distintos intereses en juego: la necesidad de seguridad y las necesidades operativas de la empresa frente a la expectativa de privacidad del conductor.

Por lo tanto, lo primero que debes hacer es identificar una base legal adecuada para el tratamiento de datos, en función de la finalidad del mismo.

La mayoría de los clientes se basan en el interés legítimo según el artículo 6(1)(f) del RGPD. Si haces lo mismo, utiliza las directrices de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)y lleva a cabo una evaluación de impacto de la protección de datos para evaluar la necesidad del uso de dichas cámaras.

Para facilitar el proceso, también puedes solicitar información adicional sobre el tratamiento y la seguridad de los datos a Mapon a través de tu gestor comercial.

• El propósito del tratamiendo de los datos

• Por qué el propósito no se puede lograr de una manera menos intrusiva, analizando la proporcionalidad del tratamiento.

• Qué datos recogerás y por cuánto tiempo.

• Cómo se protegerán los derechos de los conductores.

Un breve ejemplo:

• Propósito: investigar incidentes.

• Necesidad: las cámaras orientadas hacia el exterior proporcionan los datos estrictamente necesarios y relevantes para cumplir con la finalidad perseguida.

• Salvaguardias: sin activación de audio, plazos de conservación limitados, acceso restringido.

Esto muestra cómo la vigilancia contribuye a la seguridad sin intrusiones innecesarias.

Una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (DPIA) es una evaluación de los riesgos para la privacidad, necesaria si la actividad de tratamiento de datos puede considerarse de alto riesgo (por ejemplo, la vigilancia continua o la vigilancia de los trabajadores/as), mientras que una evaluación del interés legítimo (LIA) es necesaria en cualquier caso en que la base jurídica de una actividad de tratamiento sea el interés legítimo. Estos documentos pueden complementarse entre sí.

Una DPIA suele abarcar:

• descripción y análisis de la actividad de tratamiento de datos, incluyendo los medios y fines del mismo,

• evaluación de la necesidad y proporcionalidad,

• identificación de posibles riesgos,

• medidas que reducen o previenen estos riesgos.

Si tu empresa utiliza vídeos, datos de ubicación o alertas relacionadas con los conductores, es recomendable, y en ocasiones obligatorio, realizar una DPIA.

Además, si tu empresa opera en varios países, analiza las normativas locales en materia de privacidad. Algunos países (por ejemplo, Alemania o Francia) pueden imponer requisitos adicionales u obligaciones de consulta con los representantes de los trabajadores.

Antes de instalar o activar cámaras, define por qué y para qué son necesarias. Entre los motivos más comunes se incluyen:

• investigar accidentes o cuasi accidentes,

• mejorar la seguridad en entornos complejos,

• proteger equipos valiosos,

• revisar incidentes específicos reportados por los clientes.

La claridad en esta etapa ayuda a determinar qué cámaras utilizar, qué datos recopilar y durante cuánto tiempo almacenarlos. Por defecto, los eventos de vídeo guardados se almacenan en la plataforma de Mapon durante el periodo establecido por el cliente, quien, como responsable de tratamiento, debe asumir la responsabilidad de fijar plazos y medios de tratamiento acordes con la normativa aplicable.

Una configuración responsable reduce las preocupaciones desde el principio.

Elige cámaras orientadas hacia el exterior siempre que sea posible, pero en todo caso, a ser posible, limitando lo máximo posible el espacio de vía pública captado. Estas cámaras pueden ayudar a analizar los incidentes sin grabar al conductor. Utiliza cámaras orientadas hacia el conductor solo cuando se ajusten a la finalidad de tratamiento y la empresa, en tanto que responsable del tratamiento, haya informado a -y, en caso de ser necesario, haya recabado la autorización de- la persona que vaya a ser grabada.

Por lo general, no es necesario grabar sonido para el análisis de la seguridad o de los incidentes. Muchas empresas lo desactivan por completo para evitar incurrir en riesgos jurídicos innecesarios. Y esa es la recomendación de Mapon, sin perjuicio de que sea el cliente quien, como responsable, tome la decisión de activar o no dicho audio.

Guarda las grabaciones solo durante el tiempo que sea necesario para el fin definido, y posteriormente suprime dichas imágenes. Explica al personal que, aunque las cámaras Mapon permiten la visualización en directo, la plataforma solo guarda grabaciones de eventos específicos, es decir, situaciones señaladas como comportamientos de conducción peligrosos o incidentes.

Explica entre otros aspectos:

• el propósito de las cámaras

• qué tipo de datos se graban

• cuánto tiempo se conservan los datos

• quién tiene acceso a ellos

• dónde pueden dirigirse en caso de dudas

Comparte esta información con los conductores y otros trabajadores antes de activar las cámaras. Una comunicación transparente desde el inicio ayuda a generar confianza y evitar malentendidos.

Coloca una pegatina sencilla que indique que la grabación de video está activa, siguiendo en este sentido con las recomendaciones de la Agencia Española de Protección de Datos y la guía sobre el uso de videocámaras que a tales efectos ha publicado. Esto garantiza que todos estén informados. Tu manager de cuenta de Mapon te proporcionará plantillas para imprimir.

A los conductores no les preocupa tanto la presencia de cámaras, sino quién puede ver las grabaciones.

Define claramente:

• qué roles dentro de la empresa tienen acceso a los registros de video

• cuándo se pueden revisar las grabaciones

• cómo se registra cada acceso

Restringir el acceso a un grupo pequeño y capacitado y explicar esto de antemano proporciona tranquilidad a los conductores.

La mayoría de las preocupaciones por falta de información. Aborda estas preguntas antes de la implementación el sistema de cámaras:

• ¿Alguien ve las grabaciones en directo?

• ¿Se graban las conversaciones?

• ¿Durante cuánto tiempo se almacena el vídeo?

• ¿Se puede utilizar las imágenes para tareas no relacionadas con el puesto de trabajo?

• ¿Quién exactamente puede acceder a los vídeos?

Las respuestas claras y sinceras suelen ser más eficaces que las largas explicaciones técnicas.

Los sistemas de cámaras funcionan mejor cuando están pensados para asistir al conductor, no para vigilarlo.

Los ejemplos incluyen:

• resolver disputas con clientes rápidamente

• revisar incidentes poco claros sin buscar culpables

• formar a nuevos empleados usando clips cortos y relevantes

• Identificar zonas de riesgo en las rutas

Muchas empresas descubren que, una vez que los conductores perciben estas ventajas, están más abiertos a implementar cámaras en la flota. Algunos incluso solicitan ellos mismos la revisión de las grabaciones cuando necesitan aclaraciones. Esto es exactamente lo que sucede en Keskkonnahooldus Eesti, uno de nuestros clientes en Estonia:

“Ahora los conductores están tan acostumbrados a las cámaras que incluso piden a los gerentes que "revisen las cámaras" si tienen alguna pregunta,” – dice el representante de Keskkonnahooldus.

Si decides añadir nuevas funciones a tu sistema de videovigilancia, por ejemplo, activar funcionalidades ADAS o DMS, es importante revisar el propósito, el alcance y las reglas de retención de datos. Realizar comprobaciones periódicas te ayudará a garantizar que el sistema sigue alineado con las necesidades reales de la empresa y cumple con las buenas prácticas de privacidad.

1. Indica claramente el propósito de tratamiento de los datos obtenidos a través de las cámaras. Los conductores deben saber por qué se utilizan las cámaras y qué ventajas ofrece el sistema.
   
2. Graba solo lo necesario. Utiliza la menor cantidad posible de datos personales, esto es, los que sean estrictamente necesarios para el propósito definido.

3. Explica qué se almacena, dónde y quién puede acceder. Los conductores deben entender que se almacenan clips de eventos, no grabaciones continuas.

4. Documenta la base legal y realiza las evaluaciones de riesgo y de impacto. Mantén tu LIA, DPIA (si es necesario) y las reglas de retención en un solo lugar.

5. Comprueba los requisitos específicos de cada país. Algunas regiones tienen obligaciones adicionales para poder tratar las imágenes con fines de control laboral.

6. Revisa la configuración periódicamente. Confirma que la configuración de las cámaras, los periodos de retención definidos y las normas de acceso siguen ajustándose a las necesidades reales.

La confianza nace de la claridad: por qué se utilizan las cámaras, qué datos registran, cuánto tiempo se almacenan y quién puede acceder a ellos.

Mientras que tu papel es actuar como un controlador de datos responsable, Mapon está aquí para ayudarte a elegir el sistema de cámaras adecuado para tu flota. Ponte en contacto y estaremos encantados de guiarte!

Si tienes preguntas relacionadas con la privacidad, contacta a nuestro responsable de protección de datos en [email protected].

Estas recomendaciones no deben considerarse como una asesoría legal. Te animamos a revisar las obligaciones que se aplican a tu papel como controlador de datos y consultar a un especialista en protección de datos para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Mapon excluye toda responsabilidad en dicho sentido, incluyendo ante eventuales sanciones que los órganos y tribunales competentes pudiesen imponer a los clientes como consecuencia de un tratamiento inadecuado de los datos obtenidos a través de las cámaras instaladas en los vehículos del cliente.