Kaamerate kasutuselevõttu sõidukipargis nähakse sageli tundliku sammuna. Paljud ettevõtted muretsevad, et sõidukijuhid tunnevad end jälgitu või kontrollituna, justkui neid hinnatakse eemalt. Tegelikkuses ei tulene probleemid sageli tehnoloogiast endast, vaid sellest, kuidas see kasutusele võetakse.

See artikkel kirjeldab praktilist, privaatsust esikohale seadvat lähenemist sõidukipargi kaamerate juurutamisele – lähenemist, mis toetab ohutust ja tõhusust ilma suhteid kahjustamata.

Kui kasutad sõidukipargi kaameraid ettevõttena:

• tegutsed sa andmete vastutava töötlejana, otsustades, miks ja kuidas jälgitakse;
• andmesubjektid on sinu sõidukijuhid ning ka teised isikud, näiteks reisijad ja kolmandate osapoolte sõidukijuhtid;
• Mapon on andmete volitatud töötleja, pakkudes tehnilist lahendust ja töödeldes andmeid sinu nimel.

See eristus aitab selgitada, kes vastutab milliste otsuste eest.

Ettevõtted tuginevad tavaliselt oma õigustatud huvile kui õiguslikule alusele kaamerate kasutamiseks.

See alus nõuab huvide tasakaalu dokumenteerimist: ettevõtte vajadus turvalisuse ja operatiivsuse järele versus sõidukijuhi privaatsuse ootused.

Seega, esimene asi, mida pead tegema, on töötlemise seadusliku aluse määramine.

Enamik kliente tugineb GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkti f alusel õigustatud huvile. Kui teed sama, kasuta Andmekaitse Inspektsiooni juhiseid ja/või GDPR-i kohast andmekaitsealast mõjuhinnangut (DPIA), et hinnata kaamerate kasutamise vajadust.

Protsessi toetamiseks saad vajaduse korral küsida oma müügijuhilt Maponi andmetöötluse ja turvalisuse ülevaate koopiat.

• Jälgimise eesmärk.

• Miks ei saa eesmärki saavutada vähem pealetükkival viisil.

• Milliseid andmeid sa kogud ja kui kauaks.

• Kuidas kaitstakse sõidukijuhtide õigusi.

Lühike näitesituatsioon

• Eesmärk: sõidukijuhtumite uurimine.

• Vajadus: väljapoole suunatud kaamerad annavad asjakohaseid fakte.

• Kaitsemeetmed: ilma helita, piiratud säilitamine, piiratud ligipääs.

See näitab, kuidas jälgimine toetab turvalisust ilma tarbetu pealetükkivuseta. Selline õigustatud huvi oleks tavaliselt kooskõlas andmekaitse seaduste ja määrustega, mis tunnustavad teatud jälgimistegevusi kui see on õigustatud, vajalik organisatsiooni varade, personali turvalisuse ja avaliku ohutuse kaitsmiseks.

Andmekaitse mõjuhinnang (DPIA) on privaatsusriskide hindamine, mis on vajalik, kui andmetöötlust võib pidada suure riskiga tegevuseks (nt pidev töötajate jälgimine). Samas õigustatud huvi hindamine (LIA) on vajalik igal juhul, kui töötlemise õiguslik alus on õigustatud huvi. Need dokumendid võivad teineteist täiendada.

DPIA hõlmab tavaliselt:

• jälgimistegevuse kirjeldust,

• vajaduse ja proportsionaalsuse hindamist,

• võimalike riskide tuvastamist,

• meetmeid, mis vähendavad või ennetavad neid riske.

Kui sinu ettevõte kasutab video-, asukohaandmeid või sõidukijuhtidega seotud hoiatusi, on DPIA sageli soovitatav.

Kui sinu ettevõte tegutseb mitmes riigis, vaata üle kohalikud privaatsuseeskirjad. Mõni riik (nt Saksamaa, Prantsusmaa) võib kehtestada lisanõudeid või konsultatsioonikohustusi töötajate esindajatega.

Enne kaamerate paigaldamist või aktiveerimist määratle, miks neid vaja on. Levinuimad põhjused:

• õnnetuste või napikate uurimine,

• ohutuse parandamine keerulistes keskkondades,

• väärtusliku varustuse kaitsmine,

• klientide teatatud konkreetsete juhtumite ülevaatamine.

Selgus selles etapis aitab kindlaks teha, milliseid kaameraid kasutada, milliseid andmeid koguda ja kui kaua neid säilitada. Vaikimisi salvestatakse salvestatud videoüritused Maponi platvormil kliendi määratud ajaks.

Vastutustundlik konfiguratsioon vähendab muresid juba algusest peale.

Vali võimaluse korral väljapoole suunatud kaamerad. Need aitavad juhtumite analüüsimisel ilma sõidukijuhti filmimata. Sõidukijuhi poole suunatud kaameraid kasuta ainult siis, kui need vastavad eesmärgile ja ettevõte on selgelt teavitanud, miks neid on vaja.

Heli salvestamine ei ole tavaliselt vajalik turvalisuse või juhtumite analüüsimiseks. Paljud ettevõtted keelavad selle täielikult, et vältida probleeme.

Säilita kaadreid ainult nii kaua, kui see on määratud eesmärgi jaoks vajalik. Selgita töötajatele, et kuigi Maponi kaamerad võimaldavad reaalajas vaatamist, salvestab platvorm ainult konkreetseid sündmuste salvestisi – olukorrad, mis on märgitud riskantse sõidukäitumise või juhtumitena.

Selgita:

• kaamerate eesmärki;

• salvestatud andmete tüüpe;

• kui kaua andmeid säilitatakse;

• kes pääseb andmetele ligi;

• kuhu küsimuste korral pöörduda.

Jaga seda teavet sõidukijuhtide ja teiste töötajatega enne kaamerate aktiveerimist.

Paigalda lihtne kleebis, mis näitab, et videovalve on aktiivne. See tagab, et kõik on informeeritud. Sinu Maponi müügijuht annab sulle trükimallid.

Sõidukijuhtidele valmistavad vähem muret kaamerad ja rohkem see, kes saab kaadreid vaadata.

Määra:

• millistel ettevõtte rollidel on juurdepääs videokirjetele;

• millal kaadreid võib üle vaadata;

• kuidas juurdepääs logitakse.

Juurdepääsu andmine vaid väikesele, koolitatud grupile ja selle eelnev selgitamine annab sõidukijuhtidele kindlustunde.

Kaamerasüsteemid toimivad kõige paremini, kui need abistavad sõidukijuhte, mitte ei jälgi neid vaikimisi.

Näited hõlmavad:

• kliendivaidluste kiiret lahendamist;

• ebaselgete juhtumite ülevaatamist ilma süüdistusteta;

• uute töötajate koolitamist lühikeste, asjakohaste klippidega;

• riskantsete alade tuvastamist marsruutidel.

Paljud ettevõtted leiavad, et kui juhid näevad neid eeliseid, on nad avatumad sõidukiparkide kaamerate kasutuselevõtule. Mõni isegi palub ise videoülevaateid, kui vajab selgitusi. Just see juhtub ühe meie kliendiga Keskkonnahooldus Eestis.

„Nüüd on sõidukijuhid kaameratega nii harjunud, et nad küsivad ise halduritelt kaamerate kontrollimist, kui neil on küsimusi,” ütleb Keskkonnahoolduse esindaja.

Enamik muresid tuleneb ebakindlusest. Vasta enne kasutuselevõttu neile küsimustele.

• Kas keegi jälgib kaadreid reaalajas?

• Kas vestlusi salvestatakse?

• Kaua videoid säilitatakse?

• Kas kaadreid saab kasutada mitteseotud ülesanneteks?

• Kellel täpselt videotele juurdepääs on?

Selged, ausad vastused on sageli tõhusamad kui pikad tehnilised seletused.

Kui otsustad videovalvesüsteemile uusi funktsioone lisada (nt aktiveerida ADAS-i või DMS-i funktsionaalsuse), peaksid üle vaatama eesmärgi, ulatuse ja säilitamise reeglid. Regulaarne kontroll aitab tagada, et süsteem vastab sisemistele ootustele ja järgib häid privaatsustavasid.

1. Selgita eesmärki arusaadavalt. Sõidukijuhid peaksid teadma, miks kaameraid kasutatakse ja millist kasu süsteem pakub.

2. Salvesta ainult vajalik. Kasuta kõige väiksemat andmemahtu, mis toetab määratud eesmärki.

3. Selgita, mida salvestatakse ja kellel on juurdepääs. Sõidukijuhid peaksid mõistma, et salvestatakse vaid sündmuste klippe.

4. Dokumenteeri õiguslik alus ja riskihinnangud. Hoia LIA, DPIA (kui vajalik) ja säilitamiseeskirjad ühes kohas.

5. Kontrolli riigispetsiifilisi nõudeid. Mõnes piirkonnas on töökohajärelevalve jaoks lisakohustused.

6. Vaata seaded regulaarselt üle. Veendu, et kaamera konfiguratsioon, säilitamine ja juurdepääsureeglid vastavad endiselt tegelikele vajadustele.

Usaldus tuleneb selgusest: miks kaameraid kasutatakse, milliseid andmeid need salvestavad, kui kaua neid hoitakse ja kellel on neile juurdepääs.

Kuigi sinu roll on tegutseda vastutustundliku andmetöötlejana, on Mapon siin, et aidata valida sinu sõidukipargi jaoks sobiv kaamerasüsteem. Võta ühendust ja me aitame hea meelega!

Kui sul on privaatsusega seotud küsimusi, võta ühendust meie andmekaitseametnikuga aadressil [email protected]

Neid soovitusi ei tohiks käsitleda kui juriidilist nõu. Soovitame üle vaadata kohustused, mis kehtivad sinu rollile andmetöötlejana, ja konsulteerida andmekaitse spetsialistiga, et tagada vastavus kehtivatele seadustele ning määrustele.