Kameru ieviešana autoparkā bieži tiek uzskatīta par jutīgu soli. Daudzos uzņēmumos ir bažas, ka darbinieki jutīsies novēroti, vērtēti vai kontrolēti. Praksē problēmas reti rodas no pašas tehnoloģijas. Tās rodas no to nepārdomātas ieviešanas.

Šajā rakstā piedāvājam praktisku pieeju autoparka kameru ieviešanai, kas prioritizē privātumu, atbalsta drošību un efektivitāti, kā arī veicina savstarpēju sapratni.

Izmantojot autoparka kameras:

• Kā uzņēmums, kas izmanto autoparka kameras, tu darbojies kā datu pārzinis, nosakot kā un kāpēc notiek monitorings.

• Tavi šoferi, kā arī citas personas (piemēram, pasažieri un citu transportlīdzekļu vadītāji), ir datu subjekti.

• Mapon ir datu apstrādātājs, nodrošinot tehnisko risinājumu un apstrādājot datus tavā vārdā.

Šis palīdz saprast, kurš ir atbildīgs par konkrētiem lēmumiem.

Uzņēmumi parasti paļaujas uz savu leģitīmo interesi kā juridisko pamatu kameru izmantošanai.

Šis pamats prasa interešu līdzsvara dokumentēšanu – uzņēmuma vajadzība pēc drošības un vispārējās darbības vajadzībām pret autovadītāju privātumu.

Tātad vispirms ir jāidentificē savu likumīgo pamatu personas datu apstrādei.

Lielākā daļa klientu paļaujas uz leģitīmo interesi, kas noteikta Vispārējās Datu Aizsardzības Regulas jeb GDPR 6(1)(f) pantā. Ja šis ir arī tavs gadījums, izmanto Datu valsts inspekcijas iekšējo dokumentu paraugus, kā arī Datu valsts inspekcijas vadlīnijas "Novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību", kas palīdzēs saprast, kad un kā veikt novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību.

Lai atvieglotu šo procesu, vari palūgt Mapon datu apstrādes un drošības pārskatu no sava klientu menedžera.

• Uzraudzības mērķis.

• Skaidrojums, kāpēc mērķi nevar sasniegt mazāk ierobežojošā veidā.

• Kādi dati tiks ievākti un cik ilgi glabāti.

• Kā tiks aizsargātas autovadītāju tiesības.

Īss piemērs:

• Mērķis: atgadījumu izmeklēšana.

• Nepieciešamība: uz ceļu vērstas kameras nodrošina atbilstošus faktus.

• Aizsardzības pasākumi: nav audio, ierobežots uzglabāšanas laiks, ierobežota piekļuve video ierakstiem.

Tas parāda, kā uzraudzība atbalsta drošību bez liekas iejaukšanās. Šādas leģitīmas intereses parasti tiek uzskatītas par atbilstošām datu aizsardzības likumu prasībām, kas atzīst noteiktas uzraudzības darbības par pieļaujamām gadījumos, kad tās ir nepieciešamas organizācijas aktīvu, personāla un sabiedrības drošības nodrošināšanai.

Datu aizsardzības ietekmes novērtējums (DPIA) ir privātuma riska novērtējums, kas ir nepieciešams, ja datu apstrādes darbība var tikt uzskatīta par augsta riska (piemēram, nepārtraukta uzraudzība vai darbinieku uzraudzība), savukārt pamatoto interešu novērtējums (LIA) ir nepieciešams jebkurā gadījumā, kad apstrādes darbības juridiskais pamats ir leģitīma interese. Šie dokumenti var papildināt viens otru.

DPIA parasti ietver:

• uzraudzības darbības aprakstu,

• nepieciešamības un proporcionalitātes novērtējumu,

• iespējamo risku identificēšanu,

• pasākumus, kas samazina vai novērš šos riskus.

Ja tavs uzņēmums izmanto video, atrašanās vietas datus vai ar autovadītāju darbību saistītus brīdinājumus, tiek ieteikts veikt DPIA.

Ja tavs uzņēmums darbojas vairākās valstīs, pārskati arī konkrēto valstu nacionālos privātuma noteikumus. Dažas valstis (piemēram, Vācija, Francija) var noteikt papildu prasības vai pienākumu konsultēties ar darbinieku pārstāvjiem.

Pirms kameru uzstādīšanas vai aktivizēšanas definē, kāpēc tās ir nepieciešamas. Biežākie iemesli ir:

• negadījumu vai potenciālu sadursmju izmeklēšana,

• drošības uzlabošana sarežģītās vidēs,

• vērtīgu iekārtu aizsardzība,

• specifisku gadījumu izskatīšana, par ko ziņojuši klienti.

Skaidrība šajā posmā palīdz noteikt, kuras kameras izmantot, kādus datus vākt un cik ilgi tos uzglabāt. Pēc noklusējuma, Mapon platformā saglabātie video tiek glabāti tik ilgi, cik klients pats ir noteicis iestatījumos.

Atbildīga konfigurācija samazina bažas jau sākumā.

Izvēlieties kameras, kas ir vērstas uz ceļu, kad iespējams. Tās palīdz analizēt incidentus, nefilmējot vadītāju. Izmantojiet kameras, kas vērstas uz autovadītāju, tikai tad, ja tas atbilst mērķim, un uzņēmums ir skaidri izskaidrojis, kāpēc tās ir vajadzīgas.

Skaņas ierakstīšana parasti nav nepieciešama drošībai vai atgadījumu analīzei. Daudzi uzņēmumi to bieži vienkārši atslēdz, lai izvairītos no liekām problēmām nākotnē.

Saglabā ierakstus tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams noteiktajam mērķim. Paskaidro darbiniekiem, ka, lai gan Mapon kameras ļauj skatīties tiešraidi, platforma saglabā tikai konkrētu notikumu ierakstus – situācijas, kas apzīmētas kā riskanta braukšana vai atgadījumi.

Izskaidro:

• Kameru izmantošanas mērķi;

• Ierakstīto datu veidus;

• Cik ilgi dati tiks glabāti;

• Kurš tiem var piekļūt;

• Pie kā vērsties neskaidrību gadījumā.

Nodod šo informāciju autovadītājiem un citiem darbiniekiem pirms kameru aktivizācijas.

Labi redzamā vietā izvieto uzlīmes, kas informē par video ierakstīšanu. Tas nodrošinās, ka visi autovadītāji ir informēti. Mapon peidāvā iepriekš sagatavotas uzlīmju veidnes. Tās vari jautāt savam Mapon klientu menedžerim.

Autovadītājus mazāk uztrauc pašas kameras, bet gan fakts, kurš skatīties ierakstus.

Skaidri nosaki:

• Kuriem darbiniekiem (amatiem) ir piekļuve video ierakstiem

• Kad ieraksti var tikt pārskatīti

• Kā tiek reģistrēta piekļuve

Piekļuves ierobežošana mazai, apmācītai grupai, un šo robežu atklāts skaidrojums pirms kameru ieviešanas, sniedz autovadītājiem pārliecību par viņu datu drošību.

Lielākā daļa bažu rodas no neskaidrības. Risiniet šos jautājumus pirms kameru ieviešanas:

• Vai kāds skatās ierakstus tiešraidē?

• Vai tiek ierakstītas sarunas?

• Cik ilgi video tiek glabāts?

• Vai ieraksti var tikt izmantoti ar darbu nesaistītiem uzdevumiem?

• Kurš konkrēti var piekļūt video materiāliem?

Skaidras, godīgas atbildes bieži ir efektīvākas par gariem tehniskiem skaidrojumiem.

Kameru sistēmas darbojas vislabāk, kad tiek izmantotas, lai palīdzētu autovadītājiem, nevis tikai monitorētu.

Piemēram:

• Ātri atrisināt klientu strīdus

• Pārskatīt neskaidrus atgadījumus, nemeklējot vainīgos

• Apmācīt jaunus darbiniekus, izmantojot īsus, atbilstošus klipus

• Identificēt riskantas vietas maršrutos.

Daudzi uzņēmumi atklāj, ka, saprotot šos ieguvumus, autovadītāji ir atvērtāki autoparka kameru ieviešanai. Daži pat paši pieprasa pārskatīt ierakstus, kad nepieciešama skaidrība. Tieši šādu situāciju piedzīvoja mūsu klients Igaunijā, Keskkonnahooldus Eesti:

“Tagad vadītāji ir tā pieraduši pie kamerām, ka paši lūdz vadītājiem “pārbaudīt ierekstus”, ja viņiem ir kādi jautājumi,” – saka Keskkonnahooldus pārstāvis.

Ja izlem pievienot jaunas funkcijas savai video uzraudzības sistēmai, piemēram, aktivizēt ADAS/DMS funkcionalitāti, tev vajadzētu pārskatīt mērķi, apjomu un uzglabāšanas noteikumus. Regulāras pārbaudes palīdz pārliecināties, ka sistēmas darbība atbilst iekšējām prasībām un privātuma aizsardzības labajai praksei.

1. Skaidri norādi mērķi. Autovadītājiem jāzina, kāpēc kameras tiek izmantotas un kādu labumu šī sistēma sniedz.

2. Ieraksti tikai to, kas ir nepieciešams. Izmantojiet minimālo datu apjomu, kas atbalsta noteikto mērķi.

3. Paskaidro, kas tiek saglabāts un kam ir piekļuve. Autovadītājiem jāsaprot, ka tiek saglabāti notikumu klipi, nevis pilni ieraksti.

4. Dokumentē juridisko pamatu un risku izvērtējumus. Glabā savu LIA, DPIA (ja nepieciešams) un ierakstu uzglabāšanas noteikumus vienuviet.

5. Pārbaudi katras valsts specifiskās prasības. Dažos reģionos ir papildu pienākumi darbavietas uzraudzībai.

6. Regulāri pārskati iestatījumus. Pārliecinies, vai kameru konfigurācija, uzglabāšanas un piekļuves noteikumi joprojām atbilst reālajām vajadzībām.

Uzticība rodas no skaidrības: kāpēc kameras tiek izmantotas, kādus datus tās ieraksta, cik ilgi tās tiek glabātas un kam ir piekļuve.

Lai gan rīkoties kā atbildīgam datu pārzinim ir katra uzņēmuma patstāvīgs uzdevums, Mapon ir gatavs palīdzēt izvēlēties piemērotāko kameras sistēmu tavam autoparkam. Sazinies ar mums, un mēs ar prieku tev paskaidrosim vairāk!

Ja tev ir jautājumi par privātumu, sazinies ar mūsu datu aizsardzības speciālistu pa e-pastu [email protected]

Šie ieteikumi nav uzskatāmi par juridisku padomu. Mēs aicinām tev pārskatīt pienākumus, kas attiecas uz tavu lomu kā datu pārzinim, un konsultēties ar datu aizsardzības speciālistu, lai nodrošinātu atbilstību piemērojamajiem likumiem un noteikumiem.