Vaizdo kamerų įdiegimas į autoparką dažnai laikomas gana jautriu žingsniu. Daugelis įmonių nerimauja, kad vairuotojai jausis stebimi, nuolat vertinami ar kontroliuojami. Praktikoje problemos retai kyla dėl pačios technologijos – dažniausiai jos atsiranda dėl to, kaip ši technologija pristatoma.

Šiame straipsnyje pateikiamas praktinis, privatumą akcentuojantis požiūris diegiant autoparko vaizdo kameras – toks, kuris užtikrina saugumą ir efektyvumą, nekenkiant vidiniams santykiams.

Naudojant autoparko vaizdo kameras:

• Jūs, kaip įmonė, naudojanti vaizdo autoparko kameras, veikiate kaip duomenų valdytojas, nuspręsdami, kodėl ir kaip vykdomas stebėjimas.

• Duomenų subjektais laikomi Jūsų vairuotojai, taip pat kiti asmenys, pavyzdžiui, keleiviai ir trečiųjų šalių transporto priemonių vairuotojai.

• Mapon yra duomenų tvarkytojas, teikiantis techninį sprendimą ir tvarkantis duomenis jūsų vardu.

Šie apibrėžimai padeda nustatyti, kas atsako už kokius sprendimus.

Įmonės dažniausiai remiasi savo teisėtu interesu kaip teisiniu pagrindu naudoti vaizdo kameras.

Šis pagrindas reikalauja dokumentuoto interesų subalansavimo – įmonės saugumo ir veiklos poreikių palyginimo su vairuotojo privatumo lūkesčiais.

Taigi pirmas dalykas, kurį turite padaryti – nustatyti savo teisėtą duomenų tvarkymo pagrindą.

Dauguma klientų remiasi teisėtu interesu pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktą. Jei darote tą patį, vadovaukitės Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos gairėmis ir (arba) BDAR poveikio duomenų apsaugai vertinimu, kad įvertintumėte vaizdo kamerų naudojimo poreikį.

Siekiant palengvinti šį procesą, taip pat galite paprašyti Mapon duomenų tvarkymo ir saugumo apžvalgos kopijos iš savo Mapon pardavimų vadybininko.

• Stebėsenos tikslą,

• Kodėl tikslas negali būti pasiektas mažiau invazišku būdu,

• Kokius duomenis rinksite ir kiek laiko juos saugosite,

• Kaip bus užtikrintos vairuotojų teisės.

Trumpas pavyzdys:

• Tikslas: incidentų tyrimas,

• Būtinybė: į išorę nukreiptos kameros pateikia atitinkamus faktus,

• Apsaugos priemonės: nėra garso įrašymo, ribotas duomenų saugojimo laikotarpis, ribota prieiga.

Tai parodo, kaip stebėjimas gali palaikyti saugumą be nereikalingo įsikišimo į privatumą. Toks teisėtas interesas paprastai atitinka duomenų apsaugos įstatymų ir reglamentų reikalavimus, kurie pripažįsta tam tikras stebėjimo veiklas kaip teisėtas, jei jos būtinos organizacijos turto, personalo saugumui ir viešajam saugumui užtikrinti.

Poveikio duomenų apsaugai vertinimas (PDAV) yra privatumo rizikos vertinimas, reikalingas, jei duomenų tvarkymo veikla gali būti laikoma aukštos rizikos (pavyzdžiui, nuolatinis stebėjimas ar darbuotojų stebėjimas). Tuo tarpu teisėto intereso vertinimas (TIV) yra būtinas kiekvienu atveju, kai teisinis duomenų tvarkymo pagrindas yra teisėtas interesas. Šie dokumentai gali vienas kitą papildyti.

• stebėjimo veiklos aprašymą,

• būtinybės ir proporcingumo vertinimą,

• galimų rizikų nustatymą,

• priemones, kurios sumažina ar užkerta kelią šioms rizikoms.

Jei jūsų įmonė naudoja vaizdo įrašus, vietos duomenis arba su vairuotojais susijusius įspėjimus, PDAV dažnai rekomenduojamas.

Jei jūsų įmonė veikia keliose šalyse, peržiūrėkite vietinius privatumo reglamentus. Kai kurios šalys (pvz., Vokietija, Prancūzija) gali nustatyti papildomus reikalavimus arba konsultavimo pareigas su darbuotojų atstovais.

Prieš įdiegiant ar aktyvuojant kameras, nustatykite, kodėl jos yra reikalingos. Dažniausios priežastys yra:

• nelaimingų atsitikimų ar vos išvengtų avarijų tyrimas,

• saugumo gerinimas sudėtingose aplinkose,

• vertingos įrangos apsauga,

• konkrečių incidentų peržiūra, apie kuriuos pranešė klientai.

Aiškumas šiame etape padeda nustatyti, kokias vaizdo kameras naudoti, kokius duomenis rinkti ir kiek laiko juos saugoti. Pagal nutylėjimą, išsaugoti vaizdo įrašų įvykiai saugomi Mapon platformoje kliento nustatytą laikotarpį.

Atsakinga konfigūracija nuo pat pradžių sumažina nerimą.

Jei įmanoma, rinkitės į išorę nukreiptas kameras. Jos padeda analizuoti įvykius, nefilmuodamos vairuotojo. Naudokite į vairuotoją nukreiptas kameras tik tada, kai jos atitinka tikslą ir kai įmonė aiškiai paaiškino, kodėl jų reikia.

Garso įrašymas paprastai nėra būtinas saugumui ar įvykių analizei. Daugelis įmonių šią funkciją visiškai išjungia, kad išvengtų papildomų rūpesčių.

Laikykite filmuotą medžiagą tik tiek, kiek reikalinga nustatytam tikslui. Paaiškinkite darbuotojams, kad nors Mapon kameros leidžia tiesioginį vaizdo stebėjimą, platforma išsaugo tik konkrečių įvykių įrašus – situacijas, pažymėtas kaip „rizikingas vairavimo elgesys“ arba „incidentai“.

Paaiškinkite:

• vaizdo kamerų paskirtį,

• įrašomų duomenų tipus,

• kiek laiko duomenys saugomi,

• kas turi prieigą prie jų,

• kur kreiptis su klausimais.

Pasidalinkite šia informacija su vairuotojais ir kitais darbuotojais prieš aktyvuojant kameras.

Užklijuokite paprastą lipduką, nurodantį, kad vyksta vaizdo įrašymas. Tai užtikrins, kad visi būtų informuoti. Jūsų Mapon pardavimų vadybininkas gali suteikti šablonus atsispausdinimui.

Vairuotojai labiau nerimauja ne dėl vaizdo kamerų, o kas gali peržiūrėti įrašus.

Apibrėžkite:

• kokie įmonės darbuotojai turi prieigą prie vaizdo įrašų,

• kada įrašai gali būti peržiūrimi,

• kaip prieiga yra registruojama.

Apribojus prieigą tik nedidelei ir apmokytai grupei žmonių bei viso to išankstinis paaiškinimas suteikia vairuotojams užtikrintumą ir ramybę.

Vaizdo kamerų sistemos geriausiai veikia tada, kai jos padeda vairuotojams, o ne tik stebi jų veiklą.

Pavyzdžiui:

• greitas klientų pretenzijų sprendimas,

• neaiškių incidentų peržiūra be jokių kaltinimų,

• naujų darbuotojų apmokymas naudojant trumpus, aktualius vaizdo įrašus,

• rizikingų maršrutų vietų nustatymas.

Daugelis įmonių pastebi, kad vairuotojai, pamatę šiuos privalumus, tampa atviresni kamerų įdiegimui autoparke. Kai kurie netgi patys prašo peržiūrėti filmuotą medžiagą, kai prireikia pagalbos ar paaiškinimų. Būtent apie tai pasakoja vienas iš mūsų klientų, Estijos įmonė Keskkonnahooldus Eesti:

„Dabar vairuotojai taip priprato prie kamerų, kad netgi patys prašo vadybininkų „pažiūrėti kamerų įrašus“, jei kyla kokių klausimų“, – sako Keskkonnahooldus atstovas.

Dauguma susirūpinimų kyla iš nežinojimo. Atsakykite į šiuos klausimus dar prieš diegdami kameras:

• Ar kas nors stebi vaizdo įrašus tiesiogiai?

• Ar įrašomi pokalbiai?

• Kiek laiko saugomi vaizdo įrašai?

• Ar vaizdo įrašai gali būti naudojami nesusijusioms užduotims?

• Kas konkrečiai gali peržiūrėti vaizdo įrašus?

Aiškūs ir sąžiningi atsakymai dažnai yra veiksmingesni nei ilgi techniniai paaiškinimai.

Jei nuspręsite prie savo vaizdo stebėjimo sistemos pridėti naujas funkcijas, pavyzdžiui, aktyvuoti ADAS/DMS funkcionalumą, turėtumėte iš naujo peržiūrėti tikslą, taikymo sritį ir saugojimo taisykles. Reguliarūs patikrinimai padeda užtikrinti, kad sistema išliktų suderinta su vidiniais lūkesčiais ir laikytųsi geros privatumo praktikos.

1. Aiškiai nurodykite tikslą. Vairuotojai turi žinoti, kodėl naudojamos kameros ir kokią naudą duoda ši sistema.

2. Filmuokite tik tai, kas būtina. Naudokite mažiausią duomenų kiekį, kuris palaiko jūsų apibrėžtą tikslą.

3. Paaiškinkite, kokie įrašai saugomi ir kas gali juos peržiūrėti. Vairuotojai turėtų suprasti, kad išsaugomi tik trumpi įvykių įrašai, o ne pilni vaizdo įrašai.

4. Dokumentuokite teisinį pagrindą ir rizikos vertinimus. Laikykite TIV, PDAV (jei reikia) ir duomenų saugojimo taisykles vienoje vietoje.

5. Patikrinkite konkrečius šalies reikalavimus. Kai kurie regionai kelia papildomus įsipareigojimus darbo vietos stebėjimui.

6. Reguliariai tikrinkite nustatymus. Patvirtinkite, kad kameros konfigūracija, saugojimo ir prieigos taisyklės vis dar atitinka realius poreikius.

Pasitikėjimas kyla iš aiškumo: kodėl naudojamos vaizdo kameros, kokius duomenis jos įrašo, kiek laiko jie yra saugomi ir kas gali prie jų prieiti.

Nors jūsų vaidmuo yra veikti kaip atsakingam duomenų valdytojui, Mapon yra čia tam, kad padėtų pasirinkti tinkamą vaizdo kamerų sistemą jūsų autoparkui. Susisiekite ir mes mielai jums padėsime!

Jei turite klausimų dėl privatumo, susisiekite su mūsų Duomenų apsaugos pareigūnu adresu [email protected]

Šios rekomendacijos neturėtų būti laikomos teisine konsultacija. Raginame peržiūrėti savo kaip duomenų valdytojo pareigas ir pasitarti su duomenų apsaugos specialistu, kad užtikrintumėte atitiktį taikomiems įstatymams ir taisyklėms.