Att införa kameror i en vagnpark ses ofta som ett känsligt steg. Många företag oroar sig för att förare ska känna sig övervakade, bedömda eller kontrollerade. I praktiken uppstår problemen sällan på grund av tekniken i sig. De uppstår i stället genom hur den introduceras.

Den här artikeln beskriver ett praktiskt, integritetsfokuserat arbetssätt för att införa fordonskameror – ett arbetssätt som främjar säkerhet och effektivitet utan att skada interna relationer.

När du använder fordonskameror gäller följande:

• Som företag som använder fordonskameror är du personuppgiftsansvarig och ansvarar för att fastställa varför och hur övervakningen sker.
• Dina förare samt andra personer, till exempel passagerare och förare av tredje parts fordon, är registrerade.
• Mapon är personuppgiftsbiträde och tillhandahåller den tekniska lösningen samt behandlar personuppgifter för din räkning.

Denna åtskillnad bidrar till att tydliggöra vem som ansvarar för vilka beslut.

Företag förlitar sig vanligtvis på sitt berättigade intresse som rättslig grund för att använda kameror.

Denna grund kräver en dokumenterad intresseavvägning – mellan företagets behov av säkerhet och verksamhetens krav å ena sidan och förarens förväntan på integritet å den andra.

Det första du behöver göra är därför att identifiera din lagliga grund för behandlingen.

De flesta kunder förlitar sig på berättigat intresse enligt artikel 6.1 f i GDPR. Om du gör detsamma bör du använda vägledning från Integritetsskyddsmyndigheten och/eller en mall för konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA) för att genomföra de bedömningar som krävs vid användning av kameror.

Mapons översikt över databehandling och säkerhet kan användas som stöd i processen. Din kontaktperson på Mapon kan tillhandahålla den.

• Syftet med övervakningen.

• Varför syftet inte kan uppnås på ett mindre ingripande sätt.

• Vilka uppgifter som samlas in och under hur lång tid.

• Hur förarnas rättigheter skyddas.

Ett kort exempel:

• Syfte: utreda incidenter.

• Nödvändighet: utåtriktade kameror ger relevanta fakta.

• Skyddsåtgärder: ingen ljudinspelning, begränsad lagringstid och begränsad åtkomst.

Detta visar hur övervakning kan bidra till ökad säkerhet utan onödigt intrång. Ett sådant berättigat intresse är normalt förenligt med kraven i dataskyddslagstiftningen, som erkänner vissa former av övervakning som legitima när det finns behov av att skydda organisationens tillgångar, personalens säkerhet och allmän säkerhet.

En konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA) är en bedömning av integritetsrisker som krävs när en personuppgiftsbehandling kan anses medföra hög risk, till exempel vid kontinuerlig övervakning eller övervakning av anställda. En intresseavvägning (LIA) krävs däremot i alla situationer där den rättsliga grunden för behandlingen är berättigat intresse. Dessa dokument kan komplettera varandra.

En DPIA omfattar vanligtvis:

• en beskrivning av övervakningsaktiviteten,

• en bedömning av nödvändighet och proportionalitet,

• identifiering av möjliga risker,

• åtgärder som minskar eller förhindrar dessa risker.

Om ditt företag använder video, platsdata eller förarrelaterade varningar rekommenderas ofta att genomföra en DPIA.

Om ditt företag är verksamt i flera länder bör lokala dataskyddsregler granskas. Vissa länder (t.ex. Tyskland och Frankrike) kan ställa ytterligare krav eller kräva samråd med arbetstagarrepresentanter.

Innan du installerar eller aktiverar kameror bör du tydligt definiera varför de behövs. Vanliga syften kan vara att:

• utreda olyckor eller tillbud,

• förbättra säkerheten i komplexa miljöer,

• skydda värdefull utrustning,

• granska specifika incidenter som rapporterats av kunder.

Tydlighet i detta skede hjälper till att avgöra vilka kameror som ska användas, vilka uppgifter som ska samlas in och hur länge de ska lagras. Som standard lagras inspelade videohändelser på Mapon-plattformen under den period som kunden har angett.

En ansvarsfull konfiguration minskar integritetsrelaterade farhågor redan från början.

Välj utåtriktade kameror när det är möjligt. Dessa möjliggör analys av incidenter utan att filma föraren. Förarvända kameror bör endast användas när de är förenliga med syftet och när företaget tydligt har kommunicerat varför de behövs.

Ljudinspelning är vanligtvis inte nödvändig för säkerhetsarbete eller incidentanalys. Många företag väljer därför att helt inaktivera ljudinspelning för att undvika integritetsrelaterade frågor.

Spara inspelat material endast så länge det behövs för det definierade ändamålet. Förklara för medarbetarna att även om Mapon-kameror möjliggör livevisning, sparar plattformen endast specifika händelseinspelningar – exempelvis situationer som har identifierats som riskabelt körbeteende eller faktiska incidenter.

Förklara:

• syftet med kamerorna

• vilka typer av uppgifter som registreras,

• hur länge uppgifterna sparas,

• vem som har tillgång till dem,

• vart frågor ska riktas.

Dela denna information med förarna och andra anställda innan kamerorna aktiveras.

Placera en enkel dekal som visar att videoinspelning pågår. Detta säkerställer att alla informeras. Din kontaktperson på Mapon kan tillhandahålla mallar för utskrift.

Förare oroar sig ofta mindre för kamerorna i sig och mer för vem som har tillgång till inspelat material.

Definiera:

• vilka roller inom företaget som har tillgång till videoinspelningar

• när inspelningar får granskas

• hur åtkomst loggas

Att begränsa åtkomsten till en mindre, utbildad grupp och att kommunicera detta i förväg skapar trygghet hos förarna.

Kamerasystem fungerar bäst när de används för att stödja förare, snarare än för att övervaka dem som standard.

Exempel på detta kan vara att:

• snabbt lösa kundtvister

• granska oklara incidenter utan att lägga skuld på enskilda

• utbilda nya medarbetare med hjälp av korta, relevanta klipp

• identifiera riskfyllda områden längs körsträckor.

Många företag upplever att när förare ser dessa fördelar blir de mer positiva till införandet av fordonskameror. Vissa ber till och med själva om att få granska inspelningar när de behöver förtydliganden. Detta är precis vad som har skett hos Keskkonnahooldus Eesti, en av våra kunder i Estland:

”Nu är förarna så vana vid kamerorna att de till och med själva ber cheferna att 'kolla kamerorna' om de har några frågor”, säger en representant för Keskkonnahooldus.

De flesta farhågor uppstår till följd av osäkerhet. Bemöt därför dessa frågor redan innan införandet:

• Tittar någon på materialet i realtid?

• Spelas samtal in?

• Hur länge lagras videomaterialet?

• Kan materialet användas för andra ändamål än de avsedda?

• Vem exakt har tillgång till videorna?

Tydliga och ärliga svar är ofta mer effektiva än långa tekniska förklaringar.

Om du väljer att lägga till nya funktioner i ditt videoövervakningssystem, till exempel genom att aktivera ADAS/DMS-funktionalitet, bör du se över syftet, omfattningen och lagringsreglerna. Regelbundna genomgångar bidrar till att säkerställa att systemet fortsätter att motsvara interna förväntningar och följer god praxis för integritetsskydd.

1. Ange syftet tydligt. Förare bör veta varför kameror används och vilken nytta systemet ger.

2. Samla endast in det som är nödvändigt. Använd den minsta mängd uppgifter som krävs för att uppfylla det definierade syftet.

3. Förklara vad som lagras och vem som har tillgång till det. Förare bör förstå att det är händelseklipp, inte fullständiga inspelningar, som sparas.

4. Dokumentera den rättsliga grunden och riskbedömningarna. Samla din intresseavvägning (LIA), konsekvensbedömning (DPIA) vid behov samt lagringsregler på ett och samma ställe.

5. Kontrollera landspecifika krav. Vissa regioner har ytterligare skyldigheter vid övervakning på arbetsplatsen.

6. Granska inställningarna regelbundet. Säkerställ att kamerakonfiguration, lagringstider och åtkomstregler fortsatt motsvarar faktiska behov.

Förtroende skapas genom tydlighet: varför kameror används, vilka uppgifter som registreras, hur länge de lagras och vem som har tillgång till dem.

Även om det är din roll att agera som personuppgiftsansvarig, finns Mapon här för att hjälpa dig välja rätt kamerasystem för din vagnpark. Kontakta oss så guidar vi dig gärna!

Om du har frågor kring integritet, kontakta vår dataskyddsombud på [email protected]

Dessa rekommendationer ska inte betraktas som juridisk rådgivning. Vi uppmuntrar dig att granska de skyldigheter som gäller för din roll som personuppgiftsansvarig och att vid behov konsultera en dataskyddsspecialist för att säkerställa efterlevnad av tillämpliga lagar och regler.