Tachografdatahantering är en integrerad del av de dagliga verksamheterna för transportföretag. Europeiska unionens regler fastställer hur länge förare får vara på vägen och när vila krävs.

För att säkerställa att myndigheterna kan övervaka efterlevnaden av dessa regler måste företag regelbundet ladda ner, lagra och kunna presentera tachografdata för de relevanta myndigheterna på begäran.

Dessa krav kan uppfyllas på olika sätt, men allt fler transportföretag väljer att automatisera denna process. Fortsätt läsa för att lära dig hur det lettiska transportföretaget SIA Paula-Š förbättrar sina flottprocesser genom digitalisering.

SIA Paula-Š är ett familjeägt transportföretag som sysslar med internationell godstransport, främst i de baltiska och skandinaviska länderna. Telematiklösningar är inget nytt för dem, men det tidigare systemet var ganska föråldrat och kunde inte längre uppfylla alla företagets krav.

"Vi fann kapaciteten hos Mapon- och Tachogram-systemen tilltalande - inte bara för att spåra fordon i realtid utan också för att övervaka, övervaka och analysera effektiviteten hos vagnparken och varje enskild förares verksamhet," säger företagets logistikspecialist, Ina Šumeiko.

Företaget hade också sin egen process för att ladda ner data från färdskrivare. För kortare resor laddades färdskrivarens data ner när föraren återvände till basen. Men när företaget regelbundet genomförde långa resor över Europa, var varje förare utrustad med både en kortläsare och ett extra företags färdskrivarkort för att ladda ner fordonsdata på vägen.

Processen fungerade, och förarna hanterade det ansvarsfullt. Så varför ändra på något som redan fungerade?

Inas svar är enkelt: "Vi ser det som ett steg framåt – det kommer att underlätta våra förares dagliga arbete, ta bort ansvaret för att ladda ner data i tid och låta oss eliminera onödiga företagskort."

Dessutom medförde den tidigare processen för att säkerställa regelefterlevnad ytterligare kostnader för företaget, eftersom varje förare behövde utrustas med ett företagskort och en avläsningsenhet.

Företagets färdskrivarkort i Lettland utfärdas av Vägtransportsdirektoratet och kostar 100 euro (ca 1 084 SEK) vardera, medan kortläsarna som köpts av företaget kostar cirka 350 euro (ca 3 794 SEK) styck. För tio förare är detta en investering på 4500 euro (ca 48 780 SEK).

Som Ina påpekar: "Om vi hade bytt till Mapons lösning för ett år sedan, under övergången till andra generationens smarta färdskrivare, hade vi inte behövt uppdatera färdskrivarens mjukvara, samt flera företagskort som gick ut vid den tiden."

Mapons lösning för fjärrnedladdning av färdskrivardata automatiserar datainsamlingen och eliminerar behovet av att manuellt ladda ner data med kortläsare. Dessutom kräver den endast ett företagskort för att fungera.

Företaget använder också Tachogram-plattformen för att underlätta hanteringen av förarnas arbets- och viloperioder. Även om Ina medger att Tachogram endast används då och då, är det mycket uppskattat av företagets förare.

"Tachogram är ett bekvämt sätt för förare att själva kontrollera om arbets- och viloschemat följs exakt."

Till exempel, om färdskrivaren har tagit hänsyn till en färjeresa eller om nattvila redan har börjat i hamnen. Ibland uppstår situationer där en förare går ombord på en färja under en paus, men av någon anledning uppfattar färdskrivaren det som starten på en ny arbetsdag och avbryter viloperioden.

Nu kan föraren titta på systemet och se hur färdskrivaren har tolkat informationen de angivit.

"Sammantaget gör det också arbetet enklare för förarna själva och ger dem en större känsla av trygghet," förklarar Ina.

Företaget har nyligen börjat använda Mapon- och Tachogram-plattformarna, men ser redan potentialen i dessa lösningar, och representanterna är optimistiska om deras framtida bidrag till det dagliga arbetet.

"Vår främsta förväntning är tidsbesparingar, möjligheten att kontrollera efterlevnaden av regler för förarens arbetstid och vilotid, samt möjligheten att gradvis eliminera skriftliga förarrapporter," säger Ina.

Automatiserad databehandling innebär mindre manuellt arbete för både förare och administration. Förarna behöver inte längre fylla i pappersrapporter, och kontorsarbetare behöver inte bearbeta och lagra pappersdokument. På detta sätt undviker företaget dubblering av arbete och kan fokusera på kärnuppgifter.

Som avslutning på samtalet tillägger Ina: "Dessutom, om vi någonsin skulle genomgå en företagsrevision, kommer all nödvändig information att vara lättillgänglig."

Om tachografhanteringsprocessen är ny för dig eller om du helt enkelt vill göra den mer effektivt, kontakta vårt team, så förklarar vi hur du kan säkerställa efterlevnad utan onödig huvudvärk!