Ajopiirturitietojen hallinta on olennainen osa kuljetusyritysten päivittäistä toimintaa. Euroopan unionin säädökset asettavat säännöt sille, kuinka pitkään kuljettajat saavat ajaa kerrallaan ja milloin lepo on pakollista.

Jotta viranomaiset voivat valvoa näiden säädösten noudattamista, yritysten on säännöllisesti ladattava, tallennettava ja pystyttävä esittämään ajopiirturitiedot asianomaisille viranomaisille pyynnöstä.

Nämä vaatimukset voidaan täyttää monin eri tavoin, mutta yhä useammat kuljetusyritykset valitsevat automatisoidun prosessin. Tässä artikkelissa kerromme, miten kuljetusalan asiakkaamme tehostaa arkeaan Mapon-ratkaisuilla.

Asiakkaamme SIA Paula-Š on perheomisteinen kuljetusyritys, joka harjoittaa kansainvälistä tavarankuljetusta pääasiassa Baltiassa ja Skandinaviassa. Heille telematiikkaratkaisut eivät ole uusi asia, mutta aiemmin käytössä ollut järjestelmä oli melko vanhentunut eikä enää pystynyt täyttämään kaikkia yrityksen vaatimuksia.

"Maponin ja Tachogramin järjestelmien ominaisuudet vaikuttivat houkuttelevilta. Ei vain ajoneuvojen reaaliaikaiseen seurantaan, vaan myös laajemmin kaluston ja jokaisen yksittäisen kuljettajan toiminnan valvontaan, seurantaan ja analysointiin", kertoo yrityksen logistiikkaspesialisti Ina Šumeiko.

Yrityksellä oli myös oma prosessi ajopiirturitietojen lataamiseen. Lyhyemmillä matkoilla ajopiirturitiedot ladattiin, kun kuljettaja palasi tukikohtaan. Silloin kun yritys teki säännöllisesti pitkiä matkoja ympäri Eurooppaa, jokaisella kuljettajalla oli matkassaan kortinlukija ja ylimääräinen yrityksen ajopiirturikortti, jotta hän pystyi lataamaan ajoneuvotiedot tien päällä.

Prosessi toimi, ja kuljettajat hoitivat sen vastuullisesti. Miksi he siis päättivät muuttaa jotain, mikä jo toimi?

Inan vastaus on yksinkertainen:

"Näemme sen askeleena eteenpäin. Se helpottaa kuljettajiemme päivittäistä työtä, poistaa stressin tietojen määräaikalatauksista ja mahdollistaa tarpeettomien yrityskorttien poistamisen."

Lisäksi heidän käyttämänsä aiempi toimintatapa vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi toi yritykselle lisäkustannuksia, sillä jokaisella kuljettajalla tuli olla yrityksen kortti ja lukulaite. 

Latviassa yrityksen ajopiirturikortit maksavat 100 euroa kappaleelta, kun taas yrityksen ostamat kortinlukijat maksavat noin 350 euroa kappaleelta. Kymmenelle kuljettajalle tämä on 4500 euron investointi.

Kuten Ina huomauttaa: "Jos olisimme siirtyneet Maponin ratkaisuun vuosi sitten, siirtyessämme toisen sukupolven älykkäisiin ajopiirtureihin, meidän ei olisi tarvinnut päivittää ajopiirturien lukijaohjelmistoa, eikä useita tuohon aikaan vanhentuneita yrityskorttejamme."

Maponin digipiirturin etäluku automatisoi tietojen lataukset ja poistaa tarpeen ladata tietoja manuaalisesti kortinlukijoilla. Lisäksi se vaatii vain yhden yrityskortin toimiakseen.

Yritys käyttää myös Tachogram-alustaa helpottaakseen kuljettajien työ- ja lepoaikojen hallintaa. Yrityksen kuljettajat arvostavat sitä paljon.

"Tachogram on kätevä tapa kuljettajille tarkistaa itse, noudatetaanko työ- ja lepoaikataulua tarkasti."

Kuljettajat voivat tsekata esimerkiksi, onko ajopiirturi huomioinut lauttamatkan tai onko yölepo alkanut jo satamassa. Joskus on tilanteita, joissa kuljettaja siirtyy laivaan tauon aikana, mutta jostain syystä ajopiirturi tulkitsee sen uuden työpäivän alkamiseksi ja keskeyttää lepoajan.

Nyt kuljettaja voi itse katsoa järjestelmästä, miten ajopiirturi on tulkinnut heidän syöttämänsä tiedot.

"Kaiken kaikkiaan se helpottaa myös kuljettajien työtä ja antaa heille suuremman turvallisuuden tunteen", Ina kertoo.

Vaikka yritys on alkanut käyttää Mapon- ja Tachogram-alustoja melko hiljattain, he näkevät jo nyt niiden potentiaalin ja uskovat niiden vaikuttavan positiivisesti päivittäiseen työhön myös jatkossa.

"Tärkeimmät odotuksemme on ajan säästö, kyky valvoa kuljettajan työ- ja lepoaikasääntöjen noudattamista ja mahdollisuus vähitellen poistaa käytöstä kirjalliset kuljettajaraportit", sanoo Ina.

Automaattinen tietojen keruu ja analyysi tarkoittaa vähemmän manuaalista työtä sekä kuljettajille että johdolle. Kuljettajien ei enää tarvitse täyttää paperiraportteja, eivätkä toimistotyöntekijät joudu käsittelemään ja säilyttämään paperisia dokumentteja. Näin yritys välttää työn päällekkäisyyksiä ja voi keskittyä yrityksen ydintehtäviin. 

Keskustelun päätteeksi Ina lisää vielä:

"Lisäksi, jos joudumme koskaan yritysauditointiin, kaikki tarvittavat tiedot ovat nyt helposti saatavilla."

Jos ajopiirturin hallintaprosessi on sinulle uutta tai haluat tehdä sen entistä tehokkaammin, ota yhteyttä tiimiimme! Kerromme, kuinka varmistat sääntöjen noudattamisen ilman turhaa säätöä ja päänsärkyä!