Tachograf-datahåndtering er en integreret del af den daglige drift for transportvirksomheder. EU-reglerne fastsætter regler for, hvor længe chauffører må være på vejen, og hvornår der kræves hvile.

For at sikre, at myndighederne kan overvåge overholdelsen af disse regler, skal virksomheder regelmæssigt downloade, gemme og kunne præsentere tachograf-data for de relevante myndigheder ved forespørgsel.

Disse krav kan opfyldes på forskellige måder, men flere og flere transportvirksomheder vælger at automatisere denne proces. Fortsæt med at læse for at lære, hvordan det lettiske transportselskab SIA Paula-Š forbedrer sine flådeprocesser gennem digitalisering.

SIA Paula-Š er et familieejet transportfirma, der beskæftiger sig med international godstransport, primært i de baltiske og skandinaviske lande. Telematikløsninger er ikke nye for dem, men det tidligere system var ret forældet og kunne ikke længere opfylde alle virksomhedens krav.

"Vi fandt kapaciteterne i Mapon- og Tachogram-systemerne tiltalende - ikke kun for at spore køretøjer i realtid, men også for generelt at overvåge, overse og analysere flådens og hver enkelt chaufførs effektivitet," siger virksomhedens logistikspecialist, Ina Šumeiko.

Virksomheden havde også sin egen proces til at downloade data fra tachografen. For kortere ture blev tachograf-data downloadet, når chaufføren vendte tilbage til basen. Men når virksomheden regelmæssigt foretog lange ture på tværs af Europa, blev hver chauffør udstyret med både en kortlæser og et ekstra firma tachograf-kort for at downloade køretøjsdata på vejen.

Processen fungerede, og chaufførerne håndterede det ansvarligt. Så hvorfor ændre noget, der allerede fungerede?

Ina's svar er enkelt: "Vi ser det som et skridt fremad – det vil lette vores chaufførers daglige arbejde, fjerne ansvaret for rettidige dataoverførsler, og give os mulighed for at eliminere unødvendige firmakort."

Desuden medførte den tidligere proces med at sikre overholdelse ekstra omkostninger for virksomheden, da hver chauffør skulle udstyres med et firmakort og en læseenhed.

Firmaers tachograf-kort i Letland udstedes af Vejenes Transportdirektorat og koster hver 100 euro (ca. 747 kr.), mens kortlæsere købt af virksomheden koster omkring 350 euro (ca. 2.615 kr.) stykket. For ti chauffører er dette en investering på 4500 euro (ca. 33.620 kr.).

Som Ina påpeger: "Hvis vi havde skiftet til Mapon-løsningen for et år siden, under overgangen til anden generations smarte tachografer, ville vi ikke have behøvet at opdatere tachograf-læserens software samt flere firmakort, der udløb på det tidspunkt."

Mapons fjerndownload af tachograf-data løsning automatiserer dataindsamling og eliminerer behovet for manuelt at hente data med kortlæsere. Desuden kræver det kun ét firmakort for at fungere.

Virksomheden bruger også Tachogram-platformen til at lette håndteringen af chaufførernes arbejds- og hvileperioder. Selvom Ina indrømmer, at Tachogram kun bruges fra tid til anden, er det højt værdsat af virksomhedens chauffører.

"Tachogram er en bekvem måde for chaufførerne selv at kontrollere, om arbejds- og hvileplanen bliver præcist fulgt."

For eksempel, om tachografen har taget højde for en færgetur, eller om nathvilen allerede er begyndt i havnen. Nogle gange opstår der situationer, hvor en chauffør går om bord på en færge under en pause, men af en eller anden grund opfatter tachografen det som starten på en ny arbejdsdag og afbryder hvileperioden.

Nu kan chaufføren se på systemet og se, hvordan tachografen har fortolket de indtastede oplysninger.

"Samlet set gør det også arbejdet lettere for chaufførerne selv og giver dem en større følelse af sikkerhed," forklarer Ina.

Virksomheden er begyndt at bruge Mapon- og Tachogram-platformene ret for nylig, men ser allerede potentialet i disse løsninger, og repræsentanterne er optimistiske med hensyn til deres fremtidige bidrag til det daglige arbejde.

"Vores hovedforventning er tidsbesparelser, muligheden for at kontrollere overholdelse af reglerne for chaufførers arbejds- og hviletider samt muligheden for gradvist at eliminere skriftlige chaufførrapporter," siger Ina.

Automatiseret datastyring betyder mindre manuelt arbejde for både chauffører og administration. Chaufførerne behøver ikke længere udfylde papirapporter, og kontorarbejdere behøver ikke at behandle og opbevare papirdokumenter. På denne måde undgår virksomheden dobbeltarbejde og kan fokusere på kerneopgaver.

Afslutningsvis tilføjer Ina: "Desuden, hvis vi nogensinde står over for en virksomhedsgennemgang, vil al nødvendig information være let tilgængelig."

Hvis processen med tachograf-håndtering er ny for dig, eller du blot ønsker at gøre den mere effektiv, kontakt vores team, og vi vil forklare, hvordan du sikrer overholdelse uden unødvendige hovedpiner!