Biroja darbu ir grūti iztēloties bez sapulcēm. Tās pat ir ienākušas popkultūrā, piemēram, pazīstamā seriāla The Office tēlam Maiklam Skotam ir paradums sasaukt visus darbiniekus uz spontānām, ilgām un nereti – bezjēdzīgām sapulcēm. Katrā jokā ir grauds patiesības – organizācijas, tostarp uzņēmumi, velta līdz pat 15% no kopējā darba laika sapulcēm. Tās var būt izkaisītas pa visu nedēļu un pa dažādiem dienas laikiem. 

Kāpēc tieši sapulču plānojums nedēļas ietvaros ir tik svarīgs? 

Iemesls ir vienkāršs – saraustīts grafiks neļauj darbiniekam pievērsties tā saucamajam deep work, jeb koncentrētam darbam. Šim terminam ir daudz definīciju, bet vienu no pilnīgākajām piedāvā grāmatas Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World autors Kels Ņūports (Cal Newport): 

profesionālas darbības, kas tiek paveiktas pilnīgas koncentrācijas stāvoklī, liekot sasniegt darbinieka kognitīvo spēju robežas. Šīs darbības rada pievienoto vērtību, uzlabo profesionālās iemaņas, un tās ir sarežģīti atkārtot. 

Vienkāršojot, runa ir par nepārtrauktu, intensīvu darbu, koncentrējoties uz vienu uzdevumu, kuru nevar paveikt, ja paralēli pievēršas citām lietām. Kā pretstatu Ņūports norāda jēdzienu shallow work, jeb nekoncentrēto darbu – visu, ko cilvēks var darīt bez lielas mentālas piepūles. Šāds darbs neļauj indivīdam ieraudzīt likumsakarības un veltīt laiku lielajām idejām; ne velti plaši tiražēts ir stāsts par Microsoft līdzdibinātāju Bilu Geitsu (Bill Gates), kurš ik gadu vairākas nedēļas devās uz nomaļu vietu, lai vientulībā nodotos pārdomām un radītu pasauli mainošas inovācijas.

Mapon komanda secināja, ka, pat ja kopējais sapulcēs pavadītais laiks netraucē sasniegt optimālo koncentrētā darba daudzumu dienā (2-4h), to plānojums nedēļas griezumā var ietekmēt darbinieka iespējas uzsākt deep work. Attiecīgi, pērn tika uzsākts eksperiments – bezsapulču ceturtdienas. Princips ir tieši tik vienkāršs – ceturtdienās ikviens, tostarp uzņēmuma valde, cenšas neplānot un nepiedalīties jebkāda veida sapulcēs, tā vietā koncentrējoties uz fokusētu, nepārtrauktu darbu. Tagad, kad pagājis pietiekami ilgs laiks – pusgads -, varam veikt secinājumus par šīs iniciatīvas rezultātiem un lietderīgumu. Tos iegūt palīdzēja kopējā darbinieku aptauja un sarunas ar kolēģiem dažādās komandās un amatos.

Apmēram pusgadu pēc iniciatīvas ieviešanas rīkojām aptauju visiem Latvijas komandas darbiniekiem ar mērķi noskaidrot interesi un apmierinātību ar bezsapulču ceturtdienām. Rezultāti bija pārliecinoši – 84,6% darbinieku bezsapulču ceturtdienas novērtējuši ar četrām vai piecām ballēm skalā no viens līdz pieci . Tikpat liels procents uzskata, ka tradīciju vajadzētu turpināt. 

Pozitīvajai attieksmei pamatā ir viens galvenais ieguvums – iespēja netraucēti strādāt, ko norādījuši 69.2% respondentu, savukārt 15.4% uzskata, ka svarīgs ieguvums ir arī iespēja ikvienam, tostarp vadītājiem, paveikt praktiskus, sarežģītus darbus, kuriem ikdienā var aptrūkties laika, nevis organizēt, vadīt, un apmeklēt sapulces. 

Vienlaikus, iezīmējās arī potenciāli izaicinājumi. Vairākās atvērtajās atbildēs minēts, ka reizēm nav citu variantu, kā vien ieplānot sapulci ceturtdienā – vai nu pārējās dienas ir aizņemtas, vai arī ir jāpielāgojas klientiem un partneriem ārpus uzņēmuma. Nav viegli tādos brīžos atteikt tikšanos tikai principa dēļ. Tāpat reizēm mazāks pieejamo dienu skaits mēdz novest pie lielāka sapulču skaita citās dienās, ko darbinieki dažreiz dēvē par, piemēram, sapulču trešdienu. 

Vēl vienu interesantu tendenci atklāj jautājums par to, cik bieži respondents izmanto bezsapulču ceturtdienas. Atbildi katru nedēļu sniedza 53.8% aptaujāto – tas saistīts gan ar minētajiem izaicinājumiem, gan citiem faktoriem, kurus centāmies noskaidrot, uzrunājot atsevišķus kolēģus dažādos amatos un komandās.   

Atbildi uz jautājumu, kāpēc ne visi izmanto bezsapulču ceturtdienas, iegūt nebija sarežģīti, un tā ir šāda – daudziem Mapon darbiniekiem iniciatīva gluži vienkārši nav aktuāla. Tiem, kuri neatrodas projektu vadības vai augstākā līmeņa vadības amatos, ikdienā nav jāpiedalās daudzās sapulcēs, kas ļauj pievērsties koncentrētam darbam teju jebkurā laikā. Piemēram, video satura mārketinga speciāliste Diāna skaidro, ka mārketinga komanda katru dienu īsi pārrunā darāmos darbus, un tā viņai ir vienīgā regulārā sapulce. Līdzīgi atbild arī testētāju komandas pārstāve Sjuzanna – izņemot ikrīta stand up, viņa pārējo dienas laiku var droši veltīt testēšanai. 

Mapon komanda ļoti novērtē to, ka nav jāpiedalās liekās sapulcēs. Arī pašam uzņēmumam tas nozīmē labāku darbinieku produktivitāti.

Līdz ar to ir skaidrs, ka iniciatīva visvairāk noder kolēģiem dažādos vadības amatos. Tam piekrīt Krišjānis, kura pārvaldībā ir mobilo lietotņu izstrādes un dizaina komanda. Viņš atzīmē, ka nedēļā piedalās 8 līdz 12 sapulcēs, neskaitot t.s. ikdienas komandu statusu pārrunāšanu. 

Sākoties bezsapulču ceturtdienām, radās iespēja veselu dienu veltīt vienam lielam uzdevumam, kas iepriekš izdevās reti. Lai vēl vairāk samazinātu traucējumu apjomu, Krišjānis izvēlas šajā dienā strādāt no mājām un izslēdz saziņas lietotņu paziņojumus – rezultāts ir patiesi efektīvs deep work. Vaicāts, vai dienas izbrīvēšana nenoved pie sapulču uzkrāšanās citās dienās, viņš atbild, ka tā notiek, bet tas pat esot pozitīvi, jo ir iespējams vienā rāvienā izrunāt plānus, saņemt piekrišanu darbu uzsākšanai, u. tml. 

Sapulču uzkrāšanos citā gaismā redz Mapon filiāļu vadītājs Armands, kura darba specifika bieži ietver saziņu ar personām ārpus uzņēmuma, no citām valstīm un laika zonām. Viņš uzsver, ka otrdienas, trešdienas un ceturtdienas ir tā saucamās pārdošanas dienas, kad klienti, sadarbības partneri un trešās puses ir visaktīvākās sapulču kontekstā, savukārt piektdienās notiek nedēļas darbu apkopošana, bet pirmdienās vēl jāieiet ritmā pēc nedēļas nogales. Attiecīgi, bezsapulču ceturtdienām mēdz būt ierobežota efektivitāte. 

Tomēr, līdzīgi kā Krišjānis, arī Armands atzīmē, ka saziņas lietotnes ceturtdienās ir kļuvušas klusākas, un ir jūtams mazāks sapulču spiediens no Latvijas kolēģiem. Tas viņam ļauj ilgāku laika periodu pievērsties intensīvam darbam, piemēram, iedziļināties atskaitēs, aprēķinos un datu analīzē.

Apkopojot aptaujas datus un runājot ar kolēģiem, nostiprinājās uzskats, ka eksperiments kopumā ir izdevies. Galveno mērķi – izbrīvēt laiku deep work veikšanai – kā sasniegtu norādīja absolūtais vairākums uzņēmuma darbinieku. Lai gan dažreiz bezsapulču ceturtdienas izraisa sapulču pieaugumu citās dienās, to atsver iegūtā iespēja netraucēti pievērsties sarežģītiem uzdevumiem. Turklāt komanda ņem vērā un respektē šo iniciatīvu – atliek vien to turpināt!

 Ja arī tu augstu vērtē iespēju pievērsties deep work un piedalīties tikai tajās sapulcēs, kur patiesi nepieciešama tava klātbūtne, piesakies kādai no mūsu aktuālajām vakancēm!