В автопарке лесозаготовительной компании Meža Enerģija более 25 единиц техники: лесовозы, дробилки, харвестеры, экскаваторы, форвардеры и легковые автомобили. Каждый день они работают на объектах по всей Латвии.

Когда в компании было около десяти сотрудников, многие рабочие вопросы решались с помощью телефонных звонков и записей. Но по мере роста команды почти до 50 человек стало понятно, что ручной обмен информацией больше не работает. Он отнимает слишком много времени и усложняет ежедневную работу.

Сегодня Meža Enerģija использует сразу несколько решений Mapon: GPS-мониторинг, камеры для автопарка, интеграцию топливных карт, цифровые осмотры техники и мобильные приложения. Технический директор компании Ралфс Озолиньш рассказывает, как эти инструменты помогают экономить время, повысить прозрачность процессов и упростить повседневную работу.

При управлении автопарком основное внимание обычно уделяют крупным вопросам: расходу топлива, ремонту техники или планированию маршрутов. Но не меньше времени каждый день уходит на небольшие административные задачи.

«Для водителя один звонок из офиса занимает пять минут. А для сотрудников офиса это уже сотни таких пяти минут», говорит Ралфс.

Каждый день нужно проверять данные по топливу, контролировать работу техники, разбираться, почему транспортное средство долго работает на холостом ходу, распределять задания и отвечать на вопросы сотрудников. Даже несколько звонков в день, чтобы что-то уточнить или согласовать, в итоге превращаются в часы потерянного времени.

«Со временем я понял, что без Mapon такие мелкие задачи могут занимать несколько часов каждый день. Сейчас это время удается экономить», говорит Ралфс.

Раньше учёт топлива был одной из самых трудоёмких административных задач в компании.

До подключения интеграции топливных карт водители Meža Enerģija после каждой заправки вручную вносили данные во внутреннюю систему компании. Если кто-то забывал это сделать или ошибался при вводе, возникали расхождения, которые потом приходилось выяснять.

«Водитель заправился, потом заходил в нашу систему и вручную вводил количество литров. Если забывал, звонил мне: "Ралфс, я не внес данные". Потом бухгалтерия спрашивала, почему цифры не сходятся», вспоминает Ралфс.

После подключения топливных карт Neste к платформе Mapon ручной ввод больше не нужен. Все данные о заправках автоматически поступают в систему.

Кроме того, Meža Enerģija использует виртуальные объекты для учёта топлива, которое закупается для резервуаров и бочек, а затем используется для заправки лесозаготовительной техники. Это позволяет в одной системе контролировать как заправки транспорта, так и расход топлива из собственных запасов.

«Сейчас проверка данных занимает около пяти минут в день. И самое главное - цифры наконец совпадают», говорит Ралфс.

На технике Meža Enerģija установлены камеры переднего и заднего вида. Хотя компании пока не приходилось использовать записи при расследовании серьёзных происшествий, камеры автопарка уже помогают экономить время в ежедневной работе.

Например, если в платформе видно, что техника долго работает на холостом ходу, сотрудникам офиса не нужно сразу звонить оператору. Достаточно подключиться к видеотрансляции и посмотреть, что происходит на объекте.

«Я открываю платформу Mapon, вижу, что техника работает на холостом ходу. Подключаюсь к камере и смотрю, что происходит. Например, оператор загружает древесину или смазывает трактор. Мне не нужно звонить и выяснять, почему двигатель работает на холостом ходу», рассказывает Ралфс.

Такие ситуации возникают регулярно. Камеры позволяют быстро понять, что происходит на объекте, и при необходимости сразу отреагировать. А если видно, что человек просто выполняет свою работу, его не приходится отвлекать.

«Если вижу, что человек работает, значит, не мешаю ему», говорит Ралфс.

В результате экономится время и сотрудников офиса, и операторов техники.

В ежедневной работе Meža Enerģija также использует приложения Mapon Driver и Mapon Manager. Через них сотрудники получают задания, инструкции и другую информацию, необходимую для работы.

«В приложении Mapon Driver все сотрудники распределены по командам. Там они получают задания и инструкции. Вся рабочая коммуникация собрана в одном месте», рассказывает Ралфс.

Сначала в приложении каждый сотрудник видел всю технику компании. Но вскоре стало понятно, что такой подход только отвлекает.

«Экскаваторщик сел обедать, увидел, где сейчас работает оператор дробилки, и сразу начинается: "А что ты там делаешь?"», смеётся Ралфс.

Поэтому сотрудников разделили на отдельные группы. Теперь каждая команда видит только ту информацию, которая относится к её работе. Это упрощает общение, избавляет от лишних вопросов и помогает сосредоточиться на своих задачах.

Ещё одно решение, которое Meža Enerģija использует каждый день, это цифровые проверки техники.

Перед началом работы или при передаче смены сотрудники заполняют электронные чек-листы, отмечая основные технические параметры: исправность освещения, уровень масла, показания одометра и другие важные пункты.

Поначалу нововведение понравилось не всем.

«Сотрудники постарше не понимали: зачем вся эта бюрократия? Зачем мне что-то нажимать в приложении? Я и так знаю, что с моей машиной не так», вспоминает Ралфс.

Но вскоре стало ясно, что такие проверки нужны не только водителям и операторам техники. Они позволяют сотрудникам, которые отвечают за ремонт и обслуживание, сразу получать информацию о неисправностях, заранее заказывать запчасти и планировать работы.

«Водитель знает, что случилось с техникой. Но мы не можем быть рядом с каждым. Если он отмечает проблему в приложении Mapon Driver, мы сразу её видим, можем заказать нужные детали и подготовиться к ремонту ещё до того, как техника вернётся на базу», объясняет Ралфс.

В итоге становится меньше телефонных звонков, недоразумений и задержек, а возникающие проблемы удаётся решать гораздо быстрее.

По словам Ралфса, самая сложная часть внедрения новых технологий - это не сама система, а период, когда людям приходится менять привычный способ работы.

По его опыту, важно не просто внедрить новый инструмент, а объяснить сотрудникам, зачем он нужен и какую пользу принесёт в ежедневной работе. Людям нужно время, чтобы привыкнуть к изменениям, а иногда и индивидуальный подход.

«Водители приходят на работу, чтобы управлять грузовиком, а не сидеть в телефоне», говорит Ралфс.

Поэтому любая новая технология должна упрощать работу, а не создавать дополнительные сложности.

«Когда люди привыкают, они понимают, насколько это удобно. Больше не нужно искать информацию, постоянно звонить или что-то записывать. Благодаря Mapon мы экономим рабочее время всей команды - и сотрудников офиса, и водителей», говорит Ралфс.

Сегодня Mapon - один из первых инструментов, который Ралфс открывает каждое утро. Здесь он проверяет местоположение техники, следит за расходом топлива, подключается к трансляциям с камер и получает информацию от сотрудников.

«Я каждый день работаю в платформе. Моя задача - следить за тем, чтобы техника работала, автопарк был в движении и я всегда знал, где находится каждая машина», говорит Ралфс.

Сейчас ему уже сложно представить, как компания справлялась бы без такого инструмента.

«Если бы у меня не было такой платформы... Даже не знаю. Это был бы каменный век. Снова пришлось бы целыми днями сидеть на телефоне и обзванивать сотрудников, чтобы понять, что происходит».

***

Если ежедневные административные задачи отнимают у твоей команды слишком много времени, обратись к специалистам Mapon. Мы поможем подобрать решение, которое лучше всего подойдёт именно твоему автопарку.