Metsätalousyritys Meža Enerģijan kalustossa on yli 25 ajoneuvoa ja konetta, kuten puutavara-autoja, hakettimia, puimureita, kaivinkoneita, kuormatraktoreita ja henkilöautoja, jotka toimivat päivittäin eri puolilla Latviaa.

Kun yrityksessä työskenteli vielä noin kymmenen henkilöä, päivittäisiä prosesseja oli vielä mahdollista hallita puhelinsoitoilla ja käsinkirjoitetuilla muistiinpanoilla. Mutta tiimin kasvettua lähes 50 työntekijään, kävi selväksi, että manuaalinen tiedonkulku ja erilliset muistiinpanot eivät enää riitä.

Nykyään Meža Enerģija käyttää päivittäisessä toiminnassaan useita Mapon-ratkaisuja: GPS-seurantaa, kameroita, polttoainekortti-integraatiota, digitaalisia ajoneuvotarkastuksia ja mobiilisovelluksia. Yrityksen tekninen johtaja Ralfs Ozoliņš kertoo, miten nämä työkalut auttavat säästämään aikaa, parantamaan läpinäkyvyyttä ja yksinkertaistamaan päivittäistä työtä.

Kun puhutaan kalustonhallinnasta, huomio kiinnittyy usein suuriin kysymyksiin – polttoainekustannuksiin, kaluston huoltoon tai reittisuunnitteluun. Kuitenkin arjessa paljon aikaa kuluu myös näennäisesti pieniin hallinnollisiin tehtäviin.

“Yksi puhelu toimistolta voi viedä kuljettajalta viisi minuuttia aikaa. Mutta toimiston henkilöstölle nuo viiden minuutin puhelut muuttuvat nopeasti sadoiksi”, kertoo Ralfs.

Joka päivä on tarkistettava polttoainetiedot, seurattava laitteiden kuormitusta, selvitettävä, miksi ajoneuvo on tyhjäkäynnillä, annettava tehtäviä työntekijöille ja vastattava heidän kysymyksiinsä. Vaikka päivän aikana pitäisi soittaa vain muutamille henkilöille tietojen tarkistamiseksi tai töiden koordinoinniksi, se muuttuu nopeasti useiksi tunneiksi.

“Huomasin, että ilman Maponia nämä pienet päivittäiset tehtävät voivat viedä helposti useita tunteja. Nyt säästän nämä tunnit”, sanoo Ralfs.

Polttoaineen kirjanpito oli yksi aikaa vievimmistä hallinnollisista tehtävistä.

Ennen polttoainekortti-integraation käyttöönottoa kuljettajat joutivat syöttämään tiedot manuaalisesti yrityksen sisäiseen järjestelmään jokaisen tankkauksen jälkeen. Jos joku unohti kirjauksen tai syötti väärän summan, tiedot eivät enää täsmänneet, mikä aiheutti toimistotiimille ylimääräistä työtä.

"Kuljettaja tankkasi polttoainetta, sitten kirjautui järjestelmäämme ja kirjasi litrat. Jos joku oli unohtanut tehdä sen, he soittivat minulle. Sen jälkeen tietenkin myös kirjanpidosta kysyttiin, miksi tiedot eivät täsmää", muistelee Ralfs.

Kun yritys otti käyttöön Nesteen polttoainekorttien integraation Maponin kanssa, manuaalinen tietojen syöttö ei ollut enää tarpeen – tieto siirtyy nyt automaattisesti alustalle.

Meža Enerģija käyttää myös virtuaalisia laitteita pitääkseen kirjaa polttoaineesta, jota ostetaan säiliöihin ja tynnyreihin ja jota käytetään myöhemmin metsäkoneiden tankkaukseen. Tämä mahdollistaa sekä ajoneuvojen että polttoainevarastojen kulutuksen seuraamisen yhdessä järjestelmässä.

"Nyt tietojen tarkistus vie noin viisi minuuttia päivässä. Ja mikä tärkeintä – vihdoin tiedot täsmäävät", Ralfs kertoo.

Meža Enerģian kalustoon on asennettu etu- ja takakamerat. Vaikka yrityksen ei ole vielä tarvinnut käyttää tallenteita vakavien onnettomuuksien tutkintaan, kamerajärjestelmät auttavat jo nyt säästämään aikaa päivittäisessä työssä.

Esimerkiksi jos Mapon-alusta näyttää, että kone on ollut pitkään tyhjäkäynnillä, toimistolta ei tarvitse heti soittaa kuljettajalle. He voivat yksinkertaisesti avata reaaliaikaisen videon suoratoiston ja tarkistaa, mitä työmaalla tapahtuu.

“Avaan Mapon-alustan, näen, että ajoneuvo on tyhjäkäynnillä. Sitten yhdistän kameraan ja katson mitä tapahtuu. Näen, että työntekijä esimerkiksi kerää kuormaa tai voitelee traktoria. Minun ei tarvitse soittaa hänelle ja kysyä, miksi kone on tyhjäkäynnillä”, selittää Ralfs.

Tällaisia tilanteita tapahtuu arjessa säännöllisesti. Kamerat auttavat ymmärtämään, mitä kohteessa tapahtuu, ja tarvittaessa reagoimaan nopeammin. Samalla se tarkoittaa, ettei työntekijää tarvitse häiritä, jos nähdään, että kaikki on kunnossa.

“Jos näen, että henkilö työskentelee, annan hänen tehdä työnsä”, sanoo Ralfs.

Tämä säästää aikaa sekä toimiston tiimille että työntekijöille kohteessa.

Meža Enerģija käyttää myös päivittäin Mapon Driver - ja Mapon Manager -sovelluksia työn sujuvoittamiseen. Työntekijät saavat sovellusten kautta tehtävät, ohjeet ja muut työhön liittyvät päivitykset, mikä vähentää puheluiden ja hajanaisen viestinnän tarvetta.

“Mapon Driver -sovelluksessa kaikki on jaettu tiimeihin. Siellä työntekijät saavat tiedot ja ohjeet. Kaikki työviestintä tapahtuu yhdessä paikassa”, kertoo Ralfs.

Aluksi yrityksessä kaikki työntekijät pystyivät näkemään sovelluksessa kaiken kaluston. Pian kuitenkin kävi selväksi, ettei se ollut käytännöllistä. "Työntekijät näkivät toistensa sijainnit, ja alkoivat soitella toisilleen mielenkiinnosta: 'mitä sinä siellä teet?'", Ralfs naurahtaa.

Siksi yritys ryhmitteli työntekijät tiimeihin, jotta jokainen tiimi näkisi vain itselleen ajankohtaisen tiedon. Tämä helpottaa viestintää, auttaa välttämään turhia kysymyksiä ja antaa kaikille mahdollisuuden keskittyä omaan työhönsä.

Toinen ratkaisu, jota Meža Enerģija käyttää päivittäin, on digitaaliset ajoneuvotarkastukset.

Ennen töiden alkua tai kaluston vaihtoa työntekijät täyttävät digitaaliset tarkistuslistat, joissa merkitään tärkeimmät kaluston tekniset tiedot, kuten valot, öljyn määrä ja matkamittarin lukema.

Aluksi kaikki työntekijät eivät suhtautuneet tähän prosessiin innostuneesti.

“Osa vanhemman sukupolven työntekijöistä ei ymmärtänyt sitä. He pohtivat: Miksi tällaisia lisävaiheita? Miksi minun pitäisi nyt sovelluksessa näppäillä? Kyllähän minä tiedän, jos ajoneuvossani on jotain vikaa", muistelee Ralfs.

Ajan myötä kävi kuitenkin selväksi, että tarkastuksissa on kyse paljon muustakin kuin ajoneuvon kunnon dokumentoinnista kuljettajaa varten. Niiden ansiosta toimistotiimi saa heti tiedon mahdollisista ongelmista, mikä helpottaa korjausten suunnittelua, varaosien tilaamista ja huoltojen aikatauluttamista ennen kuin pienet ongelmat kasvavat suuremmiksi.

“Kuljettaja tietää, mikä hänen autossaan on vialla, mutta ilman tarkastuksia tieto tavoittaa meidät vasta myöhemmin. Kun hän raportoi ongelman Mapon Driver -sovelluksessa, näemme sen heti. Voimme tilata tarvittavat osat ja valmistautua korjausta varten jo ennen kuin ajoneuvo palaa toimipisteelle”, Ralfs selittää.

Tämä tarkoittaa yritykselle vähemmän puheluita, vähemmän väärinkäsityksiä ja nopeampaa reagointia ongelman ilmetessä.

Ralfs korostaa, että teknologioiden käyttöönotossa suurin haaste ei yleensä ole itse teknologia, vaan se, että ihmisiä tulee auttaa mukautumaan uusiin toimintatapoihin.

Hänen kokemuksensa osoittaa, että tärkeintä on selittää, miksi tietty ratkaisu on tarpeen ja miten se auttaa päivittäisessä työssä. Ihmiset tarvitsevat aikaa tottua, ja usein tarvitaan yksilöllisiä keskusteluja tukemaan käyttöönottoa.

“Kuljettajat ovat töissä ajaakseen autoa, eivätkä näppäilläkseen puhelinta päivät pitkät”, sanoo Ralfs.

Siksi jokaisen uuden ratkaisun tulee helpottaa työntekoa, ei lisätä taakkaa.

“Kun ihmiset tottuvat uuteen työkaluun, he ymmärtävät, kuinka kätevä se on. Enää heidän ei tarvitse etsiä tietoa, soittaa puheluita tai kirjoittaa kaikkea ylös. Mapon säästää aikaa meiltä kaikilta, niin toimistotyöntekijöiltä kuin kuljettajilta tien päällä”, huomauttaa Ralfs.

Nyt Mapon-alusta on Ralfsille yksi ensimmäisistä työkaluista, jonka hän avaa joka aamu. Sieltä hän tarkistaa kaluston sijainnit, seuraa polttoainetietoja, tarkistaa kameroiden suoratoistoja ja saa tietoa työntekijöiltä.

"Käytän alustaa joka päivä. Minun työni on varmistaa, että kalusto liikkuu, laitteet toimivat ja tiedän aina, missä kaikki on", Ralfs kertoo.

Jälkikäteen ajateltuna hänen on vaikea edes kuvitella yrityksen toiminnan hallintaa ilman Maponia.

"Ilman tällaista alustaa... en edes tiedä. Olisimme takaisin kivikaudella ja soittelisimme päivät pitkät vain selvittääksemme, mitä missäkin tapahtuu."

***

Jos myös sinun yrityksessäsi päivittäiset hallinnolliset työt vievät enemmän aikaa kuin haluaisit, ota yhteyttä Mapon-tiimiin. Autamme löytämään ratkaisut, jotka sopivat kalustollesi ja yrityksellesi parhaiten.