Skovbrugsvirksomheden Meža Enerģija har en flåde på over 25 enheder — tømmerlastbiler, flishuggere, høstmaskiner, gravemaskiner, udkørselsmaskiner og personbiler, som dagligt arbejder forskellige steder i Letland.

Da virksomheden havde omkring ti ansatte, var det stadig muligt at håndtere nogle af de daglige processer med telefonopkald og notater. Men da teamet voksede til næsten 50 medarbejdere, blev det tydeligt, at manuel informationsudveksling og separate notater ikke længere var tilstrækkeligt.

I dag bruger Meža Enerģija flere Mapon-løsninger dagligt: GPS-sporing, flådekameraer, integration af brændstofkort, digitale køretøjseftersyn og mobilapplikationer.  Virksomhedens tekniske direktør Ralfs Ozoliņš fortæller, hvordan disse værktøjer hjælper med at spare tid, forbedre gennemsigtighed og forenkle det daglige arbejde.

I flådestyring fokuseres der ofte på de store spørgsmål – brændstofomkostninger, reparationer af udstyr eller ruteplanlægning. Men i hverdagen tager tilsyneladende små administrative opgaver også meget tid.

“Et enkelt opkald fra kontoret til chaufføren kan tage fem minutter. Men for administrationen er der hundreder af sådanne fem minutter,” fortæller Ralfs.

Hver dag skal brændstofdata kontrolleres, udstyrets belastning overvåges, årsagen til at et køretøj er i tomgang skal findes, opgaver skal tildeles medarbejderne, og deres spørgsmål skal besvares. Selv hvis der kun skal ringes til få personer for at præcisere information eller koordinere opgaver i løbet af dagen, kan det hurtigt blive til flere timer.

“Jeg fandt ud af, at uden Mapon kan disse små opgaver, der skal udføres i løbet af dagen, tage op til flere timer. Nu sparer jeg de timer,” siger Ralfs.

En af de processer, der tidligere krævede meget tid og tålmodighed, var brændstofregistrering.

Indtil introduktionen af integrerede brændstofkort, indtastede Meža Enerģijas chauffører data manuelt i virksomhedens interne system efter hver tankning. Hvis nogen glemte det eller indtastede unøjagtige oplysninger, opstod der uoverensstemmelser, som derefter skulle præciseres.

“Chaufføren tankede brændstof og gik derefter ind i vores system og skrev antal liter. Hvis nogen havde glemt at gøre det, fulgte der et opkald – Ralfi, jeg har ikke indtastet det. Og så spurgte regnskabsafdelingen, hvorfor dataene ikke stemte,” husker Ralfs.

Da virksomheden introducerede Mapons integration af brændstofkort fra Neste, var manuel dataindtastning ikke længere nødvendig – informationen ovreføres nu automatisk til platformen.

Meža Enerģija bruger også virtuelle enheder til at registrere brændstof, der købes til tanke og tønder og senere bruges til påfyldning af skovbrugsmaskiner. Dette gør det muligt at overvåge både køretøjer og brændstofbeholdningens forbrug i ét system.

“Nu tager datakontrol omkring fem minutter om dagen. Og det vigtigste – dataene stemmer endelig,” påpeger Ralfs.

Meža Enerģijas maskiner er udstyret med for- og bagkameraer. Selvom virksomheden ikke har haft behov for at bruge optagelser til efterforskning af alvorlige ulykker, hjælper flådekameraer alligevel med at spare tid i den daglige drift.

Eksempel: Hvis Mapon-platformen viser, at køretøjet er i tomgang i længere tid, behøver man ikke længere straks at ringe til medarbejderen. Det er nok at tilslutte sig video live-streaming og sikre sig, hvad der sker på stedet.

“Jeg går ind på Mapon-platformen, ser, at køretøjet er i tomgang. Jeg tilslutter kameraet og ser, at medarbejderen laver noget, henter for eksempel en ladning eller smører traktoren. Jeg behøver ikke at ringe til ham og spørge, hvorfor teknikken er i tomgang,” forklarer Ralfs.

Sådanne situationer opstår regelmæssigt i hverdagen. Kameraerne hjælper med at forstå, hvad der sker på stedet, og  reagerer hurtigere ved behov. Samtidig giver de også mulighed for ikke at forstyrre medarbejderen, hvis det ses, at han udfører sit arbejde.

“Hvis jeg ser, at personen arbejder, lader jeg ham gøre sit arbejde,” siger Ralfs.

Denne tilgang sparer tid for både kontorteamet og teknikoperatørerne.

Til dagligt bruger Meža Enerģija også apperne Mapon Driver og Mapon Manager. I dem modtager medarbejderne arbejdsopgaver, instruktioner og anden nødvendig information til hverdagen.

“I Mapon Driver appen er alle opdelt i teams. Her modtager medarbejderne information og instruktioner – al arbejdsrelateret kommunikation sker ét sted,” fortæller Ralfs.

Oprindeligt kunne alle medarbejdere i virksomheden se alt udstyr i appen. Men det blev hurtigt klart, at denne model ikke var praktisk.

“Hvis gravemaskineføreren spiser frokost, kigger han på, hvor flishuggeroperatøren er i det øjeblik, og så begynder de at ringe til hinanden — hvad laver du der?” griner Ralfs.

Derfor delte virksomheden medarbejderne op i grupper, så hvert team kun kunne se den information, der var relevant for dem. Det letter kommunikationen, hjælper med at undgå unødvendige spørgsmål og giver alle mulighed for at fokusere på deres arbejde.

En anden løsning, som Meža Enerģija bruger i hverdagen, er digitale køretøjstjek.

Før arbejdet eller ved vagtskifte udfylder medarbejderne tjeklister, hvor de markerer de vigtigste tekniske punkter – fra belysning til olieniveau og kilometertæller.

I begyndelsen var ikke alle medarbejdere overbeviste.

“De ældre medarbejdere kunne ikke forstå det – hvorfor al dette bureaukrati? Hvorfor skal jeg nu taste i en app? Jeg ved da, hvad der er galt og ikke galt med mit køretøj,” husker Ralfs.

Men det blev hurtigt tydeligt i virksomheden, at kontrol ikke kun er beregnet til chaufføren eller teknikoperatøren selv. De hjælper med at sikre, at information om teknikkens tilstand rettidigt når de kolleger, der planlægger reparationer, bestiller dele og organiserer vedligeholdelse.

“Chaufføren ved, hvad der er galt med hans bil. Men vi kan ikke være ved siden af hver enkelt. Hvis han markerer problemet i Mapon Driver-appen, ser vi det straks, kan bestille dele og forberede os på reparationen,” forklarer Ralfs.

Det betyder færre telefonopkald, færre misforståelser og hurtigere reaktion, når der opstår et problem.

Ralfs understreger, at den største udfordring ved implementering af teknologi normalt ikke er selve systemet, men snarere overgangsperioden.

Hans erfaring viser, at det vigtigste er at forklare, hvorfor den specifikke løsning er nødvendig, og hvordan den vil hjælpe i det daglige arbejde. Folk har brug for tid til at vænne sig til nyt, og ofte skal hver sag drøftes individuelt.

“Chauffører er kommet for at køre lastbilen, ikke for at taste på telefonen,” siger Ralfs.

Derfor skal hver ny løsning lette arbejdet og ikke skabe en ekstra byrde.

“Når folk har vænnet sig til det, forstår de, at alt er meget nemmere – de behøver ikke længere at lede, ringe eller skrive alt ned. Takket være Mapon sparer vi alle vores arbejdstid – både kontormedarbejdere og chauffører,” påpeger Ralfs.

I dag er Mapon-platformen et af de første værktøjer, Ralf åbner, når han begynder sin arbejdsdag. Her kontrollerer han udstyrets placering, holder øje med brændstofdata, ser kamerastreams og modtager information fra medarbejderne.

“Jeg er på platformen hver dag. Jeg skal sørge for, at flåden bevæger sig, at udstyret fungerer, og at jeg ved, hvor det befinder sig,” fortæller Ralf.

“Hvis jeg ikke havde denne type platform, ved jeg ikke... Så ville det være som i stenalderen — igen skulle man tage telefonen og og ringe,” tilføjer han.

***

Hvis de daglige administrative opgaver i din virksomhed også tager mere tid, end du ønsker, kontakt Mapon-teamet. Sammen finder vi en løsning, der bedst opfylder dine flådebehov!