Skogsbruksföretaget Meža Enerģija har en vagnpark med mer än 25 fordon – timmerbilar, flishuggar, skördare, grävmaskiner, skotare och personbilar som arbetar dagligen på olika platser i Lettland.

När företaget hade ungefär tio anställda, var det fortfarande möjligt att hantera vissa dagliga processer med telefonsamtal och anteckningar. Men när teamet växte till nästan 50 anställda blev det tydligt att manuell informationshantering och enskilda anteckningar inte längre räckte till.

Idag använder Meža Enerģija flera Mapon-lösningar dagligen: GPS-spårning, fordonskameror, integration av bränslekort, digitala fordonskontroller och mobilappar. Företagets tekniska chef Ralfs Ozoliņš berättar hur dessa verktyg hjälper till att spara tid, förbättra översikten och förenkla det dagliga arbetet.

När det gäller vagnparkshantering fokuserar man ofta på de stora frågorna – bränslekostnader, fordonsreparationer eller ruttplanering. Men i vardagen tar även till synes små administrativa uppgifter mycket tid.

”Ett samtal från kontoret kan ta fem minuter för en förare. Men för administrationen handlar det om hundratals sådana fem minuter,” berättar Ralfs.

Varje dag måste bränsledata kontrolleras, fordonsbelastningen övervakas, anledningen till varför ett fordon är i tomgång måste klargöras, uppgifter tilldelas anställda och deras frågor besvaras. Även om man bara behöver ringa några personer under dagen för att klargöra information eller samordna arbeten, blir det snabbt flera timmar totalt.

”Jag insåg att utan Mapon kan dessa små uppgifter som måste göras under dagen ta upp till flera timmar. Nu sparar jag dessa timmar,” säger Ralfs.

En av processerna som tidigare krävde mycket tid och tålamod var bränslehantering.

Fram till införandet av bränslekortsintegration behövde förarna hos Meža Enerģija manuellt mata in data i företagets interna system efter varje tankning. Om någon glömde det eller angav felaktig information uppstod det avvikelser som sedan behövde klargöras.

”Föraren fyllde på bränsle, gick sedan in i vårt system och skrev in antal liter. Om någon hade glömt att göra det följde ett samtal – Ralfi, jag har inte matat in det. Bokföringen frågar varför uppgifterna inte stämmer,” minns Ralfs.

När företaget införde integrationen av Neste bränslekort med Mapon, var manuell datainmatning inte längre nödvändig – informationen överförs nu automatiskt till plattformen.

Meža Enerģija använder också virtuella enheter för att hålla reda på bränsle som köps för tankar och fat och senare används för att fylla på skogsutrustning. Detta gör det möjligt att följa både fordonens och bränslelagrets förbrukningi ett och samma system.

”Nu tar datakontrollen ungefär fem minuter per dag. Och det viktigaste: uppgifterna stämmer äntligen,” påpekar Ralfs.

Meža Enerģijas teknik har installerats med fram- och bakkameror. Även om företaget inte har behövt använda inspelningar för att utreda allvarliga olyckor, hjälper fordonskamerorna redan nu till att spara tid i det dagliga arbetet.

Om det syns på plattformen att ett fordon är i frirullning under en längre tid, behöver man inte längre ringa anställda direkt. Det räcker att ansluta till en video-livestream och kontrollera vad som händer på plats.

”Jag går in i Mapon-plattformen, ser att fordonet är i frirullning. Jag ansluter till kameran och ser att arbetaren gör något, till exempel samlar ihop lasten eller smörjer traktorn. Jag behöver inte ringa honom och fråga varför tekniken är i frirullning,” förklarar Ralfs.

Sådana situationer uppstår regelbundet i vardagen. Kamerorna hjälper dig förstå vad som händer på plats och reagera snabbare vid behov. Samtidigt gör de det också möjligt att inte störa arbetaren om det syns att han gör sitt jobb.

”Om jag ser att personen arbetar, låter jag honom göra sitt jobb,” säger Ralfs.

Denna metod sparar tid både för kontorsteamet och för teknikoperatörerna.

Till vardags använder Meža Enerģija också apparna Mapon Driver och Mapon Manager. I dessa får medarbetarna arbetsuppgifter, instruktioner och annan nödvändig information för det dagliga arbetet.

”I Mapon Driver-appen är alla indelade i team. Där får medarbetarna information och instruktioner – all arbetskommunikation sker på ett ställe,” berättar Ralfs.

Inledningsvis kunde alla medarbetare i företaget se all utrustning i appen. Men snart blev det klart att denna modell inte var praktisk.

”Om en grävmaskinist äter lunch tittar han på var flismaskinens operatör är just då, och sedan börjar de ringa varandra – vad gör du där?” skrattar Ralfs.

Därför delade företaget upp medarbetarna i grupper så att varje team bara ser information som är relevant för dem. Detta underlättar kommunikationen, hjälper till att undvika onödiga frågor och låter alla fokusera på sitt eget arbete.

En annan lösning som Meža Enerģija använder dagligen är digitala fordonskontroller.

Innan arbetet eller skiftet överlämnas fyller medarbetarna i kontrollistor och markerar de viktigaste tekniska punkterna – från belysning till oljenivå och odometeravläsning.

Till en början var inte alla medarbetare entusiastiska över denna process.

”De äldre medarbetarna kunde inte förstå – varför sådan byråkrati? Varför måste jag nu trycka på något? Jag vet ju vad som är fel och inte med min bil,” minns Ralfs.

Men företaget insåg snabbt att kontrollerna inte bara är till för föraren eller maskinoperatören. De hjälper till att säkerställa att information om utrustningens tillstånd i tid når även kollegor som planerar reparationer, beställer delar och organiserar underhåll.

”Föraren vet vad som är fel med hans bil. Men vi kan inte stå bredvid varje person. Om han markerar ett problem i Mapon Driver-appen ser vi det direkt, kan beställa delar och förbereda reparationen,” förklarar Ralfs.

Det innebär färre telefonsamtal, färre missförstånd och snabbare reaktioner när ett problem uppstår.

Ralfs betonar att den största utmaningen vid införandet av teknik vanligtvis inte är själva systemet, utan förändringsperioden.

Hans erfarenhet visar att det viktigaste är att förklara varför den specifika lösningen behövs och hur den kommer att vara till hjälp i det dagliga arbetet. Människor behöver tid för att vänja sig vid det nya, och ofta måste varje fall diskuteras individuellt.

”Förarna är här för att köra lastbil, inte för att trycka på telefonen,” säger Ralfs.

Därför måste varje ny lösning underlätta arbetet och inte skapa en extra börda.

”När människor vänjer sig, inser de att allt är mycket bekvämt – man behöver inte längre leta, ringa eller skriva allt. Tack vare Mapon sparar vi alla vår arbetstid – både kontorsanställda och förare,” påpekar Ralfs.

Idag är Mapon-plattformen ett av de första verktygen Ralf öppnar i början av arbetsdagen. Där kontrollerar han utrustningens position, följer bränsledata, tittar på kamerans livesändningar och får information från anställda.

”Jag är på plattformen varje dag. Jag måste se till att vagnsparken är i rörelse, att utrustningen fungerar och att jag vet var den befinner sig,” säger Ralf.

”Om jag inte hade en sådan plattform vet jag inte... Då skulle det vara stenåldern — man skulle behöva ta telefonen igen, sitta och ringa,” tillägger han.

***

Om de dagliga administrativa uppgifterna i ditt företag tar mer tid än du önskar, kontakta Mapon-teamet. Tillsammans hittar vi en lösning som bäst passar din vagnparks behov!