Monet yritykset ovat vakuuttuneita siitä, että jos heidän ajoneuvonsa näkyvät verkossa kartalla, heidän kalustonsa on jo digitalisoitu. Käytännössä se on vasta ensimmäinen askel, ja joskus vain illuusio hallinnan tunteesta.

GPS-paikannus ratkaisee perusongelman – se näyttää, missä ajoneuvo on. Mutta monille yrityksille se jää usein siihen. Sen jälkeen alkaa manuaalinen hallinta: lähettäjät soittavat kuljettajille, kysyvät miksi reitti muuttui, tarkistavat onko rahti saapunut. Hallintaa on, mutta se riippuu ihmisistä, ei järjestelmästä.

Tuloksena on, että manuaalisen työn logiikka itsessään ei muutu. Sen sijaan, että rakennettaisiin oikeasti digitaalisia prosesseja, yritykset lisäävät vain verkkokartan olemassa oleviin prosesseihin. Se auttaa näkemään tilanteen, mutta ei hallitsemaan sitä.

Kun tarkastellaan kokonaiskuvaa, käy ilmi, että yritykset jakautuvat kahteen tyyppiin.

Jotkut yritykset eivät odota, että heidän prosessinsa alkavat hajota käsiin. He miettivät etukäteen, mitä voitaisiin parantaa, seuraavat uusia teknologioita ja pohtivat, kuinka niitä voitaisiin soveltaa työssään.

Heille on tärkeää, että he eivät vain ota käyttöön työkalua, vaan ymmärtävät, kuinka se vaikuttaa päivittäisiin prosesseihin ja missä se poistaa manuaalista työtä.

Aloite tulee lähes aina ylimmältä johdolta. Jos johto on valmis muutokseen, toteutus sujuu sujuvammin, koska silloin ei tarvitse jatkuvasti todistella, miksi muutos on tarpeen.

Tällaisia yrityksiä ei ole paljon, mutta ne asettavat markkinoille standardin ja työntävät vähitellen vähemmän kehittyneitä kilpailijoita pois.

“Kuljettaja ei ole vahingon jälkeen vielä edes palannut toimipisteelle, mutta me tiedämme jo, mitä tien päällä tapahtui. Voimme tehdä vakuutusvaatimuksen, valmistella varaosat ja aikatauluttaa korjauksen.” – Prizma Logistics

Toinen ryhmä koostuu suurimmasta osasta jäljellä olevia yrityksiä.

Heillä on käytössä prosessit, tehtävät hoidetaan, asiakkaat eivät valita, joten kaikki vaikuttaa olevan kunnossa. Nämä yritykset luottavat yleensä samoihin tuttuihin työkaluihin: Excel, Google Docs, puhelut ja viestisovellukset.

Heillä saattaa olla GPS-paikannus, mutta se on olemassa vain verkkokarttana, jota joku tarkistaa aika ajoin. Kaikki muu riippuu ihmisistä. Automaatio on joko vähäistä tai rajoittuu vain osaan toiminnasta.

Kun laajemmasta automaatiosta keskustellaan, vastaus on yleensä sama: "Kaikki toimii jo sellaisenaan."

Ja se on totta – se toimii, mutta manuaalisella työllä. Lähettäjät käyttävät aikaa asioiden tarkistamiseen, kuljettajat saavat puheluja yksityiskohtien selventämiseksi, ja virheet korjataan matkan varrella. Ongelma on, että todelliset tappiot näissä ei-digitalisoiduissa prosesseissa eivät aina ole ilmeisiä.

Jos tarkastellaan näitä ei-digitalisoituja yrityksiä tarkemmin, käy nopeasti ilmi, että samat tilanteet toistuvat päivästä toiseen:

• kuljettaja poikkeaa reitiltä

• viivästyksiä tapahtuu

• lähettäjän täytyy soittaa ja tarkistaa, mitä tapahtuu

• valvonta tapahtuu jatkuvan karttaseurannan kautta

• polttoainekustannukset eivät vastaa todellista kulutusta

Tyypillinen tilanne: yritys kuljettaa samaa rahtia aina samalla reitillä. Siinä olisi täydellinen automaation paikka: määritä toimituspisteet, aseta hälytykset, yhdistä polttoainekuittien integraatiot huoltoasemien kanssa, ja kaikki toimii itsestään.

Mutta sen sijaan lähettäjä vain katsoo näyttöä, tarkistaa manuaalisesti, onko ajoneuvo saapunut, ja joutuu selvittelemään polttoaineenkulutusta ilman todisteita.

Tämä on manuaalisten prosessien ydin: vaikka järjestelmä voisi tehdä työn täysin, silti ihminen tekee sen, mutta hitaammin.

Manuaaliset prosessit eivät skaalaudu ja luovat piilokustannuksia – kun matkojen ja toimitusten määrä kasvaa, ihmisiä ei ole tarpeeksi, ja prosessit ovat edelleen riippuvaisia manuaalisesta valvonnasta.

“Jos olisimme siirtyneet Maponin ratkaisuun vuotta aiemmin, toisen sukupolven älykkäisiin ajopiirtureihin siirtymisen aikana, meidän ei olisi tarvinnut päivittää ajopiirturien lukijaohjelmistoa, eikä useita tuohon aikaan vanhentuneita yrityskorttejamme” – Paula-Š

Vaikka ulkopuolelta katsottuna ongelmat ovat ilmeisiä, yrityksen sisällä niitä harvoin pidetään kriittisinä.

Pääasiassa siksi, että liiketoiminta jatkuu: raha tulee sisään, asiakkaat eivät lähde. Tarpeetonta ajan hukkaa on, mutta se on vain jotain, johon kaikki ovat tottuneet.

Lisäksi prosessit ovat jo olemassa. Ne eivät ehkä ole ihanteellisia, mutta ne ovat tuttuja: Excel, dokumentit, sisäinen toimintatapa. Kaikki muutokset saatetaan nähdä riskinä sekoittaa tavanomaisen toiminnan, johon on totuttu.

Monesti digitalisaatio rajoittuu perustoimintoon: GPS-seurantaan. Kuitenkin jo Mapon Basic -tilauspaketti sisältää monia muita hyödyllisiä ominaisuuksia: geo-rajauksia kartalla, yksinkertaista reittisuunnittelua sekä sovellukset kuljettajille ja johtajille.

Monissa tapauksissa ongelmana ei ole digitaalisten ratkaisujen puute. Ongelma on, että olemassa olevia toiminnallisuuksia ei käytetä.

Yritykset eivät:

• luo kohteita

• määritä hälytyksiä

• käytä raportteja

• automatisoi säännöllisiä prosesseja.

Tämä tarkoittaa, että digitaalisen kasvun ja työnkulun optimoinnin suurin potentiaali ei ole uusissa ratkaisuissa, vaan olemassa olevien kunnollisessa hyödyntämisessä.

Maponin kalustonhallintajärjestelmä tarjoaa monia digitaalisia työkaluja, jotka tuottavat nopeita tuloksia.

Järjestelmän tulisi ilmoittaa sinulle tapahtumista, ei vaatia jatkuvaa seurantaa.

Hälytykset auttavat lähettäjää, joka viettää koko työpäivän tarkkaillen karttaa nähdäkseen, onko ajoneuvot saapuneet kohteisiin. Säästetyt tunnit voi käyttää monimutkaisempiin tehtäviin, kuten suunnittelemaan optimaalisia reittejä.

Raportit ja analyysit mahdollistavat päätöksenteon faktojen perusteella.

Tarkat polttoaineenkulutustiedot auttavat ymmärtämään, onko tapahtunut polttoainevarkauksia tai yksityisiä tankkauksia yrityksen polttoainekortilla.

Ajoneuvotarkastukset tehostuvat merkittävästi, kun ne integroidaan osaksi digitaalista työnkulkua.

Kun tarkastuksia ei hoideta paperilla tai erillisissä työkaluissa, tarkastustiedot tallentuvat reaaliajassa ja ovat heti saatavilla koko alustalla. Tämä poistaa manuaalisen jatkoselvittelyn tarpeen ja vähentää riskiä, että teknisiä ongelmia jää huomaamatta tai niiden käsittely viivästyy.

Näin tarkastukset eivät ole vain rutiinitehtävä, vaan luotettava tietolähde, joka tukee nopeampaa päätöksentekoa ja luotettavampaa kaluston kunnon ylläpitoa.

Luottamus kuljettajaan ei poista tarvetta läpinäkyville prosesseille.

Viestintä ja työajan seuranta Mapon Driver -sovelluksen kautta varmistaa täydellisen läpinäkyvyyden ja oikeudenmukaisuuden, joka on arvostettua sekä työntekijöiden että työnantajien keskuudessa.

Ja nämä ovat vain muutamia tapoja käyttää alustaamme kalustosi digitalisointiin – täydellinen lista sisältää yli 15 ratkaisua!

“Aiemmin minun piti mennä paikan päälle ja tarkkailla työtä henkilökohtaisesti. Nyt voin kirjautua alustalle, käyttää 10 minuuttia tarkastellen yhtä kuljettajaa ja toiset 10 minuuttia toista, ja säästää useita tunteja päivässä.” – Keskkonnahooldus

Mikä tahansa digitaalinen järjestelmä vaatii työntekijöiden koulutusta, eikä kalustonhallinta-alusta ole poikkeus.

Ongelmana on, että kukaan ei opi kaikkia toimintoja yhdessä tapaamisessa, ja tämä pätee mihin tahansa järjestelmään.

Siksi asianmukainen perehdytys hajautetaan aina ajan myötä. Työntekijöiden koulutuksen tulisi tapahtua vaiheittain:

• ensin perustoiminnot

• sitten hälytykset

• lopuksi raportit ja analytiikka.

Toisto on tärkeää.

Ilman tätä kaluston digitalisaatio päättyy aina samalla tavalla – alustalla on käytettävissä kaikki mahdolliset ominaisuudet ja analytiikkatyökalut, mutta lähettäjät ja johtajat vain katsovat live-karttaa.

Toinen tärkeä seikka on, että kalustonhallinta-alustan käyttäjä ei usein ole vain yksi henkilö.

Sama järjestelmä kattaa erilaiset tehtävät organisaation sisällä. Johto tarkastelee lukuja ja kokonaiskuvaa. Lähettäjä keskittyy tiettyjen tehtävien suorittamiseen. Suunnittelija katsoo reittejä ja työkuormaa.

Pienessä yrityksessä yksi henkilö saattaa tehdä kaiken. Suuressa yrityksessä on useita rooleja, joilla on erilaisia tehtäviä ja prioriteetteja.

Jos tätä ei oteta huomioon, koulutus hajoaa. Kaikille näytetään kaikki kerralla, ja lopulta kukaan ei ymmärrä, mitkä toiminnot ovat olennaisia heidän työlleen.

Kaikki kiteytyy johonkin varsin yksinkertaiseen.

Onnistunut kaluston digitalisointi tarkoittaa oikeanlaista lähestymistapaa prosesseihin, ei tiettyä työkalukokoelmaa. Tässä on yksinkertaisin tarkistuslista:

• Rutiinitehtävät on automatisoitu manuaalisen suorittamisen sijasta.

• Päätökset tehdään datan, eikä mututuntuman perusteella.

• Ei ole tarvetta jatkuvasti valvoa ja tarkistaa uudelleen, koska prosessit on jo asetettu.

Yritykset, jotka saavuttavat tämän tason, alkavat toimia eri tavalla. Heillä on vähemmän manuaalista hallintaa, vähemmän yllättäviä tilanteita ja enemmän ennakointia.

Kaikki muut jatkavat perustasolla, seuraten vain tietokoneen näytöllä näkyvää live-karttaa.

***

Jos yrityksessäsi vielä moni asia riippuu manuaalisesta hallinnasta, se on täysin normaalia. Lähes jokainen yritys käy tämän vaiheen läpi.

Kysymys on siitä, kuinka hallittavia nuo manuaaliset prosessit ovat ja mitä niille tapahtuu yrityksen kasvaessa.

Jos haluat saada asiat järjestykseen, aloitetaan keskustelulla! Ota yhteyttä tiimiimme, ja näytämme sinulle, missä aikaa menee hukkaan ja miten kalustosi voidaan digitalisoida yksinkertaisesti ja tehokkaasti.