Многие компании уверены: если машины отображаются на онлайн-карте, значит автопарк уже оцифрован. На практике это максимум первый шаг, а иногда даже просто иллюзия контроля.

GPS-мониторинг действительно решает базовую задачу – показывает, где находится транспорт. Но у многих компаний на этом всё часто и заканчивается. Дальше начинается ручное управление: диспетчеры звонят водителям, уточняют, почему маршрут изменился, проверяют, доехал ли груз. Контроль есть, но он держится на людях, а не на системе.

В итоге сама логика ручной работы не меняется. Вместо того чтобы выстроить цифровые процессы, компании просто добавляют к ним онлайн-карту. Она помогает видеть ситуацию, но не управлять ею.

Если посмотреть шире, становится заметно: компании в этом плане делятся на два типа.

Есть компании, которые не ждут, пока процессы начнут «скрипеть». Они заранее смотрят, что можно улучшить, следят за технологиями и думают, как применить их в работе.

Им важно не просто внедрить инструмент, а понять, как он повлияет на ежедневные процессы и где уберёт ручную работу.

Инициатива почти всегда идёт сверху. Если менеджмент готов к изменениям, внедрение проходит проще, так как не нужно каждый раз доказывать, зачем это нужно.

Таких компаний немного, но именно они задают планку рынку и постепенно вытесняют менее продвинутых конкурентов.

«Водитель еще не вернулся на базу, а мы уже знаем, что произошло. Мы можем подать страховой иск, подготовить запчасти и запланировать ремонт» – Prizma Logistics

Вторая группа – это большинство остальных компаний.

Процессы есть, задачи закрываются, клиенты не жалуются, а значит, всё нормально. В работе у таких компаний привычный набор: Excel, Google Docs, звонки, мессенджеры. GPS может быть, но существует просто как онлайн-карта, на которую иногда смотрят. В остальном всё держится на людях. Автоматизация либо минимальная, либо точечная. 

Когда речь заходит о полноценной автоматизации, ответ обычно один: «У нас и так всё работает».

И это правда – работает, но за счёт ручного контроля. Диспетчеры тратят время на проверки, водителям звонят, чтобы уточнить детали, ошибки исправляются по ходу. Проблема в том, что реальные потери в таких неоцифрованных процессах не всегда очевидны.

Если чуть глубже посмотреть на такие компании, быстро становится понятно: одни и те же ситуации повторяются изо дня в день:

• водитель едет не по маршруту;

• возникают задержки;

• диспетчер вынужден звонить и уточнять, что происходит;

• контроль осуществляется через постоянное наблюдение за картой

• траты на топливо не соответствуют реальному расходу

Показательный сценарий: компания возит один и тот же груз по одному и тому же маршруту. Казалось бы, идеальный кейс для автоматизации: задать точки, настроить уведомления, подключить интеграции топливных чеков с автозаправками – и всё заработает само.

Но вместо этого диспетчер просто следит за экраном, вручную проверяет, приехала ли машина, и вступает в бездоказательные споры из-за расхода топлива.

Фактически это и есть суть ручных процессов: там, где могла бы работать система, работает человек.

Такие процессы не масштабируются и создают скрытые издержки – когда таких рейсов становится больше, людей не хватает, а процессы всё ещё завязаны на ручной контроль.

«Если бы мы перешли на решение Mapon годом раньше, во время перехода на второе поколение умных тахографов, нам не пришлось бы обновлять программное обеспечение считывателей и заменять корпоративные карты с истекающим сроком действия». – компания Paula-Š

Даже если со стороны видны проблемы, внутри компании они редко воспринимаются как критичные.

Во многом потому, что бизнес работает: деньги приходят, клиенты не уходят. Лишние затраты времени есть, но они воспринимаются как фон, к которому все привыкли.

Плюс процессы уже сложились. Пусть не идеальные, но понятные: Excel, документы, своя логика работы. Любые изменения в такой системе выглядят как риск сломать привычный порядок.

Ещё одна ситуация, которую мы часто видим у транспортных компаний, это ограничение цифровизации самой базовой функцией, а именно, GPS-мониторингом. При этом даже базовый абонентский план Mapon включает множество полезных функций: геозоны, простое планирование маршрутов, приложения для водителей и менеджеров.

Во многих случаях проблема компаний не в отсутствии цифровых решений. Проблема в том, что уже доступный функционал не используется.

Компании не:

• создают объекты;

• настраивают оповещения;

• используют отчёты;

• автоматизируют регулярные процессы.

Это значит, что основной потенциал цифрового роста и оптимизации рабочих процессов – не в новых решениях, а в правильном использовании уже существующих

Система управления автопарком Mapon обеспечивает множество цифровых подходов, которые дают быстрый результат.

Система должна уведомлять о событиях, а не требовать постоянного наблюдения.

Оповещения заменяют диспетчера, который всё рабочее время следит за экраном. Вырученные часы можно потратить на более сложные задачи, например, планирование оптимальных маршрутов.

Отчёты и аналитика позволяют принимать решения на основе фактов.

Точные данные по расходу топлива помогают понять, были ли сливы горючего или частные заправки по рабочей карте.

Проверки транспортных средств становятся эффективнее, когда они встроены в цифровые процессы.

Данные проверок транспорта фиксируются в реальном времени и сразу доступны на платформе. Это снижает необходимость ручных проверок и помогает избежать пропущенных или поздно выявленных проблем. Проверки перестают быть просто рутинной задачей и становятся надёжным источником данных для более быстрых решений и лучшего контроля состояния автопарка.

Доверие водителю не исключает необходимости прозрачных процессов.

Общение и учёт рабочего времени через приложение Mapon Driver обеспечивает полную прозрачность и честность, которую ценят и работники, и работодатели.

«Раньше мне приходилось ехать на объекты и наблюдать за работой лично. Сейчас я могу зайти на платформу, посмотреть 10 минут на одного водителя, 10 на другого и сэкономить несколько часов в день.» – компания Keskkonnahooldus  

И это лишь несколько вариантов, как использовать нашу платформу для цифровизации автопарка – полный список включает больше 15 решений!

Любая цифровая система требует обучения сотрудников, и платформа управления автопарком не исключение.

Проблема в том, что за одну встречу никто не усваивает весь функционал, это относится к любой системе.

Поэтому нормальный онбординг всегда растянут во времени. Обучение работников должно быть поэтапным:

• сначала базовые функции;

• затем оповещения;

• затем отчёты и аналитика.

Важно повторение и работа с конкретными кейсами.

Если этого нет, то цифровизация автопарка заканчивается одинаково – на платформе доступны все возможные функции и аналитика, а диспетчеры и менеджеры просто смотрят на онлайн-карту.

Важно ещё и то, что «пользователь платформы по управлению автопарков» – это зачастую не один человек.

Одна и та же система закрывает разные задачи. Топ-менеджмент смотрит на цифры и общую картину. Диспетчер – на выполнение конкретных задач. Планировщик – на маршруты и загрузку.

В маленькой компании это может быть один человек, который делает всё. В большой это уже несколько ролей с разными задачами и приоритетами.

Если это не учитывать, обучение разваливается. Всем сотрудникам показывают всё сразу, и в итоге никто не понимает, какие функции относятся к его работе.

Всё сводится к довольно простой вещи.

Успешная цифровизация автопарка означает правильный подход к процессам, а не набор тех или иных функций. Вот самый элементарный чек-лист:

• рутинные действия автоматизированы, а не выполняются вручную.

• решения принимаются не «по ощущениям», а на основе данных.

• не нужно постоянно следить и перепроверять, потому что процессы уже настроены.

Компании, которые доходят до этого уровня, начинают работать иначе. У них меньше ручного контроля, меньше случайных ситуаций, больше предсказуемости.

Все остальные, по сути, остаются на прежнем, доцифровом уровне, просто с онлайн-картой на экране компьютера.

***

Если в твоей компании многое держится на ручном контроле – это нормально. Почти любой бизнес проходит этот этап.

Вопрос в том, насколько ручные процессы управляемы и что с ними будет по мере роста бизнеса. 

Если хочется разобраться и навести порядок – давай начнём с разговора! Свяжись с нашей командой и мы покажем, на что ты теряешь время и как можно дигитализировать твой автопарк просто и эффективно.