Daugelis įmonių mano, kad jei jų transporto priemonės yra matomos internetiniame žemėlapyje, jų autoparkas jau yra suskaitmenintas. Praktikoje tai geriausiu atveju yra tik pirmasis žingsnis, o kartais – tik kontrolės iliuzija.

GPS sekimas išsprendžia bazinę užduotį – jis parodo, kur yra transporto priemonė. Tačiau daugeliui įmonių dažnai tuo viskas ir baigiasi. Po to prasideda rankinis valdymas: dispečeriai skambina vairuotojams, klausia, kodėl pasikeitė maršrutas, tikrina, ar krovinys atvyko. Kontrolė yra, bet ji priklauso nuo žmonių, o ne nuo sistemos.

Dėl to pats rankinio darbo principas nesikeičia. Vietoje to, kad būtų kuriami skaitmeniniai procesai, įmonės tiesiog prideda internetinį žemėlapį prie esamų darbo procesų. Tai padeda matyti situaciją, tačiau ne ją valdyti.

Pažvelgus plačiau, tampa aišku, kad įmonės skirstomos į du tipus.

Kai kurios įmonės nelaukia, kol jų procesai pradės byrėti. Jos iš anksto žvelgia į tai, ką galima patobulinti, seka naujas technologijas ir galvoja, kaip jas pritaikyti savo veikloje.

Joms svarbu ne tik įdiegti įrankį, bet suprasti, kaip jis paveiks kasdienius procesus ir kur pašalins rankinį darbą.

Iniciatyva beveik visada kyla iš vadovybės. Jei vadovybė yra pasiruošusi pokyčiams, diegimas vyksta sklandžiau, nes nereikia nuolat įrodinėti, kodėl to reikia.

Tokių įmonių nėra daug, tačiau būtent jos nustato rinkos standartus ir pamažu išstumia mažiau pažangius konkurentus.

„Vairuotojas dar net negrįžo į bazę, o mes jau žinome, kas įvyko. Galime pateikti draudimo paraišką, paruošti atsargines dalis ir suplanuoti remontą“ – Prizma Logistics

Antroji grupė – tai dauguma likusių įmonių.

Jos turi nusistovėjusius procesus, užduotys atliekamos, klientai nesiskundžia, todėl atrodo, kad viskas yra gerai. Šios įmonės dažniausiai remiasi tuo pačiu pažįstamu įrankių rinkiniu: Excel, Google dokumentais, skambučiais ir žinučių programėlėmis.

Jos gali turėti GPS, bet jis egzistuoja tik kaip internetinis žemėlapis, kurį kažkas laikas nuo laiko patikrina. Visa kita priklauso nuo žmonių. Automatizavimas yra arba minimalus, arba apribotas tam tikrose srityse.

Kai iškyla pilnos automatizacijos tema, atsakymas dažniausiai tas pats: „Viskas veikia taip, kaip yra.“

Ir tai tiesa – tai veikia, tačiau rankinio darbo sąskaita. Dispečeriai skiria laiką patikrinimams, vairuotojai gauna skambučius, kad patikslintų informaciją, o klaidos taisomos kelyje. Problema ta, kad tikrieji nuostoliai tokiuose neskaitmenizuotuose procesuose ne visada yra akivaizdūs.

Jei atidžiau pažvelgsite į šias įmones, greitai tampa aišku: tos pačios situacijos kartojasi diena iš dienos:

• vairuotojas nukrypsta nuo maršruto;

• atsiranda vėlavimų;

• dispečeris turi skambinti ir tikrinti, kas vyksta;

• kontrolė palaikoma nuolat stebint žemėlapį

• degalų išlaidos nesutampa su faktiniu suvartojimu

Tipinė situacija: įmonė kaskart gabena tą patį krovinį tuo pačiu maršrutu. Atrodytų, kad tai ideali situacija automatizavimui: nustatyti taškus, sukonfigūruoti įspėjimus, sujungti degalų kvitų integracijas su degalinėmis, ir viskas veiks savaime.

Tačiau vietoj to, dispečeris tiesiog stebi ekraną, rankiniu būdu tikrina, ar transporto priemonė atvyko, ir ginčijasi dėl degalų suvartojimo be jokių įrodymų.

Tai ir yra rankinių procesų esmė: kai sistema pati galėtų atlikti darbą, žmogus tai daro vietoj jos, tik lėčiau.

Šie procesai nėra lengvai plečiami ir sukuria paslėptas išlaidas – kai kelionių skaičius auga, trūksta žmonių, o procesai vis dar priklauso nuo rankinės kontrolės.

„Jei būtume perėję prie Mapon sprendimo metais anksčiau, per perėjimą prie antrosios kartos išmaniųjų tachografų, mums nebūtų reikėję atnaujinti skaitytuvo programinės įrangos ir keisti besibaigiančių įmonės kortelių.“ – Paula-Š

Net jei problemos iš išorės atrodo akivaizdžios, įmonės viduje jos retai laikomos kritinėmis.

Daugiausia dėl to, kad verslas vis dar veikia: pinigai ateina, klientai neišeina. Yra nereikalingų laiko sąnaudų, tačiau jos matomos kaip foninis triukšmas, prie kurio visi yra pripratę.

Be to, procesai jau yra vietoje. Jie gali būti ne idealūs, bet pažįstami: Excel, dokumentai, vidinė darbo tvarka. Bet kokie pokyčiai tokioje sistemoje atrodo kaip įprastos tvarkos pažeidimo rizika.

Dažnai pastebime, kad transporto įmonės apsiriboja skaitmenizavimu tik iki pačios pagrindinės funkcijos – GPS sekimo. Tuo pačiu metu, net ir bazinis Mapon prenumeratos planas apima daugybę kitų naudingų funkcijų: geozonas, paprastą maršrutų planavimą ir programėles vairuotojams bei vadovams.

Daugeliu atvejų problema nėra skaitmeninių sprendimų trūkumas. Problema yra ta, kad jau esamas funkcionalumas nėra išnaudojamas.

Įmonės:

• nekuria objektų;

• nenustato įspėjimų;

• nenaudoja ataskaitų;

• neautomatizuoja pasikartojančių procesų.

Tai reiškia, kad pagrindinis skaitmeninio augimo ir darbo procesų optimizavimo potencialas slypi ne naujuose sprendimuose, o tinkamame jau turimų priemonių naudojime.

Mapon autoparko valdymo sistema siūlo daugybę skaitmeninių sprendimų, kurie duoda greitus rezultatus.

Sistema turėtų pranešti apie įvykius, o ne reikalauti nuolatinės stebėsenos.

Įspėjimai padeda dispečeriui, kuris visą darbo dieną praleidžia nuolat tikrindamas internetinį žemėlapį vien tam, kad pamatytų, ar transporto priemonė atvyko. Sutaupytas valandas galite skirti sudėtingesnėms užduotims, pavyzdžiui, optimalių maršrutų planavimui.

Ataskaitos ir analizė leidžia priimti sprendimus remiantis faktais.

Tiksli kuro sąnaudų informacija padeda suprasti, ar buvo kuro vagysčių ar privačių degalų pirkimų, apmokėtų su įmonės kuro kortele.

Transporto priemonių patikros tampa gerokai efektyvesnės, kai yra integruotos į skaitmeninę darbo eigą.

Vietoje to, kad būtų atliekamos popieriuje ar atskirose sistemose, patikrų duomenys fiksuojami realiuoju laiku ir iš karto pasiekiami visoje platformoje. Taip nebereikia rankiniu būdu sekti tolimesnių veiksmų ir sumažėja rizika praleisti ar pavėluotai pastebėti problemas.

Tokiu būdu patikros tampa ne tik įprasta užduotimi, bet ir patikimu duomenų šaltiniu, padedančiu greičiau priimti sprendimus bei geriau kontroliuoti autoparko būklę.

Pasitikėjimas savo vairuotojais nepanaikina skaidrių procesų poreikio.

Bendravimas ir darbo laiko sekimas per Mapon Driver programėlę užtikrina visišką skaidrumą ir sąžiningumą, kurį vertina tiek darbuotojai, tiek darbdaviai.

Ir tai tik keli būdai, kaip galite naudoti mūsų platformą savo autoparko skaitmenizavimui – visas sąrašas apima daugiau nei 15 sprendimų!

„Anksčiau turėdavau vykti į objektus ir stebėti darbą asmeniškai. Dabar galiu prisijungti prie platformos, skirti 10 minučių vienam vairuotojui, 10 minučių kitam ir sutaupyti kelias valandas per dieną.“ – Keskkonnahooldus

Bet kokiai skaitmeninei sistemai reikalingas darbuotojų apmokymas, o autoparko valdymo platforma nėra išimtis.

Niekas neišmoksta visų funkcijų per vieną susitikimą, ir tai taikoma bet kuriai sistemai.

Todėl tinkamas įvedimas ir pristatymas visada vyksta etapais. Darbuotojų mokymas turėtų vykti žingsnis po žingsnio:

• pirmiausia, pagrindinės funkcijos;

• tada įspėjimai;

• tada ataskaitos ir analitika.

Kartojimas ir darbas su konkrečiais atvejais taip pat yra svarbūs.

Be to, autoparko skaitmeninimas visada baigiasi taip pat – platforma turi visas įmanomas funkcijas ir analitikos įrankius, o dispečeriai ir vadovai žiūri tik į tiesioginį žemėlapį.

Kitas svarbus dalykas yra tai, kad „autoparko valdymo platformos naudotojas“ dažnai nėra tik vienas asmuo.

Ta pati sistema apima skirtingas užduotis. Aukščiausio lygio vadovai stebi skaičius ir bendrą vaizdą. Dispečeris orientuojasi į konkrečių užduočių vykdymą. Planavimo specialistas žiūri į maršrutus ir darbo krūvį.

Mažoje įmonėje tai gali būti vienas asmuo, atliekantis viską. Didelėje įmonėje tai yra kelios skirtingos pareigos su skirtingomis užduotimis ir prioritetais.

Jei į tai neatsižvelgiama, mokymai sugriūna. Visiems vienu metu parodoma viskas, o galiausiai niekas nesupranta, kurios funkcijos yra aktualios jų darbui.

Viskas susiveda į gana paprastą dalyką.

Sėkminga autoparko skaitmenizacija reiškia tinkamą požiūrį į procesus, o ne tam tikrų funkcijų rinkinį. Štai pats paprasčiausias kontrolinis sąrašas:

• rutininės užduotys yra automatizuojamos, o ne atliekamos rankiniu būdu.

• sprendimai priimami ne „intuityviai“, bet remiantis duomenimis.

• nereikia nuolat stebėti ir tikrinti, nes procesai jau tinkamai sukurti.

Įmonės, pasiekusios šį lygį, pradeda veikti kitaip. Jos turi mažiau rankinio valdymo, mažiau netikėtų situacijų ir daugiau nuspėjamumo.

Visi kiti lieka tame pačiame iki skaitmeniniame lygyje, tik su internetiniu žemėlapiu kompiuterio ekrane.

***

Jei daug kas jūsų įmonėje vis dar priklauso nuo rankinio valdymo, tai yra normalu. Beveik kiekvienas verslas pereina šį etapą.

Klausimas yra, kaip valdomi tie rankiniai procesai ir kas su jais nutiks verslui augant.

Jei norite geriau suprasti situaciją ir įvesti tvarką, pradėkime nuo pokalbio! Susisiekite su mūsų komanda, ir mes parodysime, kur prarandamas laikas bei kaip skaitmenizuoti  jūsų autoparką paprastai ir efektyviai.