Många företag är övertygade om att deras vagnpark är digitaliserad bara för att fordonen visas på en onlinekarta. I praktiken är det som bäst bara ett första steg – och ibland bara en illusion av kontroll.

GPS-spårning löser en grundläggande uppgift – den visar var fordonet är. Men för många företag är det ofta där det slutar. Efter det börjar den manuella hanteringen: speditörer ringer förare, frågar varför rutten ändrades, kontrollerar om lasten har anlänt. Det finns kontroll, men den beror på människor, inte på systemet.

Som ett resultat förändras inte logiken i det manuella arbetet. Istället för att bygga digitala processer, lägger företag helt enkelt till en onlinekarta till de befintliga arbetsflödena. Det hjälper att se situationen, men inte att hantera den.

Om du ser på den större bilden blir det tydligt att företag faller in i två typer.

Vissa företag väntar inte på att deras processer ska börja falla sönder. De ser i förväg på vad som kan förbättras, följer nya teknologier och funderar på hur de kan tillämpa dem i sitt arbete.

För dem är det viktigt att inte bara implementera ett verktyg, utan att förstå hur det kommer att påverka dagliga processer och var det kommer att ta bort manuellt arbete.

Initiativet kommer nästan alltid från toppen. Om ledningen är redo för förändring, går implementeringen smidigare, eftersom det inte finns något behov av att ständigt bevisa varför det är nödvändigt.

Det finns inte många sådana företag, men de är de som sätter standarden för marknaden och gradvis tränger ut mindre avancerade konkurrenter.

“Föraren har inte ens återvänt till basen än, och vi vet redan vad som har hänt. Vi kan lämna in en försäkringsansökan, förbereda reservdelar och schemalägga reparationen” – Prizma Logistics

Den andra gruppen består av de flesta av de återstående företagen.

De har processer på plats, uppgifter utförs, kunder klagar inte, så allt verkar bra. Dessa företag förlitar sig vanligtvis på samma bekanta verktyg: Excel, Google Docs, samtal och meddelandeappar.

De kan ha GPS, men det finns bara som en onlinekarta som någon tittar på då och då. Allt annat beror på människor. Automatiseringen är antingen minimal eller begränsad till specifika områden.

När ämnet full automation kommer upp är svaret vanligtvis detsamma: "Allt fungerar redan som det är."

Och det är sant – det fungerar, men på bekostnad av manuell övervakning. Dispatcherare spenderar tid på att kontrollera saker, förare får samtal för att klargöra detaljer, och misstag rättas till längs vägen. Problemet är att de verkliga förlusterna i dessa icke-digitaliserade processer inte alltid är uppenbara.

Om du tittar närmare på dessa företag blir det snabbt klart: samma situationer upprepas dag efter dag:

• föraren kör av rutten;

• förseningar inträffar;

• samordnaren måste ringa och kontrollera vad som händer;

• kontrollen upprätthålls genom ständig övervakning av kartan

• bränslekostnaderna stämmer inte överens med den faktiska förbrukningen

Ett typiskt scenario: företaget transporterar samma last längs samma rutt varje gång. Det verkar som det perfekta fallet för automatisering: sätt punkterna, konfigurera varningar, koppla bränslekvittointegrationer med bensinstationer, och allt kommer att fungera av sig självt.

Men istället tittar samordnaren bara på skärmen, kontrollerar manuellt om fordonet har anlänt och hamnar i tvister om bränsleförbrukning utan några bevis.

Det är essensen av manuella processer: där ett system kunde utföra arbetet, gör en person det istället, men långsammare.

Dessa processer kan inte skalas upp och skapar dolda kostnader – när antalet resor ökar, finns det inte tillräckligt med folk, medan processerna fortfarande är beroende av manuell kontroll.

“Om vi hade bytt till Mapons lösning ett år tidigare, under övergången till andra generationens smarta färdskrivare, hade vi inte behövt uppdatera läsarmjukvaran och byta ut utgående företagskort.” – Paula-Š

Även om problemen är uppenbara från utsidan, ses de sällan som kritiska inom företaget.

Detta beror till stor del på att verksamheten fortfarande är igång: pengarna kommer in, kunderna lämnar inte. Det finns onödiga tidskostnader, men de ses som bakgrundsbrus som alla är vana vid.

Dessutom finns processerna redan på plats. De kanske inte är idealiska, men de är bekanta: Excel, dokument, ett internt arbetssätt. Alla förändringar i ett sådant system ser ut som en risk för att bryta den vanliga ordningen.

Vi ser ofta att transportföretag begränsar digitaliseringen till den mest grundläggande funktionen, nämligen GPS-spårning. Samtidigt ingår många andra användbara funktioner även i den grundläggande Mapon-abonnemangsplanen: geoaiaming, enkel ruttplanering och appar för förare och chefer.

I många fall är problemet inte bristen på digitala lösningar. Problemet är att den redan tillgängliga funktionaliteten inte används.

Företag:

• skapar inte objekt;

• ställer inte in varningar;

• använder inte rapporter;

• automatiserar inte regelbundna processer.

Detta innebär att den största potentialen för digital tillväxt och arbetsflödesoptimering inte ligger i nya lösningar, utan i att använda de befintliga på rätt sätt.

Mapons vagnparkshanteringssystem erbjuder många digitala tillvägagångssätt som ger snabba resultat.

Systemet bör meddela dig om händelser, inte kräva ständig övervakning.

Varningar hjälper den dispatcher som tillbringar hela arbetsdagen med att ständigt kontrollera den onlinekarta bara för att se om fordonet har anlänt. De timmar du sparar kan användas för mer komplexa uppgifter, till exempel planera optimala rutter.

Rapporter och analyser gör det möjligt att fatta beslut baserade på fakta.

Exakta bränsleförbrukningsdata hjälper till att förstå om det har förekommit bränslestölder eller privata tankningar som betalats med ett företagskort.

Fordonsinspektioner blir betydligt mer effektiva när de integreras i ett digitalt arbetsflöde.

I stället för att hanteras på papper eller i separata verktyg registreras inspektionsdata i realtid och blir omedelbart tillgänglig på hela plattformen. Det eliminerar behovet av manuell uppföljning och minskar risken för att problem missas eller fördröjs.

I stället för att vara en rutinuppgift blir inspektioner en tillförlitlig datakälla som stödjer snabbare beslut och bättre kontroll över vagnparkens skick.

Att lita på en förare eliminerar inte behovet av transparenta processer.

Kommunikation och arbetstidsspårning genom Mapon Driver-appen säkerställer full transparens och rättvisa som uppskattas av både anställda och arbetsgivare.

Och detta är bara några sätt att använda vår plattform för att digitalisera din vagnpark– den fullständiga listan inkluderar mer än 15 lösningar!

“Tidigare var jag tvungen att åka till platser och observera arbetet personligen. Nu kan jag logga in på plattformen, spendera 10 minuter på en förare, 10 minuter på en annan och spara flera timmar om dagen.” – Keskkonnahooldus

Alla digitala system kräver utbildning av anställda, och plattformen för vagnparkshantering är inget undantag.

Problemet är att ingen lär sig alla funktioner vid ett enda möte, och det gäller för alla system.

Därför sprids en riktig introduktion alltid ut över tid. Utbildning av anställda bör ske steg för steg:

• först de grundläggande funktionerna;

• därefter varningar;

• sedan rapporter och analys.

Repetition och att arbeta igenom specifika fall är också viktigt.

Utan det slutar digitaliseringen av vagnparken alltid på samma sätt – plattformen har alla möjliga funktioner och analysverktyg tillgängliga, medan disponenter och chefer bara tittar på den levande kartan.

En annan viktig punkt är att en "användare av en plattform för vagnparkhantering" ofta inte bara är en person.

Samma system täcker olika uppgifter. Högsta ledningen tittar på siffrorna och helhetsbilden. Den som ansvarar för planeringen fokuserar på att slutföra specifika uppgifter. Planeraren ser över rutter och arbetsbelastning.

I ett litet företag kan detta vara en person som gör allt. I ett stort företag är det flera roller med olika uppgifter och prioriteringar.

Om detta inte tas i beaktande faller utbildningen isär. Alla får se allt på en gång, och i slutändan förstår ingen vilka funktioner som är relevanta för deras arbete.

Det handlar om något ganska enkelt.

Framgångsrik digitalisering av vagnparken innebär att man har rätt inställning till processerna, inte att man har en viss uppsättning funktioner. Här är den mest grundläggande checklistan:

• rutinarbete automatiseras istället för att göras manuellt.

• beslut fattas inte "baserat på magkänsla", utan på data.

• det finns inget behov av att ständigt övervaka och dubbelkontrollera eftersom processerna redan är upprättade.

Företag som når denna nivå börjar arbeta annorlunda. De har mindre manuell kontroll, färre oväntade situationer och mer förutsägbarhet.

Alla andra stannar på samma fördigitala nivå, bara med en onlinekarta på en datorskärm.

***

Om mycket i ditt företag fortfarande beror på manuell kontroll är det normalt. Nästan alla företag går igenom detta stadium.

Frågan är hur hanterbara dessa manuella processer är och vad som kommer att hända med dem när verksamheten växer.

Om du vill förstå situationen bättre och få ordning på saker och ting, låt oss börja med ett samtal! Kontakta vårt team, så visar vi dig var tid förloras och hur din vagnpark kan digitaliseras enkelt och effektivt.