6 risinājumi tava autoparka pārvaldības procesu digitalizācijai

Digitalizācija ir biznesa pasaulē labi zināms termins. Tomēr šobrīd, kad pasauli pārņēmusi COVID-19 pandēmija, ir ievērojami pieaugusi nepieciešamība pārnest pēc iespējas vairāk biznesa procesu uz digitālo vidi. Tas ir īpaši nozīmīgi arī transporta, loģistikas un piegādes uzņēmumiem, kuriem ir svarīga loma cīņā ar pandēmiju visā pasaulē. Šajā rakstā stāstām par sešiem risinājumiem, kas varētu palīdzēt tavam uzņēmumam digitalizēt un automatizēt vairākus ikdienas procesus un sagatavoties dzīvei pēc ārkārtas situācijas beigām.

1. Papīra formu vietā – digitālās. Maini transportlīdzekļu pārbaužu veikšanas paradumus

Transportlīdzekļu pārbaudes ir neatņemama autoparka pārvaldības sastāvdaļa, jo palīdz sekot līdzi transportlīdzekļu stāvoklim un izvairīties no neplānotiem remontdarbiem, atrodoties ceļā. Tomēr ir daudz uzņēmumu, kuri pārbaužu veikšanai joprojām izmanto papīra formas, padarot šo procesu laikietilpīgu un finansiāli neizdevīgu. Pārnesot pārbaužu veikšanu uz digitālo vidi, uzņēmumam paveras daudz jaunu iespēju. Pirmkārt, varēsi veidot individuālas pārbaužu formas katrai no autoparkā esošo transportlīdzekļu grupām. Otrkārt, autovadītāji pārbaužu failam var pievienot komentārus un foto, lai informētu birojā strādājošos kolēģus par atklātajiem bojājumiem. Tas ļauj menedžeriem savlaicīgi ieplānot remontdarbus un vajadzības gadījumā veikt izmaiņas autovadītāju darba plānā. Visbeidzot, sistēmā ir iespējams uzstādīt brīdinājumus, lai menedžeri un autovadītāji, tuvojoties pārbaudei, par to saņemtu paziņojumu, tādējādi ietaupot abām pusēm tik dārgo laiku. 

2. Autoparka dokumentācija un servisa atgādinājumi vienuviet

Palielinoties autoparkam, kļūst arvien sarežģītāk sekot līdzi plānotajiem tehniskās apskates datumiem, licencēm, tahogrāfa kalibrācijas datumiem, apdrošināšanas atjaunošanai u.c. Iespēja redzēt šo visu informāciju vienuviet platformā ievērojami atvieglo autoparka uzturēšanas procesus un ļauj tev fokusēties uz biznesa attīstību, nevis vienkāršo ikdienas darbu izpildi. Labā ziņa ir tāda, ka ir pieejams ērts risinājums, kas palīdz vienkopus pārvaldīt visu ar autoparku saistīto informāciju (dokumentus, rēķinus par remontdarbiem, autovadītāju dokumentus un to derīguma termiņus utt.) un uzstādīt automātiskus atgādinājumus, lai pārliecinātos, ka neviens transportlīdzeklis nepamet bāzi bez nepieciešamajiem dokumentiem un atļaujām. 

3. Vienkārša un efektīva autovadītāju uzdevumu pārvaldība

Mūsdienās panākumus biznesā nosaka uzņēmuma spēja nodrošināt augstas kvalitātes pakalpojumus iespējami ātrā laikā, un transporta nozare nav izņēmums. Plānot un pārvaldīt desmitiem vai pat simtiem autovadītāju darbu, vienlaikus saglabājot augstu kvalitātes latiņu nav viegli, īpaši bez atbilstoša tehnoloģiskā nodrošinājuma. Viens no veidiem, kā palīdzēt menedžeriem uzlabot uzdevumu pārvaldību ir izmantojot Mapon GO – mobilo lietotni autovadītājiem, kas ļauj viņiem saņemt ieplānotos uzdevumus, dienas plāna izmaiņas un citu svarīgu informāciju savos viedtālruņos. Autovadītāji var izmantot lietotni arī, lai sazinātos ar biroja darbiniekiem un nosūtītu viņiem foto vai citus failus vēl pirms atgriešanās bāzē. Turklāt, menedžeri var veikt izmaiņas autovadītāju maršrutos, kad viņi jau atrodas ceļā, operatīvi atbildēt uz autovadītāju pieprasījumiem un redzēt katra transportlīdzekļa atrašanās vietu, kas ievērojami atvieglo klientu atbalsta nodrošināšanu. 

4. Attālināta tahogrāfa datu lejupielāde un analīze

Likumdošana paredz, ka tahogrāfa datu lejupielāde jāveic vismaz reizi 90 dienās, savukārt autovadītāja kartes lejupielāde – reizi 28 dienās. Starptautiskais regulējums nosaka arī atļauto braukšanas un atpūtas laiku. Šīs darbības iespējams veikt attālināti, izmantojot digitālā tahogrāfa datu lejupielādes risinājumu, kas ļauj tev saņemt reāllaika informāciju no tahogrāfa jau brīdī, kad autovadītājs tajā ievieto savu karti. Turklāt, menedžeri var uzstādīt automātiskas failu lejupielādes reizi dienā, nedēļā, vai mēnesī, ja nepieciešams. Šo risinājumu iespējams arī ērti integrēt ar dažādiem tahogrāfa datu analīzes rīkiem, piemēram, Tachogram, lai nodrošinātu atbilstību likumdošanai jebkurā vietā un laikā.

5. Integrācijas pilnīgākai biznesa digitalizācijai

Autoparka pārvaldības procesu digitalizācija ir tikai viens solis ceļā uz biznesa attīstību. Tu vari arī integrēt savu autoparka pārvaldības platformu ar citām ārējām sistēmām, ko uzņēmums izmanto piegādes ķēdes pārvaldībai, tahogrāfa datu analīzei, autoceļu lietošanas nodevu apmaksai, grāmatvedībai u.c. Ja vēlies, vari pat uzstādīt degvielas karšu integrāciju, kas ļaus tev automātiski Mapon sistēmā saņemt informāciju par visām uzpildēm, kas veiktas, izmantojot uzņēmuma degvielas karti, kā arī citus risinājumus. Izmantojot API integrācijas, ir iespējams samazināt laiku, ko ikdienā patērē manuālai datu ievadei sistēmās un uzlabot iekšējo procesu automatizāciju uzņēmumā.

6. Automātisks autoparka efektivitātes aprēķins

Transportlīdzekļu skaits un veidi ikvienā autoparkā atšķiras, tāpēc ir visai sarežģīti saprast, vai to skaits ir pietiekams, pārāk mazs vai liels. Arī autoparka efektivitātes aprēķins šādā situācijā var sagādāt izaicinājumus un aizņemt daudz laika, ja dažus transportlīdzekļus izmanto tikai noteiktas stundas dienā, savukārt daļa tiek darbināta braucot vai stacionāri. Šo procesu var atvieglot, izmantojot autoparka efektivitātes risinājumu, kas nodrošina automātisku, caurspīdīgu informāciju par autoparka stāvokli konkrētā dienā. Tas ļaus tev redzēt uzņēmuma darbības kopainu, pieņemt savlaicīgus, datos balstītus lēmumus par autoparkā nepieciešamajām izmaiņām un, visbeidzot, ietaupīs tavai komandai daudzas stundas laika, veicot efektivitātes aprēķinus manuāli.

Mēs jau šobrīd dzīvojam digitālajā laikmetā, un pandēmija tikai palielinās vajadzību veikt procesu un pakalpojumu digitalizāciju. Saskaņā ar Harris Poll veikto pētījumu, ap 19% mazo un vidējo uzņēmumu ASV jau šobrīd savus ikdienas darbus ir pārnesuši uz digitālo vidi, un paredzams, ka šim piemēram sekos vēl daudz uzņēmumu visā pasaulē. Mēs, Mapon, redzam šo kā iespēju automatizēt iespējami vairāk autoparka pārvaldības procesus, lai tu varētu savu uzmanību veltīt citiem biznesa attīstības jautājumiem. Ja tev šķiet, ka mēs varam tev palīdzēt, sazinies ar mums un piesakies attālinātai bezmaksas konsultācijai, lai mēs kopā varam atrast tavam uzņēmumam piemērotākos risinājumus